Оформить авансовый отчет

Сотрудник обязан отчитаться, на что израсходованы подотчетные средства. Для этого он или бухгалтер оформляют авансовый отчет.

• Как сотруднику оформить авансовый отчет в Saby My?

Предварительно

Подготовьте документы, подтверждающие расходы. Например, кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности.

• Бумажный документ отсканируйте или сфотографируйте.
• Электронный документ скачайте из письма продавца или сделайте снимок экрана с QR-кодом.

Cкан или фото чека с QR-кодом должны соответствовать требованиям:

1. Формат: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.ppm, *.gif, *.tiff, *.pdf, *.doc, *.docx, *.heic, *.xml.
2. Чек выдан не более года назад.
3. QR-код хорошо читается.

Оформить отчет

1. В разделе «Деньги/Подотчет» нажмите «+».
2. Проверьте организацию.
3. Укажите подотчетное лицо и назначение отчета, например «Командировочные расходы».
   
4. Загрузите скан или фото чека с QR-кодом.
   

   Saby создаст запись о расходе, определит его вид:

   • «Расходы», статью расходов и счет затрат — если сотрудник потратил подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов;
   • «Оплата поставщику» — когда подотчетными деньгами оплачены товары, материалы или услуги. Позволяет принять к вычету НДС в авансовом отчете;
     • Как принять к вычету НДС в авансовом отчете?
   • «Поступление на склад» — если сотрудник купил на подотчетные средства товары для организации, например продукты для кафе, но НДС не подтвержден счетом-фактурой продавца;
   • «Перевод по исполнительным листам» — например, когда ответственному лицу выданы средства на перечисление алиментов через отделение связи.

   Saby распознает и заполнит сумму, дату, номер чека, а также:

   • для «Расходов» — наименование расхода;
   • для «Оплаты поставщику» — контрагента, наименование товара или услуги;
   • для «Поступления на склад» — поставщика, содержание позиций чека;
   • для «Перевода по исполнительным листам» — плательщика, наименование расхода.
   • Почему чек не распознался?
5. Убедитесь, что данные заполнены верно. Чтобы изменить, нажмите запись и выполните действия:
   • кликните название, например «Расходы», и выберите другой вид расхода;
   • в строке статьи расхода нажмите и укажите другую статью;
   • кликните «Счет затрат» и выберите другой счет.

   Сохраните кнопкой .

   
   • Как в расходе «Оплата поставщику» связать оплату с поступлением?
   • Как в расходе «Поступление на склад» списать НДС, не подтвержденный счетом-фактурой продавца?

   В блоке «Расходы» кликните , чтобы загрузить следующий чек.

   Если распознать расход не удалось, Saby создаст запись с прикрепленным чеком. Нажмите «Оформить расход» и самостоятельно выберите статью или вид расходов.

   

   При необходимости прикрепите чек и другие подтверждающие документы. Сохраните кнопкой .

   

   Saby добавит в авансовый отчет запись о расходе.

6. Кликните «Провести» или выберите , если документ нужно сначала согласовать.

Авансовый отчет оформлен.

Частые вопросы

• Авансовый отчет создан сотрудником, как оформить расход по приложенным чекам?
• Как добавить расход вручную?
• Как запретить изменять авансовый отчет?
• Как распечатать авансовый отчет?

Материалы по теме

• Как оформить авансовый отчет по оплатам бизнес-картой?
• Как оформить авансовый отчет в валюте?
• Как проверить задолженность по подотчету?
• Как настроить список статей расходов для авансовых отчетов?