Настроить операцию для согласования счета на бумаге

В Saby можно настроить операцию, этапы которой будут отличаться в зависимости от того, как поступил документ: на бумаге или электронно.

Например, счета в электронном виде согласовывает бухгалтер, а затем утверждает руководитель.
Бумажные счета сначала загружает в Saby ответственный, а после согласовывает бухгалтер. Далее ответственный передает документы на оплату.
Если в документах есть недочеты, ответственный сообщает об этом поставщику.

Создать операцию и настроить этапы

Перейдите в раздел «Бизнес/Закупки/Расходы» и нажмите .
В разделе «Счета/Операции» в строке «Счет» нажмите и выберите « Копировать».
Введите название — «Входящий счет» и перейдите в раздел «Прохождение».
Нажмите «+», выберите «Этап» и введите название «Согласование». В качестве исполнителя укажите подразделение «Бухгалтерия».
Аналогично создайте три этапа:
- «Отклонение» — исполнителем выберите руководителя из списка сотрудников;
- «Счет согласован», «Счет отклонен» — укажите исполнителем ответственного.
Откройте этап «Утверждение», нажмите «+» и выберите в качестве исполнителя руководителя из списка сотрудников. Удалите исполнителя «Ответственный».

Созданы этапы операции. Теперь настройте переходы от одного этапа к другому.

Настроить переходы

Откройте стартовый переход. Удалите переход на этап «Утверждение» кнопкой и выберите этап «Согласование». Удалите условие «Поступает электронно». Сохраните изменения .
Настройте положительный и отрицательный переходы для счета, поступающего на бумаге. Наведите курсор на этап «Согласование», нажмите «Далее» и выберите:
- этап «Счет согласован». В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Согласовано». Выберите статус документа «Утвержден» и добавьте условие «Поступает на бумаге». Сохраните кнопкой ;
- этап «Счет отклонен». В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Не согласовано». Выберите статус документа «Отклонен» и добавьте условие «Поступает на бумаге». Сохраните кнопкой .
Переходы будут отмечены значком .
Из этапа «Согласование» настройте положительный и отрицательный переходы для счета, поступающего электронно. Наведите курсор на этап, нажмите «Далее» и выберите:
- этап «Утверждение». В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Согласовано». Добавьте условие «Поступает электронно». Сохраните кнопкой ;
- этап «Отклонение». В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Не согласовано». Добавьте условие «Поступает электронно». Сохраните кнопкой .
Переходы будут отмечены значком .
Удалите переход «Отклонить» из этапа «Утверждение».
Из этапа «Отклонение» настройте переход в этап «Отправка ответа (электронно)». В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Отклонить», выберите статус «Отклонен». Проверьте, что установлено условие «Поступает электронно».
Из этапа «Счет отклонен» добавьте переход в завершение обработки. В поле «Итог/Резюме этапа» введите «Клиент уведомлен».
Аналогично настройте переход «Передан на оплату» из этапа «Счет согласован». Итог перехода — завершение обработки.