Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено в 2002 году Федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако Налоговый кодекс требовал составления счета-фактуры в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге.
Ситуация изменилась с мая 2012 года, когда вступил в силу приказ ФНС №ММВ-7-6/138@, утвердивший формат электронного счета-фактуры. С этого момента все первичные документы могут быть электронными. Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов. Требования к формату электронного документа зависят от его типа.
| Тип документа | XML-формат ФНС | Произвольный формат |
| Счет-фактура Журналы выставленных/полученных счетов-фактур Книги покупок/продаж |  | |
| Торг-12 Акт выполненных работ | | |
| Остальные первичные документы | | |
Чтобы обеспечить юридическую значимость большинству документов (договоры, накладные, акты), достаточно подписать их действующей квалифицированной электронной подписью. Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если:
- счет-фактура был выставлен или получен через оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС. Регламент выставления (получения) утвержден приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н;
- формат электронного счета-фактуры полностью соответствует требованиям приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;
- счет-фактура подписан электронной подписью, которая выдана УЦ, входящим в сеть доверия ФНС.
В СБИС все эти условия выполняются.
Все законы, регламентирующие электронный документооборот, мы собрали в таблицу:
| № | Наименование документа | Суть документа |
1 | Федеральный закон 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (п.1 ст.6) | Электронный документ, подписанный ЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью. Подробнее |
2 | Федеральный закон 149-ФЗ от 29.07.2012 «Об информации...» (п.4 ст.11) | Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭП, рассматривается как обмен документами. |
3 | Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9) | Первичные документы (акты, накладные и другие) могут составляться в электронном виде и подписываться ЭП. |
4 | Налоговый кодекс РФ (часть 2: ст. 169) | Разрешает составлять счета-фактуры в электронном виде, но требует, чтобы обмен ими проходил по установленному Минфином РФ порядку. Подробнее |
5 | Постановление правительства РФ №1137 от 26.12.2011 | Устанавливает правила заполнения и исправления счетов-фактур, в том числе и электронных, устанавливает правила регистрации электронных счетов-фактур в журналах учета. |
6 | Приказ Минфина РФ 14н от 05.02.2021. | Обязывает организации проводить обмен счетами-фактурами через операторов электронного документооборота, устанавливает требования к процедурам выставления и получения электронного счета-фактуры Подробнее |
| 7 | Приказ ФНС РФ | Утвердил xml-формат представления корректировочного счета-фактуры (УКД). |
8 | Приказ ФНС РФ № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 г. | Утвердил рекомендованный xml-формат представления накладной (ТОРГ-12). |
9 | Приказ ФНС РФ № ММВ-7-10/552@ от 30.11.2015 г. | Утвердил рекомендованный xml-формат представления акта приемки-сдачи работ. |
10 | Гражданский кодекс РФ (часть 1: п.2 ст.160, п.2 ст.434) | Разрешает использование ЭП при заключении сделок (подписании договоров). |
11 | Налоговый кодекс РФ (часть 1: п.2, ст.93) | Закрепил право налогоплательщиков передавать в налоговую истребованные документы в электронном виде по каналам связи. |
12 | Приказ ФНС РФ №ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011 | Утвердил порядок направления требования о представлении документов и сам порядок представления документов в налоговый орган в электронном виде по каналам связи. |
13 | Приказ ФНС РФ от 18.01.2017 №ММВ-7-6/16@ | Утвердил xml-формат представления электронных документов в налоговую инспекцию. Закрепил возможность отправки по каналам связи сканов бумажных документов. |
14 | Арбитражный процессуальный кодекс РФ (п.3 ст.75) | Электронные документы, подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств и могут быть представлены в суд либо в электронном виде, либо в виде заверенных бумажных копий. |
15 | Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 №157н (приложение 2, раздел I, п.11) | В бюджетных организациях первичные учетные документы могут быть электронными. |
16 | Приказ ФНС РФ от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ | Утвердил обязательный xml-формат электронного счета-фактуры, универсального передаточного документа (УПД), журналов их учета, а также книги покупок и книги продаж. |