Общие принципы работы с документами

Массовые операции с документами

Массовые операции с документами

В большинстве разделов СБИС, а также в некоторых документах — например в реализации розницы, в поступлениях товаров и услуг — можно обрабатывать сразу несколько записей. Панель массовых операций позволяет выполнять как типовые действия (печать, выгрузку), так и индивидуальные для каждого раздела кабинета.

  1. Перейдите в раздел СБИС, например «Документы».
  2. Нажмите и отметьте флагом одну или несколько записей в списке.
  3. В панели массовых операций выберите действие.

Отметить записи

В меню «Отметить» доступны несколько вариантов действий:

  • Отметить все записи на странице — выберите «Отметить/Все» или установите флаг над столбцом отметок.
  • Снять выделение со всех отмеченных строк.
  • Инвертировать выделение — флаги снимутся с выбранных документов и установятся на строки без отметок.

Распечатать

Чтобы распечатать отдельные записи, файлы-вложения или список всех документов раздела, откройте панель массовых операций и отметьте документы. Нажмите «Распечатать» и выберите вариант.

Выгрузить

Откройте панель массовых операций кнопкой и отметьте документы. Предварительно вы можете настроить в фильтре период, за который требуется выгрузить записи.

Нажмите и выберите, в каком виде сформировать список документов:

  • «В Excel» или «В PDF/Реестр» — чтобы выгрузить документы со всеми реквизитами (отправитель, получатель, номер, ответственный, состояние и т.д.). Когда файл сформируется, скачайте его в окне «Выгрузка документов».
  • «В PDF/Документы» — если хотите объединить все отмеченные записи с вложениями в один pdf-файл. Когда документ будет сформирован, скачайте его в окне «Выгрузка документов».
  • «В папку» — когда нужно предоставить документы в ответ на требование, полученное не в СБИС, или если вы планируете вести электронный архив на своем компьютере. Такой комплект будет содержать сам документ в формате *.xml, а также извещения, квитанции, протоколы, вложения и файлы подписей. Укажите каталог для сохранения папок с файлами и нажмите «Выгрузить».

Утвердить

Откройте панель массовых операций , отметьте документы и нажмите «Утверждение».

Если таким способом вы хотите утвердить сразу несколько поступлений, проследите, чтобы первым был отмечен документ с самой поздней датой. Именно она будет датой подписания для всех отмеченных документов.

Аннулировать

В СБИС вы можете отклонить сразу несколько документов, например если сотрудник допустил одинаковую ошибку в каждом из них.

Откройте панель массовых операций кнопкой , отметьте документы. Затем нажмите и выберите «Аннулировать», укажите причину.

В разных разделах и окнах СБИС на панели массовых операций могут быть свои команды, характерные именно для этих разделов, например:

  • в разделе «Документы» — отправить;
  • «Бизнес» — провести, отменить проводку, сменить операции, изменить ответственного;
  • «Торги» — установить отметку «интересный/неинтересный торг», отметить торг как просмотренный, добавить в избранное;
  • «Сотрудники» — перенести сразу несколько записей в другую папку;
  • список документов — посмотреть историю изменений;
  • внутри документа — суммировать и удалять записи.

Некоторые команды появляются в панели, только если выделена хотя бы одна запись.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.