Shark Intermodal Systems ускорила обмен документами с Беларусью в 40 раз с Saby

Как международные перевозки работали на бумаге

Компания Shark Intermodal Systems организует перевозки контейнерных, навалочных, наливных, негабаритных грузов по направлениям Азии, Европы и Ближнего Востока. Перемещение груза осуществляется всеми видами транспорта: морским, железнодорожным, автомобильным и авиационным. Основная часть клиентов — российские резиденты, однако компания активно взаимодействует и с зарубежными партнерами, включая поставщиков и покупателей из Беларуси.

❌ Проблема. До перехода на трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) обмен накладными с белорусскими контрагентами велся исключительно в бумажном формате. Доставка комплекта документов могла занимать от 1 до 2 месяцев, а сам процесс не давал гарантий, что партнер своевременно направит весь необходимый пакет. Для международной логистики такие задержки создавали дополнительные риски и усложняли планирование операций.

Обменивайтесь документами с зарубежными партнерами в считанные минуты вместе с Saby

Внедрить ТЭДО

Внедрить ТЭДО

✅ Решение. Чтобы уйти от бумажного документооборота и сократить сроки обмена, Shark Intermodal Systems приняла решение перейти на технологию ТЭДО. Цифровой обмен поддержан аккредитованными операторами двух стран: в России — компанией «Тензор» (разработчиком Saby), в Республике Беларусь — сервисом ЭДиН («Электронные документы и накладные»).

Как устроен ТЭДО в Shark Intermodal Systems

Компания начала настройку и тестирование трансграничного обмена совместно с одним из белорусских партнеров.

Как выглядит процесс обмена документами:

На стороне учетной системы белорусского партнера формируется товарная накладная. Документ автоматически передается в национальный сервис электронного документооборота ЭДиН. Оттуда данные в структурированном виде поступают в российскую систему Saby Docs, где с ними работают сотрудники Shark Intermodal Systems.

Каждая из сторон использует электронную подпись своего государства. Проверку действительности и корректности ЭЦП осуществляет организация со статусом доверенной третьей стороны (ДТС). Она подтверждает юридическую значимость документа для обеих стран.

Такая схема исключает необходимость в бумажных оригиналах и закрывает ряд ключевых рисков: долгие сроки доставки документов, высокие транспортные расходы, длительные согласования и штрафы из‑за ошибок при заполнении.

Также с помощью ТЭДО стороны обмениваются не только товарными накладными и УПД, но и договорами, письмами, что позволяет закрыть полный цикл сделки.

Эффект ТЭДО для международного бизнеса

• 📌 ТЭДО на базе Saby Docs снизил трудозатраты на оформление документов в два раза.

  Скорость обработки выросла благодаря тому, что сотрудникам больше не нужно искать бумажные экземпляры, подшивать их или отправлять в архив. Все операции выполняются в электронном формате: быстрый поиск по фильтрам, автоматическая маршрутизация, согласование и подписание в один клик.

• 📌 Срок обмена документами с зарубежными партнерами ускорился в сорок раз.

  Раньше получение комплекта документов занимало до двух месяцев или 40 календарных дней. Сейчас обмен происходит за 1 рабочий день.

• 📌 Больше не нужно переплачивать за бумажные файлы и доставку.

  Доставка бумажных документов обходилась компании более чем в 2000 ₽ за один комплект. При электронном обмене в Saby Docs расходы на передачу практически отсутствуют.

• 📌 Бизнес планирует масштабироваться на рынке СНГ с Saby Docs.

  С учетом переориентации логистических потоков на страны СНГ, в том числе Беларусь, компания планирует расширять применение ТЭДО. В ближайших планах — подключение новых белорусских партнеров и запуск электронного обмена документами с контрагентами из Узбекистана и Казахстана.

Что говорят в Shark Intermodal Systems

Екатерина Лапшина, главный бухгалтер компании

Екатерина Лапшина, главный бухгалтер компании

«Благодаря ТЭДО на базе Saby Docs мы сократили трудозатраты вдвое и значительно ускорили обработку документов — сотрудники больше не работают с бумажными экземплярами, всё хранится в цифровом виде и находится за секунды. При этом Saby дает нам возможности, которые выходят за рамки самого обмена: мы можем проверять контрагентов, настраивать маршруты согласования и направлять документы сразу нужным сотрудникам. Это помогает нам поддерживать качественный контроль процессов и планировать расширение ТЭДО c зарубежными партнерами».