«М.Видео — Эльдорадо» перешел на Saby для отчетности и международного ЭДО

Как Saby поддерживает отчетность и ЭДО ритейла

Группа «М.Видео — Эльдорадо» — одна из крупнейших технологичных компаний России с командой в 25 тысяч человек. В структуру бизнеса входят тысячи розничных магазинов, интернет‑площадки, мобильные и веб‑приложения, а также развитая логистическая система.

Для поддержки такой масштабной инфраструктуры ритейлер развивает собственные IT‑решения, где электронный документооборот (ЭДО) занимает ключевое место. Его функционал реализован на базе двух продуктов экосистемы Saby:

• Saby Report — для подготовки, проверки и отправки электронной отчетности в государственные органы.

• Saby Docs — для быстрого и юридически значимого обмена документами с российскими и зарубежными контрагентами.

Сегодня продукты Saby уже задействованы в основных операциях «М.Видео — Эльдорадо»: сдаче отчетности от тысяч филиалов, работе с поставщиками и логистическими документами, согласовании первички, международном документообороте, а также в контроле корректности данных по НДС.

Сдавайте отчетность в 1 клик, как это уже сделал «М.Видео — Эльдорадо»

Внедрить

Внедрить

Отчетность за тысячи филиалов в один клик

В структуре «М.Видео — Эльдорадо» — несколько тысяч обособленных подразделений, поэтому каждый отчетный период компания формирует значительные объемы статистической и налоговой отчетности. Один комплект документов может включать тысячи строк.

После перехода на Saby Report подготовка отчетности стала технологичным и быстрым процессом. Бухгалтер формирует один консолидированный файл по всем магазинам, загружает его в систему, а Saby автоматически распределяет данные по обособленным подразделениям.

Даже при большом количестве филиалов не требуется многократное нажатие кнопок «Проверить» или «Отправить». Saby предлагает выполнить эти действия сразу по всем отчетам.

Перед отправкой в налоговые органы система проводит форматно‑логическую проверку данных, благодаря чему отчетность проходит с первого раза и без ошибок.

1. Результаты всей отчетной кампании сводятся в единой таблице.

2. Главный бухгалтер сразу поймет, какие филиалы отчитались без ошибок, а кто проспал или сдал с нарушениями.

Проверка расхождений с контрагентами до отправки

В работе с многотысячной базой контрагентов часто расходятся данные по НДС. В таком случае налоговая может запросить письменные разъяснения. Но бухгалтеры «М.Видео — Эльдорадо» заранее обходят стороной замечания инспекции и снижают налоговые риски.

Система сравнивает данные книги покупок ритейлера с книгами продаж контрагентов и показывает расхождения по налогам.

В Saby бухгалтер сразу увидит расхождения по суммам и на чьей стороне допущены ошибки.

Система выделяет поля красным цветом, чтобы бухгалтер сверил данные в книге покупок с книгой продаж поставщика.

Быстрый ответ на требования ФНС с помощью ИИ

В сезон квартальной отчетности «М.Видео — Эльдорадо» практически ежедневно работает с требованиями ФНС. Но Saby помогает мгновенно и качественно подготовить ответы.

Вот, как Saby помогает бухгалтерии «М.Видео — Эльдорадо»:

✅ Указывает срок ответа на требование, а встроенный искусственный интеллект распознает текст требований и предлагает шаблон ответа со ссылкой на нормативные документы.

✅ Дополнительно реализована маршрутизация требований. Главный бухгалтер отбирает контрагентов по ИНН и направляет конкретное требование ответственному сотруднику для уточнения информации или исправления ошибок.

Управление документооборотом с тысячей поставщиков

Дирекция логистики «М.Видео — Эльдорадо» обрабатывает документы от 30 000 контрагентов через Saby Docs. Все входящие файлы проходят по автоматическим маршрутам и направляются в нужное подразделение логистики или конкретному менеджеру. Маршрут определяется системой в зависимости от типа документа, вида услуги и поставщика.

Типовой цикл обработки выглядит так:

А чтобы в учетной системе ритейлера сохранялся порядок, Saby передает документы в специальном формате с номером заказа поставщика. Это ускоряет проверку первичных документов: бухгалтеру достаточно сверить дату, количество и наименование товара. После проверки система позволяет выполнить автоматические проводки.

Если в данных обнаружены расхождения, поставщик отправляет универсальный корректировочный документ (УКД). Файл автоматически привязывается к первичному документу и отображается в учетной системе SAP.

Международный обмен документами за секунды

До внедрения международного ЭДО в Saby Docs компания ожидала бумажные документы от иностранных партнеров несколько рабочих дней — логистика была сложной и медленной. После перехода на электронный обмен время доставки сократилось до нескольких секунд. Сегодня ритейлер оперативно работает с поставщиками из Казахстана, Кыргызстана и других стран.

С Saby Docs зарубежные поставщики направляют все первичные документы по защищенным каналам связи:

• инвойсы;

• сверки;

• накладные;

• счета;

• дополнительные соглашения и др.

Для подписания таких документов российская сторона использует квалифицированную электронную подпись (КЭП), зарубежные контрагенты — неквалифицированную электронную подпись (НЭП).

В схеме обмена электронными документами участвуют: резидент РФ («М.Видео — Эльдорадо»), нерезидент РФ (зарубежные контрагенты), оператор ЭДО «Тензор» (продукт Saby). Также предусмотрены случаи обмена с документами с другими участниками — госорганами или банком

Что говорят в «М.Видео — Эльдорадо»

Елена Сорванова, главный бухгалтер

Елена Сорванова, главный бухгалтер

Благодаря Saby Docs в нашем учете порядок. Мы подключили к ЭДО всех поставщиков. Даже с Казахстаном и Кыргызстаном обмениваемся электронными документами через Saby.

Нам нравится, что Saby легко интегрируется с SAP. Благодаря этому мы перевели в электронный вид все регламенты документооборота. Система сопоставляет все документы по заказу и предупреждает, если где‑то есть расхождения.