Электронный документооборот

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в Saby. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и Saby. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение Saby помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в Saby присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе Saby. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в Saby можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через Saby мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция с Saby не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать Saby и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас Saby рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в Saby. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы Saby модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. Saby упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем Saby для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через Saby. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В договорах с поставщиками мы обозначаем сжатые срок подписания документов. При работе с документами на бумаге сроки не соблюдались. Saby повысил дисциплину документооборота, сделал условия по срокам выполнимыми. Вся группа компаний работает в 1С и интегрирована с Saby через внешнюю обработку. С электронными документами работают уже 50 сотрудников: бухгалтерия - локально, остальные используют личный кабинет Saby. Согласование документов у нас проходит в трех подразделениях компании. Мы его настроили в Saby. Теперь процесс стал быстрым и простым.

Весомыми плюсами при выборе Saby была возможность пакетной отправки документов и возможность бесплатного подключения для наших дистрибьюторов. Мы работаем в Sap, В Saby реализован готовый пакет интеграции с Sap. Интеграция и переход на ЭДО был осуществлен достаточно быстро, за два с половиной месяца. В Saby мы реализовали и наши внутренние регламенты утверждения документов перед подписанием. А также перевели на отправку через Saby акты о предоставлении бонусных премий, визуализировав в Saby необходимый нам формат.

с Saby мы сократили издержки на доставку документов - суммы не космические, но все равно приятно. Большинство наших клиентов используют ЭДО, поэтому мы почти отказались от бумаг. Нам самим подписанные документы от клиентов не нужны. А вот для них уровень нашего сервиса стал выше – свои акты, счета- фактуры и счета на оплату они получают вовремя. Хотим перейти на УПД. Со стороны Saby все готово, но наш биллинг Fastcom пока не обновлен – не позволяет использовать новый документ. С осени 2016 года переводим клиентов только на ЭДО. Клиент выбирает удобного ему оператора – Saby доставит документы любому так же быстро, как и своим клиентам.

Мы обратили внимание на наличие в Saby английского интерфейса, что повлияло на выбор платформы для организации ЭДО. Saby значительно сократил время и трудозатраты на получение, проверку и подписание документов, а наличие круглосуточной техподдержки помогает нам быстро решать сложные вопросы. У нас много командировок по всему миру, и в связи с этим департаменты нашей компании активно сотрудничают с холдингом UTS Group, предоставляющим услуги по организации поездок. Мы присвоили коды подразделениям нашей Компании, и теперь с помощью Saby документы, полученные от UTS Group, автоматически маршрутизируются в нужное подразделение, что экономит наше время на административную работу.

Сначала в Saby мы только принимали документы от поставщиков за аренду каналов вещания. Выбрали его, так как большинство наших контрагентов уже пользовались Sabyом. Отправлять документы даже не планировали, пока не поняли, что так быстрее и дешевле. Раньше отправкой первичных документов для 1000 компаний занимались 4 бухгалтера. Акт, счет, фактура – это 3 000 документов в месяц. Теперь их отправляет всего 1 сотрудник прямо из 1С, в которую интегрирован Saby. Документы автоматически подписываются ЭП, формируются в пакеты и разлетаются по контрагентам. Более половины контрагентов получают документы тоже в Saby, а остальные в своих системах через роуминг. с Saby охватили всех.

Мы уже привыкли вести бухгалтерию в Saby, а год назад решили подключить и международный ЭДО. Так как мы реализуем свою продукцию не только на территории России, но и за ее пределами, нам было важно получать документы из-за рубежа сразу, а не ждать все месяцами на бумаге. Особенно понравилось, что роуминг с другими операторами настраивается быстро, без недельных ожиданий. И сейчас многие вопросы решаем напрямую через круглосуточную техподдержку, даже к менеджеру теперь не обращаемся.

Мы уже работаем в Saby, здесь же подключили МЧД. Ее легко оформить: заходим в документы, находим позицию доверенности, заводим новую и вводим данные сотрудника. Можем выбрать области, в которых сотрудник будет подписывать документы от имени организации. Когда руководитель согласует документ, регистрируем его. А если работник увольняется, легко отзываем МЧД, процесс похожий. Нам важно, чтобы все работало и мы без проблем проводили закупки. Поэтому ценно, что Тензор поддерживает наши бизнес-процессы. Например, у сотрудников не получалось загрузить в систему новую форму МЧД, а специалисты помогли нам.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. Saby отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в Saby электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Мы используем Saby для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в Saby через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в Saby иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

От Saby только хорошие впечатления. Так, мы уже привыкли сдавать отчетность с помощью системы, а теперь ускорили и обмен документами с Казахстаном. Наши зарубежные покупатели были сразу за, ведь им было важно ускорить получение первички. Быстро разрешились и все нюансы с разницей в законодательствах. Saby избавил от механической работы. Раньше мы все печатали и отправляли курьером, а если контрагенты что-то не проставили – приходилось долго ждать повторной «доставки». А сейчас в режиме онлайн делаем отгрузки, высылаем договоры и аннулируем ошибочные документы. И все это за считанные минуты. Не тратим время на отправку документов: они высылаются автоматически, остается только проверить их утверждение.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в Saby- это быстрее и проще -в Saby документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в Saby тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в Saby из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

Основная цель внедрения ЭДО – создать клиентам максимально удобные условия работы с компанией Мишлен. Saby отвечает нашим требованиям по доступности в регионах и качеству поддержки. Одним из главных требований для нас была возможность настройки роуминга, чтобы наши клиенты могли продолжать работу со своими операторами. Компания Тензор сделала лучшее предложение. В ходе работы мы убедились в правильности выбора: специалисты Saby провели внедрение в сжатые сроки, прислушавшись к нашим пожеланиям по доработке системы.