Операция — это процесс обработки документа, который состоит из последовательных этапов. Например, операция «Согласование заявки на оплату» состоит из этапов согласования с руководителем, проверки бухгалтером и информирования автора заявки.
Чтобы настроить операцию, добавьте в нее каждый этап обработки документа, укажите исполнителя и срок выполнения.
Создать этап
- Перейдите в раздел, в котором работаете с операцией, например «Задачи» или «Документы».
- Кликните .
- В разделе «Операции» нажмите «+», чтобы создать новую операцию,
или откройте для редактирования готовую.
- Перейдите в раздел «Прохождение». Вы можете добавлять этапы в режиме списка или прямо на блок-схеме.
В режиме списка
В режиме списка
В блок-схеме
В блок-схеме
- Нажмите «+» и выберите:
- «Этап» — выполняется внутри организации. Например, юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись;
- «Отправка ответа контрагенту» — чтобы обработать входящий документ: утвердить или отклонить его. Например, бухгалтер получает акт сверки расчетов, проверяет и утверждает. Доступно при настройке внешнего бизнес-процесса;
- «Отправка документа» — чтобы отправить исходящий документ контрагенту. Например, менеджер отправляет счет клиенту. На этом этапе можно выбрать, какой ответ вы хотите получить: подтверждение
и/или утверждение документа. Доступно при настройке внешнего бизнес-процесса.
В нашем примере настраивается внутренний бизнес-процесс, поэтому для выбора доступен только «Этап».
- Введите название этапа. Используйте отглагольные существительные, не более двух слов, например «Согласование» или «Проверка». Название будет отображаться в ленте документа и в разделе «Задачи на мне» у исполнителя.
- Выберите исполнителя.
- Укажите срок выполнения этапа.
- Нажмите
.
.Настроить этап
- Кликните и нажмите схему.
- Нажмите «+ Этап».
Если вы настраиваете внешний бизнес-процесс, выберите:
- «Внутренний этап» — выполняется внутри организации. Например, юрист проверяет договор перед тем, как отправить его директору на подпись;
- «Отправка ответа контрагенту» — чтобы обработать входящий документ: утвердить или отклонить его. Например, бухгалтер получает акт сверки расчетов, проверяет и утверждает;
- «Отправка документа» — чтобы отправить исходящий документ контрагенту. Например, менеджер отправляет счет клиенту. На этом этапе можно выбрать, какой ответ вы хотите получить: подтверждение
и/или утверждение документа.
- Введите название этапа. Используйте отглагольные существительные, не более двух слов, например «Согласование» или «Проверка». Название будет отображаться в ленте документа и в разделе «Задачи на мне» у исполнителя.
- Выберите исполнителя.
- Укажите срок выполнения этапа.
- Нажмите .
Настроить этап
- Запретить передавать этап другому исполнителю
- Учитывать затраченное время и выбрать вид работ
- Когда начинать этап
- Как завершать этап, если у него несколько исполнителей
- Указать, кто может редактировать документ и работать с вложениями
- Добавить инструкцию к этапу
- Разместить в документе кнопки «Согласовать» и «Отклонить»
Когда добавите все этапы операции, настройте переходы между ними.
Материалы по теме
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.