Общие принципы работы с документами

Общие принципы работы с документами

Хранение

В кабинете СБИС документы хранятся в разделах, например поступления — в разделе «Закупки/Расходы». Везде одинаковый интерфейс и похожий порядок работы, независимо от сервиса, которым вы пользуетесь. Документы можно создавать, редактировать и обрабатывать, но у каждого типа есть свои особенности.

Создание, поиск, удаление

Сформировать документ можно разными способами: создать вручную, загрузить из своей учетной системы, сканировать бумажный экземпляр или получить от контрагента по ЭДО. У любого документа есть дата, номер и ответственный.

Быстро найти документы поможет строка поиска и фильтры. Для ориентации в списке подойдут отметки — их видно всем пользователям и так можно сразу понять, что документ важный.

Если документ неактуален — например, создан по ошибке или долгое время находится в черновиках, удалите его. Он не исчезнет сразу, а переместится в корзину. Вы можете его восстановить.

Чтобы понимать, кто, когда и какие действия совершил с документом, загляните в историю.

Обработка

Появляясь в системе, документ следует своему регламенту — это правила, которые определяют участников документооборота, варианты маршрута, доступные действия и место хранения. Например, закупщик проверяет входящие документы реализации и утверждает их, а затем передает в бухгалтерию, чтобы бухгалтер оформил проводки.

Чтобы сократить время обработки документов, используйте панель массовых операций. Например, вы можете выгрузить сразу несколько документов в excel-, pdf-файл или массово провести их.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.