Правила внутреннего трудового распорядка: как составить, утвердить и внести изменения
Правила внутреннего трудового распорядка — это обязательный локальный нормативный акт, который устанавливает порядок приема, работы, отдыха и увольнения сотрудников. За отсутствие ПВТР работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. В статье рассматриваем Правила со всех сторон: что включить, как утвердить, каким образом вносить изменения и что обязательно должно быть обновлено.
Содержание
- Что такое ПВТР и кто обязан разработать
- Структура правил внутреннего трудового распорядка
- Как утвердить ПВТР
- Как ознакомить работников с ПВТР
- Когда ПВТР нужно менять обязательно
- Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
- Типичные ошибки при разработке ПВТР
- Штрафы за отсутствие ПВТР
- Сколько хранить Правила
Что такое ПВТР и кто обязан разработать
ПВТР — локальный нормативный акт, который уточняет нормы трудового законодательства для конкретного работодателя. Например, в ТК РФ установлено, что зарплата должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца. А в ПВТР работодатель может прописать конкретные даты выплаты — допустим, 10‑го и 25‑го числа каждого месяца.
Согласно ст. 189 ТК РФ, разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели — организации и индивидуальные предприниматели. Но есть исключения: микропредприятия (до 15 человек, доход до 120 млн ₽) и НКО, которые отвечают требованиям ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ.
Если ваша компания относится к исключениям, вы можете не разрабатывать ПВТР. Но только при условии, что трудовые договоры будут заключаться по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. В форме из Постановления уже предусмотрены все обязательные по ТК РФ условия.
Важно: если организация утратит статус исключения, у работодателя будет 4 месяца, чтобы принять ПВТР
Структура правил внутреннего трудового распорядка
ПВТР обязательно должны содержать пять разделов: порядок приема и увольнения, основные права и обязанности, режим работы, время отдыха и меры взыскания и поощрения. Помимо этого, в документ можно включать отдельные условия, которые иначе пришлось бы включать в каждый трудовой договор. Например, если в организации нет ЛНА об оплате труда, то конкретные даты выплаты зарплаты можно прописать именно в ПВТР. В этом случае не придется дублировать условие в договорах с работниками. И если даты изменятся, достаточно будет внести изменения в ПВТР и ознакомить сотрудников с новой редакцией под подпись.
Рассмотрим обязательные по приказу Роструда разделы ПВТР.
Порядок приема и увольнения работников
Порядок приема и увольнения прописан в главах 11–13 ТК РФ: при составлении раздела в первую очередь ориентируйтесь на них.
Прием. Укажите, какие документы работник должен представить при трудоустройстве, какой договор с ним заключают, какие приказы издают, в каких случаях заключается срочный трудовой договор (ст. 61, 65 ТК РФ).
В разделе о приеме важно добавить положение о праве работника наравне с трудовой книжкой получать сведения о трудовом стаже. Это изменение вносится в связи с внедрением электронных трудовых книжек и обусловлено положениями статьи 66.1 ТК РФ.
Увольнение. Раздел строго регламентирован ТК РФ: работодатель не может внести в ПВТР какие‑то иные основания для расторжения трудового договора. Поэтому в этом разделе можете прописать общую фразу: «Трудовой договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством РФ». Также рекомендую прописать порядок передачи дел при увольнении, правила и сроки оформления обходного листа и другие увольнительные нюансы.
Основные права и обязанности работника и работодателя
Перечислите в ПВТР основные права и обязанности работодателя из статей 21 и 22 ТК РФ и сделайте отсылку к ним. Также включите в этот раздел пункт о порядке индексации, так как закон требует индексировать заработную плату в соответствии с инфляцией. Как именно индексировать зарплату работникам, читайте в статье.
Работодатель может установить дополнительные права и обязанности, например,ДМС или дресс‑код для определенных категорий или всех работников. При этом все условия, прописанные в ПВТР, ни в коем случае не должны ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ.
Улучшить условия труда по сравнению с ТК РФ — можно, ухудшать — нельзя
Режим работы
Подробно пропишите режим работы в вашей организации — его определяет работодатель на свое усмотрение, но суммарное рабочее время за определенный период (не более года) не должно превышать нормы.
Что именно прописать в разделе:
Продолжительность рабочей недели. Например, 5/2 или 6/1, неполная рабочая неделя или неделя с выходными по скользящему графику.
Продолжительность ежедневной работы или смены. Если у вас есть работник, чей режим отличается от стандартного в ПВТР, пропишите этот режим в трудовом договоре или в допсоглашении к нему.
Время начала и окончания работы.
Категории работников с ненормированным рабочим днем.
Количество смен в сутки, если работа сменная.
Порядок введения суммированного учета. Его применяют, если сотрудники работают больше 40 часов в неделю. В ПВТР устанавливают учетный период — например, месяц или квартал — и контролируют, чтобы за него не было переработки сверх нормы.
Если в организации практикуется дистанционный или гибридный формат, то рекомендую вывести информацию об этом в отдельный раздел ПВТР или вообще оформить отдельное положение и там уже указать режим работы с сотрудниками на удаленке. Это связано с тем, что гибрид и дистанционка подразумевают много других нюансов — практично собрать все в одном месте, а не распределять по разным разделам.
В разделе или положении для удаленщиков нужно еще прописать:
вид дистанционной работы (временная, постоянная или комбинированная — теперь все эти формы закреплены в ТК);
порядок и периодичность связи;
порядок обмена документами, в том числе с применением электронной подписи, а также порядок ее получения и использования;
порядок информирования работника о локальных актах, в том числе об отпуске, увольнении.
Время отдыха
Указываем виды времени отдыха, которые работодатель предоставляет работникам, и обязательно — их продолжительность (ст. 107 ТК РФ).
Перерыв: минимальное время — 30 минут, максимальное — 2 часа. Если особенности трудового процесса не позволяют предоставить стандартный обеденный перерыв, регламентируют иные условия для приема пищи и отдыха, но не менее 30 минут.
Выходные дни: обязательный общий выходной по ТК РФ — воскресенье. Второй выходной при пятидневке обычно суббота — это тоже нужно прописать. Если график сменный, то укажите, что выходные предоставляются по графику. Также можно включить допвыходные, например профессиональный праздник.
Отпуск: нужно перечислить не только ежегодный основной отпуск, но и все дополнительные оплачиваемые отпуска. Например, для сотрудников с ненормированным рабочим днем необходимо предусмотреть минимум три календарных дня допотпуска. Если на предприятии есть сотрудники, для которых предусмотрены особые индивидуальные условия предоставления отпуска, — в ПВТР закрепите должности таких работников
Меры взыскания и поощрения
Раздел о дисциплинарной ответственности можно сформулировать кратко: «При нарушении трудовой дисциплины работодатель применяет взыскания, предусмотренные законодательством РФ, ст. 192 ТК РФ». Трудовой кодекс предусматривает три меры: замечание, выговор и увольнение по установленным основаниям. В ПВТР можно дополнительно прописать, за какие нарушения в вашей организации применяется замечание, а за какие — выговор.
Частая ошибка работодателей — внедрять систему штрафов. Это незаконно: в Трудовом кодексе прописаны все возможные варианты привлечения работника к ответственности за нарушения. Применение других мер дисциплинарной ответственности запрещено. О том, как правильно штрафовать работников, рассказала юрист по трудовому праву в другой статье.
В ПВТР также фиксируют способы поощрения: благодарность, премии, почетные грамоты, ценные подарки или присвоение профессиональных званий. Если компания использует и другие формы поощрения, их можно перечислить отдельно или указать, что работодатель вправе применять иные меры мотивации.
Как утвердить ПВТР
Компания может оформить Правила внутреннего трудового распорядка двумя способами. Первый — как часть коллективного договора, включив ПВТР в него отдельным разделом или приложением. Второй — в произвольной форме как самостоятельный акт — это самый распространенный вариант.
Если ПВТР — часть коллективного договора, то отдельный приказ об утверждении ПВТР в этом случае не требуется. Правила вступают в силу вместе с коллективным договором. Если в организации есть профсоюз, то он участвует в разработке и согласовании ПВТР как сторона коллективных переговоров — поэтому отдельная процедура учета мнения профсоюза здесь не применяется.
Если ПВТР — самостоятельный ЛНА, то работодатель утверждает их приказом или проставлением грифа «Утверждено».
Во втором случае при наличии профсоюза нужно обязательно учесть его мнение. Как это происходит: работодатель направляет в профсоюз проект ПВТР на согласование. Профсоюз в течение пяти рабочих дней отправляет в ответ свое мотивированное мнение. После чего у работодателя есть три дня, чтобы обсудить с профсоюзом спорные моменты и попытаться прийти к соглашению.
Когда все вопросы будут сняты, можно принять и утвердить ПВТР. Если к единой редакции прийти не удалось, в протоколе обсуждений фиксируются пункты, по которым не был найден компромисс. После этого работодатель имеет право утвердить ПВТР, а профсоюз — обжаловать его в инспекции по труду.
Если профсоюз не отправил мотивированное мнение в течение 5 дней, работодатель вправе утвердить ПВТР без его согласования.
Как ознакомить работников с ПВТР
Каждый сотрудник должен ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись при приеме на работу — перед подписанием трудового договора. Это требование ст. 22 ТК РФ. Ознакомить под подпись можно несколькими способами.
Создать лист ознакомления и прикрепить его к тексту ЛНА или хранить в личном деле работника. Лист ознакомления обычно оформляют как приложение к правилам.
Добавить упоминание об ознакомлении в текст трудового договора. Этот вариант подходит только для новых работников.
Отдельно вести журнал ознакомления всех работников с данным ЛНА. Это способ подходит, когда в организации трудится много сотрудников.
Создать отдельную графу в конце текста ПВТР. Такой способ удобен, только если в организации до 5 работников и все они находятся в одном офисе.
Как уменьшить нагрузку на отдел кадров
Самый простой и быстрый способ ознакомить работника с ПВТР — разослать документ в электронном виде. Особенно это удобно для дистанционных сотрудников. В системе кадрового электронного документооборота Saby специалист одной кнопкой отправляет ПВТР сразу нескольким работникам: они получают уведомление в системе и подписывают Правила онлайн. Кадровик увидит список подписавших и при необходимости сможет подтвердить факт ознакомления без отдельного журнала.
Если документы содержат «чувствительную» корпоративную информацию — можно запретить скачивание или скрыть документ после подписания
Когда ПВТР нужно менять обязательно
Есть три повода, чтобы незамедлительно поменять правила внутреннего трудового распорядка.
Истекли сроки: их указывают в самом тексте документа или приказе о его утверждении.
Изменилось законодательство или деятельность работодателя.
Выявились ошибки при проверке: инспекция по труду смотрит, чтобы ПВТР были разработаны, утверждены, вовремя подписаны работниками и соответствовали требованиям закона.
Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
Как именно вносить изменения, в ТК РФ не сказано. Если правок мало, то можно составить приказ о внесении изменений в ПВТР и указать в нем: причину, дату, с которой вводятся поправки, мероприятия, которые надо провести и список изменений.
Когда правок много или они масштабные, лучше составить новую редакцию ПВТР. Новую редакцию можно оформить как приложение к приказу о ее утверждении.
Если в организации есть профсоюз, работодатель обязан согласовать с ним изменения: направить проект поправок в ПВТР и обосновать их. После утверждения изменений с новой редакцией ПВТР нужно вновь ознакомить под подпись всех работников, на которых распространяются поправки.
Если в вашей организации правила внутреннего трудового распорядка — не отдельный документ, а приложение к коллективному договору, то тогда внесите изменения в ПВТР в порядке внесения изменений и дополнений, который предусмотрен вашим коллективным договором.
Когда новый документ будет утвержден, ознакомьте ПВТР с работниками. Нормы ТК РФ не устанавливают конкретные сроки ознакомления, но рекомендую сделать это в течение трех рабочих дней с даты утверждения документа.
Обновите ПВТР и автоматически уведомите об этом всех
Чтобы изменить или принять новую редакцию ПВТР или других локальных нормативных актов, можно внести правки в текущие документы прямо в Saby. После этого система автоматически направит новую редакцию выбранным сотрудникам на ознакомление под подпись.
После изменений Saby сохранит предыдущую версию и список подписавшихся — это важно для отчетности и проверок.
Типичные ошибки при разработке ПВТР
Ошибка № 1: используются шаблоны из интернета. В скачанных ПВТР могут указывать режимы работы, которые фактически не применяются, неактуальные должности и подразделения или устаревшие нормы трудового законодательства. Например, до сих пор встречаются правила компенсации переработок для сотрудников с ненормированным днем, которые уже не соответствуют ТК РФ.
Ошибка № 2: правила внутреннего трудового распорядка не согласованы с профсоюзом. Перед тем как проверять структуру ПВТР, инспектор уточнит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали Правила. Согласно ст. 190 ТК РФ работодатель обязан согласовать положения Правил и любые изменения с профсоюзом, если он есть в организации.
Ошибка № 3: не прописана ответственность работодателя. Обычно компании не прописывают в ПВТР положения о своей ответственности: дисциплинарной, моральной и материальной. Чтобы исправить нарушение, продублируйте в ПВТР положения глав 37 и 38 ТК РФ о материальной ответственности и ст. 237 ТК РФ о возмещении работнику морального вреда. Также пропишите порядок привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя компании, руководителей структурных подразделений и их заместителей (ст. 195 ТК РФ).
Ошибка № 4: не закреплен второй выходной день при 5‑дневной рабочей неделе (помимо воскресенья). Работодатель может сам выбрать и закрепить второй выходной — в 99% случаев это суббота. Кроме того, работодатели годами используют одни и те же ПВТР, не учитывая последние изменения о нерабочих праздничных днях в ст. 112 ТК РФ. Чтобы документ был актуальным, включите в ПВТР формулировку: «В случае внесения изменений в статью 112 Трудового кодекса РФ в части определения нерабочих праздничных дней применяются положения указанной статьи с внесенными изменениями».
Ошибка № 5: утверждение неуполномоченным лицом. Перед утверждением Правила внутреннего трудового распорядка нужно проверить устав компании: именно там указано, кто вправе утверждать локальные акты. Частая ошибка — ПВТР подписывает генеральный директор, хотя по уставу это должно делать общее собрание участников.
Штрафы за отсутствие ПВТР
Если ПВТР на предприятии нет, работодателя могут привлечь к административной ответственности и назначить штраф:
для должностных лиц — 1 000–5 000 ₽; при повторном нарушении — 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года;
для лиц, занимающихся предпринимательством без юрлица — 1 000–5 000 ₽; при повторном нарушении — 10 000–20 000 ₽;
для юрлиц — 30 000–50 000 ₽; при повторном нарушении — 50 000–70 000 ₽.
Сколько хранить Правила
Правила внутреннего трудового распорядка должны действовать до того момента, пока компания не ликвидируется или ИП не снимется с учета как предприниматель.
Старые редакции ПВТР, согласно п. 381 Перечня типовых управленческих архивных документов, хранятся 1 год. Срок хранения начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документ или его редакция утратили силу.
Видеоматериалы по теме
