Это кейс NDA. Мы не раскрываем детали бизнеса клиента, но показываем, как он выстроил работу с сотнями тысяч документов, а его сотрудники не тратят время на рутину.
- Крупнейший производитель оптических изделий
- Миллиарды единиц продукции поставляется в десятки стран мира
- Колоссальный объем документооборота с партнерами и сотрудниками
> 200 000
электронных документов проходит через Saby Docs каждый год
2 000+
партнеров обмениваются документами в пару кликов
×10 раз
ускорили работу сотрудников с авансовыми отчетами
Задачи
- Сделать документооборот с тысячами партнеров безопасным: прежний оператор ЭДО не соответствовал требованиям ФНС
- Упростить подписание документов: использование USB‑токенов замедляло скорость согласований внутри компании
- Избавить разъездных сотрудников и бухгалтеров от монотонных операций при формировании авансовых отчетов
Решение
- Перевели клиента на Saby Docs и интегрировали его с привычной учетной системой при помощи модуля внешней обработки и API
- Подключили в Saby Docs облачное хранилище для документов и создали защищенный контейнер на ПК для электронной подписи
- Встроили КЭДО на базе Saby Staff: сотрудники фотографируют чеки, а система распознает данные и формирует готовые документы
Елена Загребова
Кейс описал руководитель направления Saby Docs
Причины перехода на Saby: требования ФНС и отказ от USB-токенов
В России компания работает более чем с 2 000 юридических лиц. Это сотни тысяч документов в год и постоянный обмен данными с партнерами на всех этапах поставки — от производителя до конечного клиента. При таком объеме критично, чтобы документооборот был выстроен четко и работал без задержек.
Тысячи контрагентов и сотни тысяч документов — Saby возьмет рутинную обработку на себя, чтобы бизнес работал без тормозов
Ранее компания использовала одну из систем ЭДО, представленных на российском рынке, а документы подписывала с помощью USB-токенов. Со временем бизнесу потребовалось другое решение по двум причинам:
- Платформа ЭДО больше не соответствовала требованиям ФНС. Их обновили в 2021 году (приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). По ним оператор ЭДО должен быть зарегистрирован в России, иметь необходимые аккредитации и лицензии ФСБ на использование средств криптографической защиты и пр. Прежняя система не соответствовала новым критериям и уже не поддерживала юридически значимый обмен.
- USB-токены тормозили документооборот. Документы можно было подписывать только с помощью физического носителя — согласование занимало больше времени.
Для работы с большой партнерской сетью бизнес искал новую систему ЭДО — с безопасной ИТ-архитектурой и возможностью централизованного контроля. В качестве решения выбрали Saby Docs.
Сотни тысяч документов — под контролем в одной системе
Компания ежедневно получает более 500 входящих документов в день: договоры, счета, акты сверки, документы поступления и другие. Чтобы сотрудники не обрабатывали их вручную, в Saby настроили автоматическое распределение. Система учитывает тип документа, контрагента и дополнительные параметры, например комментарии, и направляет файлы ответственным сотрудникам.
После этого документы проходят по настроенным маршрутам согласования. Регламенты адаптированы под разные направления бизнеса: административный документооборот, логистику, HR, ИТ и маркетинг.
В результате весь процесс — от получения документа до его согласования и передачи в учетную систему — проходит в одном интерфейсе. Сотрудники не переключаются между сервисами.
Для документооборота в Saby можно использовать готовые шаблоны или настроить свои под процессы компании, указав этапы и исполнителей в графическом редакторе
Ускорили документооборот с тысячей контрагентов
Другой фокус внедрения — настройка исходящего документооборота с контрагентами. Для этого команда Saby совместно с техническими специалистами заказчика реализовала интеграционное решение для работы со стандартными и нестандартными документами.
Как это устроено: в исходящие XML-файлы добавили дополнительные поля — например, штрихкоды и номера заказов по каждой позиции. Это позволяет контрагентам автоматически загружать данные в свои системы и мгновенно проводить приход товара.
В итоге документы быстрее проходят все этапы: от отправки до отражения в учете. Это особенно важно для компании с большим объемом поставок и сложной номенклатурой.
Сегодня производитель медизделий перевел более 80% контрагентов на ЭДО. За первый год работы через систему прошло 200 000+ документов.
Усилили безопасность в работе с документами
Раньше в компании документы подписывали через USB-токены. Это было неудобно и медленно.
❌ Как было до. Чтобы подписать документ, токен нужно подключить к конкретному устройству и пробросить на удаленный сервер. Кроме того, физические носители — это дополнительные риски. Их можно потерять, повредить или забыть.
✅ Что сейчас. Перешли на Saby Docs и убрали USB-токены. Теперь все сертификаты электронной подписи хранятся на сервере компании в зашифрованном виде. Сотрудники подписывают документы прямо в интерфейсе системы, не подключая никаких внешних носителей.
Дополнительно расширили облачное хранилище Saby — это позволило хранить документы внутри собственного ИТ-контура и централизованно управлять доступами.
Перевели авансовые отчеты из Excel в Saby Staff
В компании ~ 100 человек со статусом разъездных сотрудников. Каждый из них сдает авансовые отчеты. Раньше процесс был полностью ручным. Сотрудники собирали бумажные чеки и хранили до сдачи отчета — их легко было потерять. Затем данные из чеков передавались в бухгалтерию, где их вручную заносили в Excel.
Процесс занимал много времени у всех участников: сотрудники тратили время на сбор документов, бухгалтерия — на обработку и проверку данных.
Чтобы упростить работу с авансовыми отчетами, в компании внедрили функционал КЭДО на базе Saby Staff и интегрировали его с учетной системой.
Теперь процесс выглядит так:
- Сотрудник после расхода открывает мобильное приложение и фотографирует чек с QR-кодом. Система автоматически распознает данные: сумму, дату, номер чека и тип расхода.
- На основе этих данных формируется авансовый отчет. Сотруднику не нужно вручную заполнять таблицы или переносить информацию из чеков.
Отчет автоматически проходит маршрут согласования — от руководителя до генерального директора. После утверждения документ выгружается в учетную систему, и бухгалтерия работает уже с готовыми данными, без ручного ввода. За счет оцифровки чеков и автоматического заполнения отчеты оформляются в десятки раз быстрее.
Результаты
80%
контрагентов уже работают через ЭДО на базе Saby Docs, и эта цифра будет расти
~ 100
разъездных сотрудников стали в 10 раз быстрее оформлять авансовые отчеты с помощью Saby Staff
Этот кейс вдохновил на перемены?
Заполните форму, и мы расскажем, как решения Saby помогут достичь бизнес-целей
Видеоматериалы по теме
Смотреть всё →
