Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно
Даже когда мне платили серую зарплату, я получала бумажные расчетные листки. Один отдавали в руки, второй про неофициальную часть показывали и забирали.
Обычно руководитель, бухгалтер понимают, что расчетные листки нужно выдавать и по закону, и из уважения к сотрудникам. Просто не все готовы тратить на это время. В статье разбираемся, как правильно выдавать электронные расчетные листки, как организовать электронную выдачу расчетных листков и не нарушить закон о персональных данных.
В статье узнаете
Что о расчетных листках говорит закон
Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают: составные части зарплаты, все начисления, удержания, общую сумму подлежащую выплате, размер отпускных и иные выплаты, причитающиеся работнику.
Расчетные листки выдает работодатель 1 раз в месяц и всем работникам компании.
Но тут есть особенности. Не все выплаты работнику нужно включать в расчетный листок. При отсутствии начислений расчетный листок можно не выдавать. В некоторых случаях листок лучше вручить под подпись.
Что можно не писать в расчетном листке
Ставку и фактически отработанное рабочее время не обязательно указывать в электронном расчетном листке. Это не требуется по ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Размер стипендии по ученическому договору не обязательно вписывать в расчетный листок. См. пояснения Минтруда в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021. А вот если за работником сохранен средний заработок по ст.187 ТК РФ на время обучения с отрывом от работы, то такую выплату нужно указать в зарплатном квитке.
По какой форме выдавать расчетные листки
Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте электронного расчетного листка.
Главное, утвердить форму работодателя приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.
Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, как утверждал действующую. Например, путем издания приказа или новой редакции локального акта.
Сколько раз в месяц нужно выдавать электронные расчетные листки
Листки о зарплате достаточно выдавать 1 раз в месяц при выдаче зарплаты за вторую половину месяца. См. письмо Роструда ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021, письмо Минтруда 14-1/ООГ-4375 от 24.05.2018.
Нельзя выдавать электронный расчетный листок раз в год или только тем, кто обратился с заявлением. Это требует ст. 136 ТК РФ и подтверждает Роструд на сайте онлайнинспекция.рф. См. вопрос 160115 от 26.02.2022.
Кому расчетный листок можно не выдавать
Если начислений за месяц не было, листок можно не выдавать. Расчетные листки не выдают декретницам, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а ФСС.
Как работать в кадрах без бумаг
С 21 ноября 2021 года в России разрешили всем работодателям отправлять электронные расчетные листки, подписывать электронно трудовые договоры, локальные акты, приказы. Как компании перейти на кадровый электронный документооборот, смотрите на бесплатном вебинаре.Каким работникам нужно выдавать расчетные листки
Квитки о зарплате выдают всем работникам. Даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается с отрывом от работы по направлению работодателя. За время обучения работник получает среднюю зарплату по ст. 187 ТК РФ. О размере этой зарплаты его надо уведомить расчетным листком. Это подтверждает и Минтруд в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021.
Кто должен выдавать расчетные листки
Трудовой кодекс не устанавливает лиц, которые обязаны выдавать работникам квитки о зарплате. Часто электронные расчетные листки отправляют бухгалтеры, а видят начальники отделов, кадровики.
И тут нужно учитывать, что сведения о доходах — это персональные данные работника. За их разглашение без согласия работника компанию может оштрафовать Роскомнадзор.
Подпишите соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным работников. Тогда сможете их наказать за разглашение персональных данных сотрудника.
Нужно ли вручать электронные расчетные листки под подпись
Под подпись вручать листки не обязательно, ст. 136 ТК РФ это не требует. Главное в случае спора подтвердить факт получения листка работником. Если получение не подтвердить, инспектор труда может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.
Есть работодатели, которые до сих пор отправляют расчетные листки по электронной почте с уведомлением о прочтении, ведут журнал выдачи расчетных листков или хранят бумажные экземпляры листков с подписями работников.
Штрафы за электронные расчетные листки
При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утвержденной форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал посторонним.
Вот как наказывают за нарушения при выдаче электронных расчетных листков.
От 30 до 50 тыс. рублей штраф для компании работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу листков о зарплате, выдачу по не утвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать листок. Штрафует инспекция труда при проверках.
Избежать штрафа поможет правильно составленный локальный акт компании. Как легализовать электронные расчетные листки, читайте далее.
До 150 тыс. рублей штраф для компании, до 40 тыс. рублей руководителю по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ за разглашение информации из электронного расчетного листка третьим лицам без согласия работника.
Сведения о зарплате являются персональными данными работника, разъяснял Роскомнадзор. Поэтому без согласия работника нельзя передавать его расчетный листок даже бывшей супруге для взыскания алиментов. А вот наследникам умершего работника расчетный листок выдать можно, это прямо разрешает ч. 7 ст. 9 закона о персональных данных.
Как избежать штрафов при работе с персональными данными работников.
4 способа электронной отправки расчетных листков
Есть 4 основных способа выдачи электронных расчетных листков работникам:
- Личные кабинеты работников.
- Электронная почта.
- Мессенджеры.
- Кадровые терминалы самообслуживания.
Проще всего отправлять расчетные листки в личные кабинеты работников на телефон или компьютер. Тогда безопасность персональных данных защитит система, а кадровику не придется контролировать изменения номеров телефонов сотрудников, настраивать рассылку с помощью ботов.
Такой способ рассылки признает Минтруд, подтверждают суды. А вот отправка зарплатных квитков в мессенджерах и кадровых терминалах госорганам не всегда нравится. См. апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-17642/2017.
1. Личные кабинеты работников
Закон не запрещает, а суды признают достаточным размещение информации о размерах выплат в личном кабинете работника в системе работодателя или на его корпоративном портале. См. решение Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону по делу 2-1938/20 от 06.07.2020.
Электронные расчетные листки можно отправлять работникам с помощью СБИС. Тогда работник без участия бухгалтера посмотрит заработанную сумму, дату ближайшей выплаты, увидит, за что начислили деньги, почему удержали, выполненные показатели KPI.
2. В WhatsApp, Viber, Telegram
Роструд считает, что нельзя использовать этот способ. Минтруд и суды разрешают. См. письмо Минтруда 14-3/ООГ-8331 от 01.09.2021.
«Нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена», — пишет Роструд на своем официальном сайте онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос 151814 от 20.07.2021.
3. По электронной почте
Минтруд считает, что можно отправлять расчетные листки по электронной почте.
«Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ». Письмо Минтруда 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017.
4. Кадровые терминалы
Электронные квитки о зарплате можно выдавать в кадровых терминалах самообслуживания, в киосках. Важно, чтобы терминал позволял не только увидеть информацию о зарплате, но и распечатать ее. Такой вывод следует из ответа Роструда на сайте онлайнинспекция.рф № 155135 от 06.10.2021.
Как организовать электронную рассылку расчетных листков
Для перехода на электронную отправку квитков о зарплате:
- Дополните локальные акты компании.
- Подключите электронную рассылку.
Что написать в локальных актах для легализации электронных расчетных листков
Информацию об электронной отправке расчетных листков включают в локальные акты, например, ПВТР или положение о зарплате. Такой порядок одобряет Роструд в письме 739-6-1 от 18.03.2010, Минтруд в письме 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Можно вписать и в трудовые договоры, но помним, что потом изменить локальный акт проще трудового договора.
Ознакомление работника с расчетным листком осуществляется электронно, посредством предоставления ему информации по расчету заработной платы в личном кабинете СБИС. Форма расчетного листка утверждена приложением № 1 к настоящим правилам.
Ознакомление работника с расчетным листком осуществляется электронно, посредством предоставления ему информации по расчету заработной платы на электронную почту, указанную работником в заявлении. При изменении электронной почты, потери доступа к ней работник сообщает об этом работодателю в заявлении. Форма расчетного листка утверждена приложением № 1 к настоящему положению.
Как подключить электронную рассылку расчетных листков
Подключите СБИС и отправляйте расчетные листки на мобильные телефоны сотрудников.
СБИС покажет работникам расчетный листок, дату ближайшей выплаты в телефоне, на компьютере или в кадровом терминале.
Что еще можно увидеть в расчетном листке СБИС.
Если в компании разрешены досрочные выплаты аванса, работник сможет запросить деньги у работодателя, не дожидаясь зарплаты или аванса.
