Кадровое делопроизводство: вести самим или отдать на аутсорс
У каждого работодателя есть выбор, как организовать систему кадрового учета: вести внутренними силами или отдать на аутсорс. В этой статье разобрали особенности взаимодействия с подрядчиками по кадровому учету. Обязательно прочитайте, прежде чем нанять аутсорсера для ведения КДП. Статья сохранит вам время, нервы и деньги.
Вы узнаете
Кто может вести кадровый учет компании
Кадровое делопроизводство можно условно разделить на два направления:
- Кадровый учет — поэтапное документирование трудовых отношений сотрудников и работодателя. Где мы в соответствии с законодательством обязаны создавать определенные отчетные формы и в жестко заданные сроки передавать отчеты в соответствующие органы.
Разработка локальных нормативных актов, которые регламентируют трудовые отношения и в свою очередь:
- обязаны быть по законодательству (не могут не быть);
- помогают управлять работой сотрудников и снижать риски для бизнеса (что чаще оказывается ценнее).
Хранение и оперативное использование этих документов по умолчанию входит в понятие «кадровое делопроизводство».
Как правило, обязанность вести КДП возлагается на сотрудников отдела кадров. В небольших компаниях это часто задача бухгалтера и — совсем плохой случай — офис‑менеджера или секретаря (плохой с точки зрения квалификации и смешивания в одной должности совершенно разных видов делопроизводства).
Если у работодателя есть филиалы, часть функций либо делегируется их сотрудникам, либо ведение КДП в полном объеме поручается коллегам из главного офиса. Однако сейчас мы все чаще встречаем еще один формат: создание собственного общего центра обслуживания (ОЦО). По факту это внутренний аналог аутсорсинга, который обслуживает несколько юрлиц одного бренда или группы компаний.
Альтернатива внутреннему ведению КДП — полная или частичная передача на аутсорсинг. Разберем этот формат подробнее.
Что представляет собой ведение кадрового учета на аутсорсе
Как правило, компания‑аутсорсер предлагает определенный набор услуг. На поверку он обычно оказывается далек от того, что представлял себе заказчик под формулировкой «организуем КДП под ключ».
Ведение КДП обычно не включает в себя блок о защите персональных данных. Да, форма согласия предлагается (не всегда), но весь комплекс задач по персданным — отдельная услуга.
То же касается разработки ЛНА, которых у работодателя не может не быть, и форм трудового договора. Отдельная проблема — шаблоны, не адаптированные под вашу специфику. Аутсорсер может использовать уже утвержденную типовую форму, но разрабатывать новые локальные акты — Правила внутреннего трудового распорядка, о дистанционном формате работы и прочее — скорее всего, в рамках «абонентской» платы за ведение учета он не будет. Как правило, это отдельные услуги, так же, как охрана труда, воинский учет, обеспечение пожарной безопасности.
Могут возникнуть сложности с ведением, хранением и учетом трудовых книжек. По закону сотруднику должны выдать оформленную трудовую книжку в день увольнения. Поэтому работодателю стоит не только организовать у себя хранение трудовой книжки, но и назначить ответственного за учет и выдачу. Роль аутсорсера здесь будет заключаться в консультировании внутреннего сотрудника: как правильно оформить запись в трудовой и т.д. Понятно, что если делегировать хранение и учет трудовых книжек аутсорсеру, он вряд ли сможет оперативно выдать трудовую книжку работнику при увольнении.
Делегировать сторонней компании кадровый учет в полном объеме практически невозможно. Во всяком случае, за небольшие деньги. Да и сами договоры с подрядчиками зачастую типовые, и в процессе деятельности работодателя обнаруживаются черные дыры, которые такой договор не закрывает.
Например, заказчик предъявляет аутсорсеру претензию: «Почему мы не подписывали соглашение о вознаграждении автора служебного произведения?», — столкнувшись с требованием далеко не трех копеек от разработчика или уже с иском в суд.
Аутсорсер отвечает: «У нас в договоре речь о кадровом учете, а это — не кадровый учет». И, с юридической точки зрения, он абсолютно прав.
✍️ Пример: работодатель возмущается: «Как так? Нам выписали штраф за передачу персональных данных работников арендодателю. Это было необходимо, чтобы работники могли попасть в офис. А оказывается, мы не могли передавать копию паспорта, которую требовал арендодатель. Да, не все прокачаны в 152‑ФЗ, есть люди, которые специализируются на других вопросах и не знают кухню оформления трудовых отношений с этой стороны».
Аутсорсер отвечает, что договором не предусмотрен контроль за тем, кому и каким образом работодатель передает данные работников. И это не ответственность аутсорсера.
Что надо сделать до подписания договора о ведении КДП с аутсорсером
- Внимательно читайте договор.
Пригласите эксперта по оформлению трудовых отношений, чтобы он посмотрел перечень услуг и разъяснил, что обещает аутсорсер, а что надо будет делегировать кому‑то другому.
Принимая решение о привлечении аутсорсера на ведение КДП, руководитель компании должен четко понимать, какой объем работы по кадровому учету с него снимается и сколько денег он за это отдает.
Оцените качество услуг аутсорсера.
Почему‑то по умолчанию подразумевается, что в компании, предлагающей ведение КДП, сидят суперпрофессионалы. На практике это далеко не всегда оказывается так, хотя квалифицированных услуг на рынке достаточно много. А смысл аутсорсинга ведь именно в том, чтобы нанять более компетентного методолога, который оказывает услуги нескольким, а не одному клиенту.
Как себя обезопасить при работе с аутсорсером
- Поинтересуйтесь образованием и опытом работы экспертов компании и конкретных исполнителей, которые будут вести ваш учет.
- Узнайте, с какими организациями и как долго компания сотрудничала, и попросите рекомендации.
- Включите в договор обязанность аутсорсера предоставлять все данные и документы при ежеквартальных (рекомендуем) или годовых проверках. Проводите их своими силами или привлекайте стороннего контрагента (тут мы сознательно не пишем «организацию», так как проверяющим может быть и физическое лицо по договору).
- Организуйте работу так, чтобы все участники: и внутренние сотрудники отдела кадров и смежных подразделений, и подрядчики‑аутсорсеры — сообщали друг другу о любых обнаруженных отклонениях. Например, если аутсорсер по кадровому учету не получил вовремя данные по охране труда, он должен сообщить об этом работодателю.
✍️ Совет: аутсорсинг кадрового учета решает много проблем, но не абсолютно все. Здесь редко можно отдать все внешним исполнителям и забыть. Скорее, требуется концепция «доверяй, но проверяй».
Отдельного внимания заслуживает вопрос коммуникации с аутсорсерами. Она должна быть максимально прозрачной: фиксируемой и четкой. Должно быть прописано, что конкретно делать и почему, — с обоснованием по закону, а не потому что «всегда так делали».
Кстати, аутсорсинг с качественным информированием — неплохой способ прокачать внутреннего исполнителя до уровня «уже сам могу вести», когда у вас малый бизнес. Вчера у вас был офис‑менеджер, сегодня он прокачался до хорошо подготовленного специалиста по кадровому делопроизводству.
Автоматизируйте кадровый учет, и аутсорс вам будет не нужен
КЭДО от Saby позволяет решать максимум задач кадрового учета, экономить время и избегать ошибок
Кому аутсорсинг может быть полезен
Это небольшие компании, в которых:
- Уже есть адаптированный под специфику работодателя шаблон трудового договора в утвержденной форме и обязательные ЛНА. А также микропредприятия, где может приниматься утвержденный законодательством типовой трудовой договор и большая часть из необходимых ЛНА включены в этот договор и не требуются.
- Все сотрудники работают дистанционно на пятидневке, нет вакансий со скользящим графиком или суммированным учетом разъездных работников и т.п. (а значит, никаких графиков составлять не надо).
- У всех сотрудников либо отказ от ведения трудовой книжки (переход только на ведение в электронном виде сведений о трудовой деятельности), либо в трудовом договоре оговорено, что трудовая книжка работодателем не ведется (доступно для дистанционных работников).
- Нет командировок и ситуаций, когда управленческое решение должно быть принято немедленно, его необходимо сразу реализовать и пробел в ведении документов недопустим.
✍️ Совет: оптимальное решение — сочетать аутсорсинг с регулярной (в идеале — ежеквартальной) проверкой ведения учета внешним или внутренним экспертом.
Резюме
Прежде чем принять решение об аутсорсинге КДП, сформулируйте, какие задачи вы собираетесь решить.
Если снизить количество сотрудников, которые занимаются кадровым учетом внутри организации, — можно отдать линейные, низкорисковые опции (охрана труда, воинский учет и т.д.), а сложные опции оставить штатным сотрудникам.
Все, что касается организации работы с персональными данными, на наш взгляд, должно вестись внутри компании. Каждый сотрудник должен быть обучен работе с персданными. Ни одна сторонняя организации никогда не сможет качественно проконтролировать все эти процессы.
- Полнота аутсорсинга должна проверяться. Помимо кадрового учета, есть смежные сферы, которые влияют друг на друга. Когда работодатель что‑то отдает на аутсорс, он должен понимать, что смежные процессы от этого не пострадают.
- Перед заключением договора необходимо его тщательно изучить. В числе прочего проверить, входит ли в аутсорс разработка ЛНА или только ознакомление работников с уже имеющимися документами.
- Не забывайте, что с точки зрения закона при допущении ошибки аутсорсером ответственность перед работником несет работодатель.
- Существуют отличные системные аутсорсеры, предоставляющие действительно услуги под ключ. Но это — штучный товар, и стоимость их услуг такова, что далеко не каждая компания это потянет. В длинной перспективе дешевле аутсорсинга обойдется цифровизация процессов в бизнесе.
- Наличие кадрового отдела внутри компании позволяет быстро реагировать на текущие ситуации. Цифровизация элементарных функций позволяет одному кадровику вести большое количество людей. А если системно привлекать методологов для разработки ЛНА и шаблонов, давать возможность консультироваться в спорных ситуациях и раз в год проводить проверку в целях не только и не столько контроля, сколько обучения через рекомендации проверяющего, то можно вывести кадровый учет на хороший уровень.
Переходите на КЭДО
Не тратьте время на рутину в кадровом учете. Подключайте Saby
Видеоматериалы по теме
