Работодатель обязан в письменной форме извещать сотрудника о размере начисленной зарплаты и удержаний, суммах к выплате за каждый месяц (ст. 136 ТК РФ). Для этого используются расчетные листки.
В Saby расчетные листки формируются автоматически. Вы можете выбрать, как сотрудники будут их получать:
- в личном кабинете Saby без подтверждения получения. Подходит, если у сотрудников есть доступ к своей странице Saby. Способ включен по умолчанию, ничего настраивать не нужно;
- в личном кабинете Saby с подтверждением или электронным подписанием;
- рассылкой на email. Подходит, если у сотрудников нет кабинета в Saby.
По умолчанию в Saby установлено, что ознакомление сотрудника с расчетными листами происходит без подтверждения. Чтобы отправлять расчетные листки в личный кабинет или на электронную почту, настройте рассылку.
- Перейдите в раздел:
- Saby Bu, Saby Staff «Зарплата и Кадры» — «Зарплата/Расчет»;
- Saby Staff «Зарплата» — «Расчет»;
- online.saby.ru — «Сотрудники/Зарплата».
- Укажите организацию, нажмите и откройте в раздел «Учет и параметры/Дополнительно».
- В блоке «Расчетный листок» выберите, как ознакомить сотрудника с расчетным листком: документом в личном кабинете или по email.
- Укажите, как сотрудник подтвердит, что ознакомился с расчетным листком. По умолчанию — «без подписания». Сотруднику достаточно нажать в расчетном листе кнопку «Ознакомлен».
Если ведете кадровый электронный документооборот в Saby и у сотрудников есть электронные подписи, выберите вариант «с подписанием» — сотрудник получит документ в личном кабинете и подпишет его электронной подписью.
- Выберите, как формировать список для рассылки:
- отправлять расчетные листы сразу всем сотрудникам — выберите «по организации»;
- отправлять разным подразделениям в разное время — выберите «по подразделениям» и укажите их. Расчетные листы для работников других подразделений будут отправлены все вместе.
- Нажмите «Применить».
Рассылка настроена. После закрытия месяца Saby сформирует список получателей расчетных листков. Бухгалтеру останется их отправить.
- Кликните «Настроить рассылку».
- В поле «От кого» выберите почту, с которой будет выполняться рассылка.
Если почта для рассылок не добавлена, настройте ее.
- Введите тему и создайте шаблон письма. Вы можете использовать готовый шаблон. Для этого нажмите «Заполнить по умолчанию» — Saby заполнит тему и текст письма. Нажмите «Сохранить».
Также вы можете вручную настроить шаблон. Нажмите «Добавить подстановку» и выберите данные, которые будут автоматически подставляться в письмо.
- Выберите, как формировать рассылку расчетных листков — автоматически при закрытии зарплаты или вручную.
- Нажмите «Применить».
Рассылка расчетных листков настроена. При автоматической рассылке после закрытия зарплаты расчетные листки будут отправлены на email, указанный в карточках сотрудников. Отправка может занять несколько минут.
При ручной рассылке после закрытия зарплаты отправьте письма сотрудникам.