Оформить авансовый отчет

Сотрудник обязан отчитаться, на что израсходованы подотчетные средства. Для этого он или бухгалтер оформляют авансовый отчет.

• Как сотруднику оформить авансовый отчет в Saby My?

Предварительно

Подготовьте документы, подтверждающие расходы. Например, кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности.

• Бумажный документ отсканируйте или сфотографируйте.
• Электронный документ скачайте из письма продавца или сделайте снимок экрана с QR-кодом.

Cкан или фото чека с QR-кодом должны соответствовать требованиям:

1. Формат: *.jpg, *.jpeg, *.png, *.bmp, *.ppm, *.gif, *.tiff, *.pdf, *.doc, *.docx, *.heic, *.xml.
2. Чек выдан не более года назад.
3. QR-код хорошо читается.

Оформить отчет

1. В разделе «Деньги/Подотчет» нажмите «+».
2. Проверьте организацию.
3. Укажите подотчетное лицо и назначение отчета, например «Командировочные расходы».
   
• Как отчитаться по оплате бизнес-картой?
4. В строке «наименования» кликните «+» или нажмите «
   На что потратили».
5. Выберите:
• статью расходов — если сотрудник потратил подотчетные средства на оплату почтовых, командировочных и прочих расходов. Saby определит счет затрат;
• Как изменить счет затрат?
• «Оплата поставщику» — когда подотчетными деньгами оплачены товары, материалы или услуги. Позволяет принять к вычету НДС в авансовом отчете;
• Как принять к вычету НДС в авансовом отчете?
• «Перевод по исполнительным листам» — например, когда ответственному лицу выданы средства на перечисление алиментов через отделение связи;
• «Поступление на склад» — если сотрудник купил на подотчетные средства товары для организации, например продукты для кафе, но НДС не подтвержден счетом-фактурой продавца.

• Как указать сумму расхода в иностранной валюте?
• Как в расходе «Оплата поставщику» связать оплату с поступлением?
6. Загрузите скан или фото чека с QR-кодом.


Saby распознает и заполнит сумму, дату, номер чека, а также:

• для «Расходов» — наименование расхода;
• для «Оплаты поставщику» — контрагента, наименование товара или услуги;
• для «Перевода по исполнительным листам» — плательщика, наименование расхода;
• для «Поступления на склад» — поставщика, содержание позиций чека.
• Почему чек не распознался?
• Как в расходе «Поступление на склад» списать НДС, не подтвержденный счетом-фактурой продавца?
7. Нажмите .


Saby добавит в авансовый отчет запись о расходе.

Если сотрудник оплатил расход бизнес-картой, система свяжет документ оплаты и авансовый отчет, отметит строку расхода значком .


• Как добавить расход по обмену валюты?
8. Кликните «Провести» или выберите , если документ нужно сначала согласовать.

Авансовый отчет оформлен.

Частые вопросы

• Авансовый отчет создан сотрудником, как оформить расход по приложенным чекам?
• Как запретить изменять авансовый отчет?
• Как распечатать авансовый отчет?

Материалы по теме

• Как проверить задолженность по подотчету?
• Как настроить список статей расходов для авансовых отчетов?