При приеме на работу кадровик получает от сотрудника согласие на обработку персональных данных и вносит в систему информацию о нем. Чтобы избежать штрафов, организация должна соблюдать правила хранения и обработки сведений о работниках (ФЗ № 152).
К персональным данным относятся ФИО, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, сведения о профессии и доходах.
Документы, содержащие персональную информацию сотрудника
- Документ, удостоверяющий личность.
- СНИЛС.
- Трудовая книжка.
- Военный билет.
- Заявление на вычеты по НДФЛ.
- Карточка сотрудника Т-2.
Хранение и использование сведений о сотрудниках
Персональные данные работника конфиденциальны. Сотрудник в любой момент может запросить у работодателя информацию о том, кому, куда и зачем сообщались сведения о нем. Их нельзя передавать третьим лицам
Все сведения о работнике содержатся в личном деле. Персональные данные руководителей и сотрудников с государственными званиями организация обязана хранить постоянно. Срок хранения личных дел других работников зависит от даты их создания: до 2003 года — 75 лет, после — 50. При ликвидации организации документы передаются в государственный муниципальный архив.