Неважно, как вы получаете письма: через личный кабинет, на email, на бумаге или иным способом. СБИС позволяет регистрировать и вести общий учет всей корреспонденции. Так письма проще хранить и искать.
От пользователя СБИС
Откройте письмо, измените регистрационный номер и дату, если уже присвоили их в другой системе учета.
Чтобы система автоматически присваивала номера по вашим правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие» на вкладке «Письма».
Из других ящиков
Если письмо пришло по почте или иным способом, добавьте его в СБИС — откройте раздел «Документы/Входящие», нажмите «+» и выберите «Письмо (на бумаге)».
- Проверьте получателя — вашу компанию, введите организацию отправителя.
- Добавьте описание документа, чтобы иметь представление о содержании письма, не открывая его.
- Прикрепите сканы или файл с электронным документом. Обязательно прикрепите скан конверта с отметками почтовой или курьерской службы, чтобы точно зафиксировать время отправки и получения письма.
- Укажите номер и дату письма, которые отправитель присвоил документу. Они могут быть указаны в самом письме или на конверте. Это поможет быстрее найти документ. Если номера нет, укажите «без номера».
- Проверьте номер письма, который сгенерировал СБИС. Измените номер, если ведете учет писем в другой системе.
- Укажите подразделение, в котором документ хранится сейчас.
- Сохраните документ или передайте на выполнение.
Чтобы номера присваивались по определенным правилам, настройте нумерацию в разделе «Документы/Входящие» на вкладке «Письма».
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.