КЭДО для КХЛ в Saby: единый цифровой контур для сотен сотрудников и тысяч документов

Масштаб КХЛ: многотысячная команда и сотни документов

В штате КХЛ — около 170 постоянных сотрудников и более 1 000 специалистов, работающих по гибким форматам занятости: судьи, инспекторы, авторы контента, фотографы. Они сотрудничают с Лигой как самозанятые, ИП или исполнители по договорам ГПХ.

До автоматизации кадровый документооборот велся на бумаге. Особенно было сложно взаимодействовать с внешними специалистами.

С ними компания работает через УПД для подтверждения факта выполненных услуг. Сотни и тысячи таких документов нужно было получать от каждого человека в оригинальном виде, чтобы оплатить работу.

Вопрос о внедрении КЭДО встал ребром во время пандемии: матчи продолжались, но бумажный обмен документами стал невозможен.

Тогда в качестве решения была выбрана платформа Saby Staff.

Saby Staff объединит людей и документы, чтобы бизнес работал быстрее

Внедрить

Внедрить

Единая система для всех форматов занятости

Перед командой Saby стояла задача: создать решение, которое позволит КХЛ работать в одном цифровом контуре с штатными и внешними сотрудниками.

✅ Решение. Специалисты Saby внедрили КЭДО для 170 сотрудников в штате и дополнительно подключили отдельный программный модуль для 1 000 внештатных специалистов.

Система Saby работает со всеми кадровыми документами и взаимодействует со сторонними программами: 1С и Referees. У каждого сотрудника есть НЭП, а у руководителя — КЭП

Как и для штатных сотрудников, для внешних специалистов выпускается простая электронная подпись (НЭП) через Saby Staff. При этом стоимость подписи исполнители не оплачивают — расходы берет на себя КХЛ.

А при завершении сотрудничества НЭП можно легко перевыпустить новому сотруднику, без дополнительных затрат. Это делает процесс гибким и экономичным.

Автоматизировали подписание актов выполненных работ

В Лиге работает > 500 судей, и каждый после матча оформляет акт выполненных работ.

⛔ До. Раньше всё делалось вручную: документы формировались в системе Referees, печатались, подписывались и хранились в бумажных папках.

✅ После. С Saby Staff процесс стал полностью электронным. Акты автоматически формируются в Referees и по API передаются в Saby Staff, где запускается регламент согласования.

Документ передвигается по заданному маршруту:

1. Поступает арбитру для проверки и подписи.
2. Затем согласуется у менеджера проекта.
3. После подписания обеими сторонами акт автоматически передается в бухгалтерию для оплаты.

Документы проходят весь путь — от формирования до отражения в бухгалтерии — без ручного вмешательства

Работать с актами теперь можно даже со смартфона — через приложение Saby My.

Главный арбитр больше не разбирает бумажные стопки: все акты, отчеты и протоколы доступны в цифровом виде и подписываются за несколько кликов.

HR, руководители и новички в одном контуре

Переход на электронный документооборот КХЛ совместила с цифровизацией HR‑процессов — от кадровых заявлений до адаптации новых сотрудников. Теперь HR, руководители и стажеры работают в одной системе, где все задачи и документы движутся по установленным регламентам.

⛔ До. Руководитель распечатывал список задач на испытательный срок и передавал бумаги новичку под подпись.

✅ После. HR запускает задачу на руководителя, система напоминает о необходимости составить план адаптации на 3 месяца. После согласования документ автоматически направляется сотруднику на ознакомление.

Когда стажер выполняет все задачи, Saby уведомляет HR и руководителя о завершении адаптации. Вся история действий сохраняется, что повышает прозрачность и контроль

Как показала практика, цифровой формат коммуникации сильно влияет на эффективность сотрудников. По расчетам КХЛ, показатель эффективности финансового документооборота внутри компании вырос на 45%.

Процессы запускаются по регламентам, все видят дедлайны, никто не путается в рабочих задачах.

Какие процессы перевели на КЭДО

Что говорят в КХЛ

Алексей Анисимов, вице‑президент и главный арбитр КХЛ

Алексей Анисимов, вице‑президент и главный арбитр КХЛ

Я путешествую по миру и сижу в мобильном приложении. Например, перед интервью уже прочитал и подписал 350 договоров в электронном виде. Saby экономит не только мое время, но и время сотрудников.

Юлия Грибанова, заместитель финансового директора и руководитель образовательных проектов КХЛ

Юлия Грибанова, заместитель финансового директора и руководитель образовательных проектов КХЛ

В системе зашит показатель эффективности финансового документооборота. Это своевременное предоставление документов. От него зависят годовые премии. С Saby такая дисциплина выросла на 45%, как и годовое премирование сотрудников.