Учесть суточные и командировочные расходы в зарплате и налогах

Работодатель оплачивает сотруднику расходы, связанные с командировкой (ст. 168 ТК РФ): проезд к месту назначения и обратно, проживание, суточные и другие согласованные траты.

Для суточных есть лимиты, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами:

• 700 руб. в день — для командировок по России;
• 2 500 руб. в день — для зарубежных командировок.

Работодатель вправе установить суточные в любом размере.

• Как настроить лимиты суточных?

Если суточные превышают лимиты, сумма превышения считается доходом сотрудника. С нее нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и отразить эти данные в отчетности.
Датой получения дохода по суточным сверх лимитов считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Рассчитанный НДФЛ удерживается при ближайшей выплате: зарплате, авансе или другой денежной выплате.
Максимальная сумма удержания — 50% от выплаты.

Суммы суточных в пределах лимитов, расходы на проезд и проживание отражаются в РСВ как база, которая является объектом налогообложения, но освобождена от начисления взносов (Письмо Минфина России от 15.05.2025 № 03-15-05/47702).

Отражение в зарплате

Суточные и командировочные расходы отразятся в зарплате автоматически после проведения авансового отчета. Отразите их вручную, если вы ведете в Saby только учет зарплаты.

1. Оформите командировку и добавьте в нее расходы.
• Как оформить командировку?

В командировке укажите:

• суточные — общий период командировки и места назначения;
• расходы на проживание и проезд.

2. Перейдите в раздел «Деньги/Подотчет» и откройте авансовый отчет, чтобы отчитаться за командировку.
3. Проверьте корректность указанных данных.
4. Нажмите «ДК», чтобы сформировать проводки по авансовому отчету.
   

   В разделе «Зарплата/Натуральный доход» сформируются необходимые документы:

• «Суточные в пределах норм» — в размере суточных, не превышающих лимиты.
• «Суточные сверх норм» — в размере превышения суточных над лимитами.
• «Командировочные расходы» — в размере расходов на проезд и проживание.

Начисление будет создано в первом открытом месяце, если месяц расчета по сотруднику уже закрыт.

Расчет налогов и отражение в отчетности

После оформления документов Saby автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы со сверхнормативных суточных.

Как отражаются суммы в отчете РСВ

В РСВ автоматически попадают все командировочные выплаты, но они отражаются по-разному — в зависимости от того, начисляются на них страховые взносы или нет.

«Суточные в пределах норм» и «Командировочные расходы» учтутся в строках 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица» и 040 «Сумма, не подлежащая обложению СВ».

«Суточные сверх норм» отразятся в строках 030 «Сумма выплат в пользу физических лиц» и 050 «База для исчисления СВ».

Как отражаются суммы в отчете 6-НДФЛ

В разделе 1 сумма удержанного НДФЛ отражается по строкам 021–026 в зависимости от даты ведомости, в которой произошло удержание.
Пока налог не удержан, в раздел 1 он не попадает.

В разделе 2 суммы отражаются следующим образом:

• Строка 120 «Сумма дохода, полученная физическими лицами» — отражается сумма суточных сверх лимитов.
• Строка 140 «Сумма налога исчисленная» — отражается исчисленный НДФЛ с этой суммы.
• Строка 160 «Сумма налога удержанная» — отражается фактически удержанный НДФЛ в отчетном периоде.

Если НДФЛ исчислен, но еще не удержан, он будет отражен только в строках 120 и 140 раздела 2. После фактического удержания налог отразится в строке 160 раздела 2 и разделе 1 по соответствующему сроку перечисления.