Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде. КЭДО позволяет отказаться от бумажных документов, снизить трудозатраты кадровых специалистов и обычных сотрудников, ускорить процесс согласования, сэкономить на печати, логистике и хранении документов и повысить цифровой имидж компании.
КЭДО законно — бумажные и электронные кадровые документы имеют одинаковую юридическую силу. С ноября 2021 года ведение кадрового ЭДО зафиксировано в ТК РФ.
Законность КЭДО в компании — утвердите положение об электронном документообороте, которое определяет систему Кадрового ЭДО и правила использования электронной подписи. Для перехода на КЭДО подпишите с сотрудниками:
- Уведомление о переходе на КЭДО.
- Соглашение о применении КЭДО.
- Соглашение об электронном взаимодействии.
Истории успеха
- Внедрили КЭДО для 360 000 сотрудников Магнита.
- Перевели на КЭДО 6 500 сотрудников Страхового дома ВСК за 3 месяца.
- Подключили КЭДО для 24 организаций Газпром-Медиа. Это экономит холдингу 2 000 000 рублей каждый месяц.
С чего начать
- Предоставьте кадровику доступ в Saby Staff.
- Назначьте ему роль в системе.
- Создайте «Прием на работу» в Saby или загрузите его из другой учетной системы.
- Пригласите сотрудника в Saby и выдайте ему электронную подпись:
- из чек-листа «Приема на работу»;
- при загрузке приема из сторонней системы, приглашение в Saby и электронную подпись сотрудник получит автоматически.
- Убедитесь, что сотрудник зарегистрировался в Saby My и получил электронную подпись.
- Подпишите с сотрудником соглашение о КЭДО, заявление о приеме на работу, трудовой договор и приказ о приеме, которые Saby сформировал автоматически.
- Если ведете учет в сторонней кадровой системе загрузите список сотрудников в Saby и кадровые документы по ним.
- Пригласите сотрудников в Saby и выдайте им электронную подпись:
- из списка сотрудников;
- при загрузке сотрудников из сторонней системы, приглашение в Saby и электронную подпись сотрудник получит автоматически.
- Убедитесь, что сотрудники зарегистрировались в Saby My и получили электронную подпись.
- Подпишите с сотрудниками документы о переходе на КЭДО.
Часто спрашивают
Подписывайте все кадровые документы онлайн, от приема до увольнения
