Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.Электронный кадровый документооборот — уже можно!
В статье узнаете, что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО) и действительно ли Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н‑1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД‑Р.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Кадровый электронный документооборот с работниками — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Документы подписывают электронной подписью, и они имеют такую же юридическую силу, как бумажные. Понятие закреплено в Трудовом кодексе.
Почему КЭДО стал возможен
Бизнес давно работает в электронном формате. Мы получаем от поставщиков электронные счета‑фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда‑то нас подтолкнули к электронному обороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд проводил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы. С января 2021 главу 49.1 ТК РФ изменили и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.
В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С сентября 2022 работники получили возможность просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале госуслуг. В 2023 Росархив уточнил правила хранения электронных кадровых документов.
Сегодня правовая база для КЭДО полностью сформирована.
Электронный документооборот с работниками — это тренд. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс, закон «Об электронной подписи» и иное законодательство по электронному кадровому документообороту.
Плюсы и минусы КЭДО
У электронного кадрового документооборота есть 3 основных плюса и 3 минуса для работодателя.
Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.
Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем, риск потери электронной информации, отказ части работников от КЭДО.
Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие.
Что нужно для перехода на КЭДО
Если кратко, то для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:
- электронные подписи (ЭП) для работников.
- внутренние документы для легализации ЭДО.
- электронная система кадрового электронного документооборота.
ЭП для работников. Какую выбрать
Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП «Работа России». Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России».
Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда это требование ч. 3 ст. 22.3 и ч. 1 ст. 312.3 ТК РФвыбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите Saby HRM и не выпускайте никакие подписи.
Для каких кадровых документов использовать ЭП
| ПЭП | КЭП, НЭП, НЭП Госключ | |
|---|---|---|
| Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени | ||
| ПВТР, ЛНА должностные инструкции | ||
| Трудовой договор, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарном взыскании, иные по ст. 22.3 ТК РФ. |
КЭП и НЭП выпускает Тензор или другой удостоверяющий центр. ПЭП может выпустить работодатель всвоей информационной системе.
За КЭП будущему работнику придется ехать в офис удостоверяющего центра. НЭП он может оформить удаленно или в офисе работодателя, с помощью своего смартфона или офисного компьютера. НЭП Госключ работник формирует сам при наличии смартфона, приложения «Госключ» и подтвержденной учетной записи с портала госуслуг. Сотрудник с кнопочным телефоном или на офисном компьютере Госключ не получит.
На что обращать внимание при выборе ЭП, чтобы не переплачивать за КЭДО, читайте в нашей статье.
Как выпустить НЭП работнику
Технические подробности выпуска читайте в Saby. С НЭП оформление на работу занимает от 10 минут.
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
Скачать образец Положения о КЭДО.
Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в Saby укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы Saby». Это соответствует ст. 136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.
Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.
Вы не обязаны получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО
Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).
Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
Соглашения о НЭП с работником
Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.
Электронная система. Зачем нужна
По закону есть 2 вида электронных систем для кадрового электронного документооборота, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:
- государственный сайт «Работа России», или
- информационная система работодателя, как Saby Staff.
ТК РФ не запрещает вести кадровый ЭДО в двух системах. Минтруд это подтверждает.
Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.
В собственной информационной системе работодателя Saby работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгуленных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков Saby разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Прием, ознакомление с ЛНА
Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков. Как переводить на ЭДО дистанционных работников, читайте в нашей статье.
Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте Saby.
Как перевести в КЭДО прием на работу
Можно ли оформить прием сотрудника полностью электронно? Да, если в компании применяется КЭДО, работник согласился на электронное взаимодействие и оформил электронную подпись.
Порядок действий:
- Ввести в компании КЭДО.
- Получить согласие работника на электронное взаимодействие.
- Оформить электронную подпись работнику.
- Подписать трудовой договор и другие кадровые документы электронно.
👉 Как принять на работу электронно: пошаговая инструкция.
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа | |
|---|---|---|---|
| Заявление о приеме на работу | Любая | Нет требований | |
Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП. Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания». Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.2004 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в РФ»). | |||
| Трудовой договор, приложения и соглашения к нему | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 22.3 ТК РФ, письменный по 57, 67 ТК РФ, | |
| Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 312.3 ТК РФ | |
| Приказ о приеме на работу | Любая | Ст. 68 ТК РФ | |
| Личная карточка Т-2 | Любая | Не обязательно вести с 01.09.2021 | |
Отпуска и графики отпусков
Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.
Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.
Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
Можно ли оформлять отпуск без бумаги? Да. Заявление и приказ на отпуск можно подписывать электронной подписью.
Порядок оформления:
- сотрудник подает электронное заявление в системе;
- работодатель подписывает приказ;
- документ автоматически сохраняется в архиве.
Для отпусков можно применять простую электронную подпись, главное предусмотреть это в ЛНА работодателя.
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| График отпусков | Любая | Под подпись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ |
| Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под подпись) | Любая | Под подпись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Приказ о предоставлении отпуска | Любая | Нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска по графику | Любая | Нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 127 ТК РФ |
Бесплатный вебинар. Как не нарушить закон и уйти от графика отпусков в Excel с помощью КЭДО
Узнаете, как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения отпусков, составить график и ознакомить с ним работников.Служебные командировки
Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию, но надо учитывать еще налоговый кодекс.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
Можно ли оформить документы о командировке электронно?
Да, приказ, авансовый отчет и согласие работника допускается подписывать любой электронной подписью: ПЭП, УНЭП, УКЭП. По командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты и договор о найме квартиры у физлица.
👉 Как перейти на электронное оформление командировок.
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Приказ — решение о направлении работника в командировку | Любая | Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008 |
| Авансовый отчет | Любая | Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008 |
| Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | Любая | Письменный по ст. 259 ТК РФ |
Переводы и изменение условий труда
Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.
Судебные споры по КЭДО смотрите в нашей статье.
Как переводить в ЭДО документы об изменении условий труда
Можно ли подписывать электронно документы о переводе и изменении условий трудового договора? Да, если в компании применяется КЭДО, работник согласился на электронное взаимодействие с работодателем и оформил электронную подпись. Уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод и дополнительные соглашения подписываются НЭП или КЭП. Простая подпись для этих документов не подходит.
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ознакомление) | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление о переводе | Любая | Письменный по ст. 72.1 ТК РФ |
| Согласие на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ |
| Дополнительное соглашение на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ |
| Соглашение к трудовому договору дистанционного работника | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Учет рабочего времени
Можно ли вести табели и графики учета рабочего времени в электронном виде? Да, табели и графики можно оформлять в ЭДО с любой подписью, главное, чтобы система умела фиксировать факт ознакомления сотрудников.
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В Saby все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить в ЭДО документы по учету рабочего времени
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Табель учета рабочего времени | Любая | Письменный по ст. 91, 99 ТК РФ |
| График сменности | Любая | Письменный по ст. 103 ТК РФ |
Больничные и соцвыплаты
Можно ли принимать больничные и заявления на социальные вычеты электронно? Да, электронные листки нетрудоспособности выдаются только в электронном виде, подпись работника не нужна. Заявления на социальные вычеты можно принимать с любой подписью.
С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Листок нетрудоспособности | Не нужна | Электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.2011 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» |
| Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | Любая | Письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ |
Зарплата и премии
Можно ли оформлять расчетные листки и приказы о премировании электронно? Да, расчетные листки и приказы о премировании можно оформлять по ЭДО.
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.
Какая подпись нужна для приказа о дисциплинарном взыскании?
У работника для ознакомления с приказом должна быть усиленная неквалифицированная или квалифицированная электронная подпись: НЭП или КЭП.
👉 Как привлекать работников к дисциплинарной ответственности.
👉 Как организовать электронную рассылку расчетных листков.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Расчетные листы | Любая | Письменный по ст. 136 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, под подпись по ст. 193 ТК РФ |
Увольнение
Можно ли оформлять увольнение через ЭДО? Приказы об увольнении офисных сотрудников нужно оформлять на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ. Для дистанционных закон разрешает подписывать приказ электронно. Заявление об увольнении работник вправе подписать любым видом электронной подписи.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|
| Заявления об увольнении, отзыв заявления | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 80 ТК РФ |
| Приказ об увольнении | Запрещена | Только бумажная форма по ст. 22.1 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с дистанционным работником | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить Saby.
В Saby HRM ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров.
Популярные вопросы
-
Обязателен ли КЭДО для работодателей?
Нет. Кадровый электронный документооборот — это право работодателя. Компании применяют его по правилам Трудового кодекса и локального нормативного акта работодателя.
-
Имеют ли электронные кадровые документы юридическую силу?
Да. Кадровые документы оформленные электронно и подписанные надлежащим видом электронной подписи признаются равнозначными бумажным.
-
Где хранятся документы при КЭДО?
Электронные кадровые документы хранятся в информационной системе работодателя. Система должна обеспечивать сохранность, защиту персональных данных и возможность подтверждения подписания.
-
Нужно ли получать согласие на КЭДО у всех работников?
Не обязательно. Работодатель может применять КЭДО, даже если часть работников не согласна. В таком случае с не согласившимися работниками кадровые документы придется оформлять на бумаге. Есть исключение: работодатель вправе не получать согласие и оформлять документы в электронном виде в отношении работников без трудового стажа на 31.12.2021.
