Начинать учет зарплаты в Saby лучше с 1 января. В этом случае данные за год ведутся в одной системе, и отчетность формируется корректно нарастающим итогом с начала года.
Если вы переходите в Saby в середине года, перенесите все документы по зарплате за прошедшие месяцы. Если этого не сделать, суммы НДФЛ и страховых взносов будут рассчитаны только с даты начала работы в Saby, и отчетность получится неполной.
Какие документы нужно перенести
Все документы по зарплате с 1 января до месяца перехода в Saby:
- начисления и удержания — влияют на суммы к выплате и отчетность, формируют базы для НДФЛ и страховых взносов;
- больничные и отпуска — участвуют в расчете среднего заработка и стажа при оформлении последующих документов, влияют на исключаемые дни;
- отклонения от табеля рабочего времени — командировки, простои, отгулы и другие. Эти документы влияют на начисления;
- ведомости на выплату — на их основании формируется отчетность по НДФЛ. В отчетность попадают только оплаченные ведомости;
- расчеты с физлицами — отражают фактические выплаты и задолженность, влияют на сумму дохода при формировании отчетности.
Если не перенести хотя бы один вид документов, итоговые суммы в отчетах и налогах будут отличаться от данных в предыдущей системе.
Перенести документы по зарплате можно вручную, загрузить из 1С или xls-файла.
Внести данные вручную
Внести данные вручную
Загрузить из 1С
Загрузить из 1С
Загрузить xls-файл
Загрузить xls-файл
Предварительная подготовка
- Добавьте структуру организации. Она влияет на регламентированную отчетность и аналитические отчеты, так как они формируются по филиалам.
- Настройте учет зарплаты: дату начала работы, ставки страховых взносов и тариф по травматизму, даты выплат зарплаты и аванса, районные и северные коэффициенты, зарплатный проект. От этих настроек зависит порядок выплат, расчета НДФЛ и страховых взносов.
- Подберите подходящие графики работ. Они влияют на расчет оклада. В Saby уже добавлены типовые графики: пятидневка, шестидневка, цикличный 2/2. Если типовые графики вам не подходят, вы можете создать любой другой.
- Добавьте данные о сотрудниках. Для этого есть несколько способов:
- внесите только начальные кадровые данные: должность и условия труда на начало года. В этом случае переходите к следующему шагу.
- повторите все кадровые события: оформите приемы сотрудников по трудовому договору или договору подряда с указанием фактической даты приема, чтобы Saby корректно рассчитывал стаж.
- Введите начальные остатки. Они отражают начисленную, но еще не выплаченную зарплату сотрудников.
- Укажите лицевые счета.
- Настройте вычеты. Без них НДФЛ будет рассчитан некорректно.
- Отразите выплату начальных статков.
- Внесите начальные данные для расчета отпусков и больничных. От этого зависит правильный расчет среднего дневного заработка и учет неиспользованных дней отпуска.
Перенос документов
- Оформите больничные и отпуска.
- Проверьте табель учета рабочего времени. Убедитесь, что он сформирован на основании графика работ и в него попали все отклонения. Это влияет на суммы начислений.
- Создайте документы дополнительных начислений и удержаний за каждый месяц: премии, удержания по исполнительным листам и другие.
- Создайте документы по расчету с физическими лицами.
- Сформируйте ведомости на выплаты.
- Отразите выплату дохода или установите дату оплаты ведомости. Отчетность по НДФЛ формируется только по оплаченным ведомостям. Если ранее уже были занесены документы по банку и кассе, установите связь платежных документов с ведомостью.
- Закройте месяц. Закрывайте месяцы последовательно — от января к месяцу перехода. После закрытия фиксируются базы для НДФЛ и страховых взносов.
- Создайте и проведите расчет страховых взносов за каждый перенесенный месяц. Для организаций на АУСН не требуется создавать расчет страховых взносов, начислите и уплатите взносы на травматизм.
- Создайте и проведите расчет НДФЛ за каждый период выплаты дохода.
Предварительная подготовка
- Узнайте конфигурацию вашей 1С.
- Убедитесь, что ваша конфигурация поддерживает загрузку в Saby, и что документы, которые вы хотите перенести, совместимы с Saby.
Перенос документов
- Загрузите все данные из 1С в Saby: настройки, кадровые документы и начальные остатки.
- Загрузите платежные документы и установите связь платежных документов с ведомостями. Ведомость учитывается в отчетности только после оплаты.
- Закройте месяц. Закрывайте месяцы последовательно — от января к месяцу перехода. После закрытия фиксируются базы для НДФЛ и страховых взносов.
- Создайте и проведите расчет страховых взносов за каждый перенесенный месяц. Для организаций на АУСН не требуется создавать расчет страховых взносов, начислите и уплатите взносы на травматизм.
- Создайте и проведите расчет НДФЛ за каждый период выплаты дохода.
Предварительная подготовка
- Добавьте структуру организации. Она влияет на регламентированную отчетность и аналитические отчеты, так как они формируются по филиалам.
- Настройте учет зарплаты: дату начала работы, ставки страховых взносов и тариф по травматизму, даты выплат зарплаты и аванса, районные и северные коэффициенты, зарплатный проект. От этих настроек зависит порядок выплат, расчета НДФЛ и страховых взносов.
- Подберите подходящие графики работ. Они влияют на расчет оклада. В Saby уже добавлены типовые графики: пятидневка, шестидневка, цикличный 2/2. Если типовые графики вам не подходят, вы можете создать любой другой.
- Загрузите кадровые документы.
- Загрузите лицевые счета сотрудников.
- Настройте вычеты.
- Загрузите начальные остатки по зарплате.
- Загрузите начальные данные для расчета отпусков и больничных. От этого зависит правильный расчет среднего дневного заработка и учет неиспользованных дней отпуска.
Перенос документов
- Оформите больничные и отпуска.
- Проверьте табель учета рабочего времени. Убедитесь, что он сформирован на основании графика работ, и в него попали все отклонения
- Загрузите начисления и удержания.
- Создайте документы по расчету с физическими лицами.
- Загрузите ведомости на выплаты.
- Отразите выплату дохода или установите дату оплаты ведомости. Отчетность по НДФЛ формируется только по оплаченным ведомостям. Если ранее уже были занесены документы по банку и кассе, установите связь платежных документов с ведомостью.
- Закройте месяц. Закрывайте месяцы последовательно — от января к месяцу перехода. После закрытия фиксируются базы для НДФЛ и страховых взносов.
- Создайте и проведите расчет страховых взносов за каждый перенесенный месяц. Для организаций на АУСН не требуется создавать расчет страховых взносов, начислите и уплатите взносы на травматизм.
- Создайте и проведите расчет НДФЛ за каждый период выплаты дохода.
Проверка данных
После переноса сравните данные в Saby и в предыдущей системе учета.
- Расчетный листок — проверьте суммы начислений, НДФЛ и страховых взносов.
- Сводная ведомость и расчетная ведомость — проверьте начисления, удержания и базы для налогов.
- Оборотная ведомость по счетам 70, 68, 69, 76, 73 и 75 — сальдо и обороты должны совпадать.
- Отчетность по данным учета — показатели должны совпадать с ранее сданной отчетностью.
После проверки продолжайте работу в Saby — данные по зарплате с начала года будут учтены в расчетах и отчетности.
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.