Кадровые документы, которые можно не вести в 2025 году
Инна Иванова, эксперт по КДП, 15+ лет работы в отделе кадров
С каждым годом кадровый документооборот упрощается, но многие работодатели продолжают вести документы, которые больше не обязательны. Это создает лишнюю нагрузку на кадровые службы, увеличивает объем бумажной работы и требует дополнительных ресурсов. В статье разберем, какие бумаги можно исключить, чем их заменить и какие условия нужно соблюсти. Также рассмотрим преимущества перехода на цифровой документооборот.
Читайте, почему можно больше не создавать:
Заявление о приеме на работу
Раньше считалось, что при устройстве на работу нужно писать заявление о приеме. Сейчас это не обязательно. Согласно ст. 65 Трудового кодекса заявление не входит в список обязательных документов при приеме на работу.
Если вы все же хотите получить от будущего сотрудника заявление, проверьте, чтобы информация в нем совпадала с данными в трудовом договоре.
В судебной практике есть иски от кандидатов, которым отказали в работе после подачи заявления. Но по закону работодатель не обязан заключать трудовой договор только из-за заявления. Он сам решает, кого нанять.
Приказ о приеме
Как было: до ноября 2021 прием на работу оформлялся приказом работодателя. Но Федеральный закон № 377‑ФЗ внес изменения в ст. 68 ТК. Давайте сравним: как было и как стало.
| Было | Стало |
|---|---|
| Часть 1: «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» | Часть 1: «Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» |
| Часть 2: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения)» | Часть 2: утратила силу |
Сейчас прием на работу оформляют трудовым договором. Приказ о приеме можно издавать, но это не обязательно.
Если продолжаете издавать приказы, то, во-первых, укажите это в локальных актах — например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. Во-вторых, каждый раз проверяйте соответствие содержания приказа трудовому договору.
Проверяет такое соответствие и ГИТ. П. 7 в проверочном листе (списке контрольных вопросов) прямо так и сформулирован: «В случае оформления работодателем приказа (распоряжения) о приеме на работу его содержание соответствует условиям заключенного трудового договора».
Поэтому отказ от приказов сократит нагрузку на кадровиков и снизит риск ошибок.
Личная карточка Т‑2
C 2021 года документом, который можно не вести, стала и личная карточка Т2. Вот что поменялось:
До 2021 года в личной карточке работник подписывался, что ознакомился с записью в трудовой книжке, по Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Но с 1 сентября 2021 года новый Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н исключил этот пункт.
Личную карточку Т-2 использовали и для воинского учета. Методические рекомендации Генштаба (п. 39) предписывали организациям вести картотеку карточек Т-2 и Т-2ГС (МС) для призывников и запасников. С ноября 2021 года вступил в действие Приказ Минобороны РФ № 700. Теперь воинский учет ведут по карточке гражданина по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции). Раздел II в Т-2 больше не нужен. Использовать карточку Т-2 для воинского учета нельзя.
Раньше за отсутствие личной карточки Т-2 могли оштрафовать. В письме Минтруда России от 24.12.2021 № 14‑6/В‑1487 разъяснено: с 1 сентября 2021 года у работодателя нет обязанности вести личную карточку работника по форме Т-2. Новый порядок ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н) и другие нормативные акты не требуют этого. Контролировать ведение карточек Т-2 инспекция не будет.
Роструд разъяснил, что для кадрового учета можно использовать электронную карточку. Это соответствует ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете», по которой руководитель вправе утвердить форму первичных документов и использовать электронный формат.
Приказ о ежегодном отпуске
Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по графику отпусков. Другого механизма закон не предусматривает.
Основные требования:
- График отпусков утверждают не позднее чем за 2 недели до начала календарного года.
- Работника извещают под подпись о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до даты начала.
Трудовой кодекс не требует заявления на отпуск и приказа по форме Т-6. Эти документы — внутренние инструменты работодателя, но не обязательны по закону.
Что говорят проверочные листы. В пунктах 5 и 6 указано:
- работник должен быть уведомлен о начале отпуска не позднее чем за 2 недели;
- отпуск должен соответствовать графику.
Частая ошибка
Приказ на отпуск часто используют вместо уведомления. Это неверно. По закону уведомляют отдельно. Приказ — лишь бухгалтерский документ для начисления отпускных. Если сотрудник переносит отпуск после подписания приказа, бухгалтерии придется переделывать расчеты.
При уходе в отпуск по графику приказ не обязателен. График и уведомление — достаточная основа для предоставления отпуска и выплаты отпускных. Это подтверждает Роструд в письме от 25.10.2024 № ПГ/20978‑6‑1.
Приказ о переводе
В процессе работы сотрудника возникают ситуации, когда необходим перевод на другую должность или в другое структурное подразделение. Некоторые организации оформляют это приказом о переводе и доп. соглашением к трудовому договору. Но ст. 72 ТК РФ требует для оформления перевода только соглашение сторон в письменной форме. Это же подтверждает ГИТ на своем сайте (вопрос № 158 337 от 08.12.2021). В проверочном листе инспекции также нет требований об обязательном приказе.
Видеоматериалы по теме
