Воинский учет в организации в 2024 году
С 1 октября 2023 года многократно выросли штрафы за нарушения порядка ведения воинского учета сотрудников: с 5 до 350–500 тысяч рублей. Сумма санкции зависит от нарушения. Чтобы оперативно наладить воинский учет, работодатели задумываются о том, как его автоматизировать. Также увеличился спрос на услуги ведения воинского учета. В статье расскажем, как организовать и вести воинский учет в 2024 году, можно ли передать воинский учет на аутсорсинг и чем поможет программа СБИС.
Что вы узнаете
- Кто обязан вести воинский учет в 2024 году
- Как начать воинский учет в компании
- Как вести воинский учет в компании
- Ответственность за нарушение правил ведения воинского учета
- Как автоматизировать воинский учет организации и работать без ошибок
Если вы хотите разобраться, как вести воинский учет, приходите на курс — научим
Покажем весь процесс от регистрации в военкомате до отчетности
Кто обязан вести воинский учет в 2024 году
Организации обязаны вести воинский учет, если среди работников, с которыми заключен трудовой договор, есть хотя бы один военнообязанный или призывник. Никаких освобождений для компаний малого и среднего бизнеса (субъектов МСП) нет. А вот встать на учет в военкомате рекомендуем всем организациям, независимо от наличия в штате призывников и военнообязанных. Не придется оперативно решать вопрос с постановкой на учет, когда трудоустроите призывника или военнообязанного.
ИП, если читать закон буквально, не должны вставать на учет в военкомат и вести воинский учет. Даже если нанимают военнообязанных и призывников. Несмотря на это, рекомендуем обратиться в свой комиссариат с вопросом о постановке на учет. Военкоматы на местах могут требовать от предпринимателей вести воинский учет. Не будет ошибки, если ИП по своей инициативе будет вести такой учет. Когда с военкоматами заработает электронный документооборот (ожидается к середине 2024 года), высока вероятность, что тогда официально введут для ИП обязанность вставать на воинский учет.
Основания: п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», далее — закон № 53‑ФЗ; п. 17 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, далее — Методические рекомендации; Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда РФ от 28.04.2009 № 13798/08.
Отзыв ученицы курса «Воинский учет для бизнеса»
Галина Гудкова, бухгалтер, прошла курс по воинскому учету от команды Saby. Рассказывает, зачем идти на курс, чем помогло обучениеКто считается военнообязанным или призывником
Воинскому учету подлежат (п. 14 Положения о воинском учете, ст. 22 закона № 53-ФЗ):
Призывники
Это мужчины в возрасте от 18 до 30 лет (до 2024 года — до 27 лет), обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе.
Военнообязанные
Это граждане, пребывающие в запасе. К ним относятся:
- мужчины, пребывающие в запасе;
- граждане, которые не проходили военную службу, так как были освобождены от призыва;
- граждане в возрасте 30 лет (до 2024 года — 27 лет) и старше, которые не проходили военную службу, так как получали отсрочки от призыва или не были призваны по каким‑либо другим причинам;
- женщины, которые имеют военно‑учетные специальности (ВУС). Такие специальности перечислены в приложении № 1 к Положению о воинском учете (например оператор связи);
- окончившие военные кафедры;
- граждане, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
- получившие высшее образование по программам подготовки офицеров запаса, сержантов, старшин запаса, солдат, матросов запаса;
- уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;
- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на такой учет в военных комиссариатах.
Воинский учет нужно вести по всем трудоустроенным призывникам и военнообязанным, в том числе такому учету подлежат:
- удаленные (дистанционные) работники;
- совместители;
- сезонные сотрудники;
- устроенные на неполную рабочую ставку (неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или смену).
По каким сотрудникам не ведется воинский учет
Воинскому учету не подлежат (п. 1 и 15 Положения о воинском учете):
- граждане, которые проходят военную службу;
- женщины без военно-учетных специальностей;
- постоянно проживающие за пределами России;
- сотрудники‑иностранцы независимо от их статуса (временно или постоянно пребывающие в России / постоянно проживающие);
- освобожденные от исполнения воинской обязанности по закону «О воинской обязанности и военной службе»: граждане, признанные не годными к военной службе по состоянию здоровья (п. 4 ст. 23);
- имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки (СВР) и Федеральной службы безопасности (ФСБ);
- лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы.
Как начать воинский учет в компании
Назначьте ответственного за воинский учет
За состояние воинского учета в организации отвечает ее руководитель. Он назначает работника, ответственного за воинский учет. Количество ответственных зависит от численности сотрудников, по которым ведется воинский учет. Из таблицы ниже можете узнать, сколько сотрудников должно заниматься воинским учетом в вашей компании. И при каком условии они могут работать по совместительству. Если в организации 2 и более сотрудников, ведущих военный учет, создайте отдельное подразделение: военно‑учетный стол (п. 9, 18 и 19 Методических рекомендаций).
Требования к количеству специалистов по воинскому учету
| Сколько работников компании подлежит воинскому учету | Сколько специалистов по воинскому учету должно быть в компании |
|---|---|
| Менее 500 | Минимум 1 сотрудник. Может работать по совместительству. То есть в этом случае для ведения воинского учета необязательно выделять отдельного работника. Например, ответственным может быть бухгалтер, кадровик или секретарь |
| От 500 до 2000 | Минимум 1 отдельный сотрудник |
| От 2000 до 4000 | Минимум 2 отдельных сотрудника |
| На каждые последующие 3000 | Минимум 1 отдельный сотрудник |
Оборудуйте рабочее место ответственным сотрудникам: отдельное помещение и железные шкафы для хранения документов (п. 21 Методических рекомендаций).
Предусмотрите должность (новый отдел — при его создании) в штатном расписании. Разработайте должностную инструкцию либо внесите информацию о трудовой функции в трудовой договор или допсоглашение к нему.
Поможем малому бизнесу восстановить воинский учет, если не вели
Курс по воинскому учету
Поставьте организацию на учет в военкомате
Сначала обратитесь в администрацию своего города (населенного пункта), чтобы вашей организации присвоили регистрационный номер. Затем подайте в комиссариат (далее также — военкомат) по месту регистрации компании (п. 22, 37 и 39 Методических рекомендаций):
- Копии учредительных документов.
- Карточку организации по форме 18. В каждом регионе может быть свой шаблон такой карточки, поэтому целесообразно уточнить этот момент в своем военкомате. Если шаблон не установлен, можно использовать форму из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39‑ВА.
- Приказ об организации воинского учета.
- План работы по воинскому учету.
Как вести воинский учет в компании: инструкция по ведению воинского учета
Собирайте информацию о сотрудниках для ведения воинского учета
При трудоустройстве каждого сотрудника проверяйте его отношение к воинской обязанности. У военнообязанных на странице 13 паспорта может стоять соответствующий штамп военкомата и обычно на руках военный билет. Если у соискателя нет документов воинского учета и статус сотрудника непонятен, работодателю целесообразно запросить информацию самостоятельно в комиссариате. Если принимаете военнообязанного или призывника, о котором точно известно, что он не стоит на воинском учете, сразу подайте в военкомат соответствующие сведения. Нельзя отказывать в трудоустройстве по причине отсутствия у сотрудника документов воинского учета (информация Роструда от 21.06.2023).
На каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету, заводите карточку по форме № 10. Создайте картотеку карточек по правилам из пп. 34 и 35 Инструкции Министра обороны РФ. Если работник снимается с воинского учета (достиг предельного возраста пребывания в запасе или не годен к военной службе по состоянию здоровья), храните его карточку отдельно. И поставьте на ней соответствующую отметку: «Дата. Снят с воинского учета по возрасту (состоянию здоровья)» (Порядок ведения и хранения карточек).
Отчитывайтесь в военкомат
Сдавайте в военкомат сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету. Срок — 5 рабочих дней со дня их приема на работу или увольнения. До 5 августа 2023 года такие сведения подавали в 2‑недельный срок (подп. «а» п. 32 Положения о воинском учете).
Сдавайте в военкомат сведения о призывниках и других военнообязанных, которые не стоят на воинском учете. Срок — 3 рабочих дня со дня выявления такого сотрудника. До 4 августа 2023 такие сведения подавали в 2‑недельный срок (ст. 4 закона № 53‑ФЗ).
Отвечайте на запросы военкомата. Срок направления запрашиваемых сведений — 2 недели после получения запроса. Например, у компании могут запросить сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, или списки молодежи в возрасте 15–16 лет. До 5 августа 2023 эту информацию предоставляли все работодатели по умолчанию (в сентябре и до 1 ноября соответственно) (подп. «б» п. 32 и п. 34 Положения о воинском учете).
Сообщайте в военкомат об изменениях в личных данных сотрудника. Сведения подавайте, если меняется семейное положение, образование, состояние здоровья, место жительства (пребывания), структурное подразделение, в котором работает сотрудник, или должность. Срок подачи данных — 5 рабочих дней со дня изменения соответствующих сведений. До 5 августа 2023 года такие сведения подавали в течение 2 недель (подп. «е» п. 32 Положения о воинском учете, Порядок сообщения об изменениях).
Ежегодно перед новым годом сдавайте в военкомат карточку учета организации по форме 18, план работы по воинскому учету. Точные сроки ежегодной отчетной кампании уточняйте на местах заранее. Не затягивайте с этой задачей. Военкомат может установить период сдачи ежегодных отчетов, например, на октябрь — ноябрь.
Также рекомендуем уточнить в своем военкомате про необходимость сдавать дополнительные отчеты, узнать сроки их сдачи и реквизиты форм, так как общих унифицированных бланков допотчетов может не быть. Так, например, организации, которые ведут бронирование работников, дополнительно сдают отчет по форме № 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе. Также — сведения по форме № 19 об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время.
Актуализируйте документы воинского учета. Например, если меняете ответственного за воинский учет, обновите внутреннюю документацию и согласуйте изменения с военкоматом.
Обеспечивайте явку сотрудников в военкомат по требованию
Информируйте работника о полученных на него повестках. Военкомат может направить на адрес компании повестку. Работодатель должен оповестить сотрудника о ней и выдать ее под подпись. Если работник откажется от получения — составить акт. На время посещения военкомата сотруднику надо предоставить оплачиваемый выходной по среднему заработку (подп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете, ст. 6 закона № 53‑ФЗ).
Ежегодно сверяйте данные воинского учета
Сверяйтесь с работниками. В карточке сотрудника по форме 10 содержится информация не только по воинской обязанности, но и личная: семейное положение, образование, состав семьи и другое. Всю информацию надо сверять с работниками не реже, чем 1 раз в год (подп. «г» п. 32 Положения о воинском учете). Проводить сверку с работниками можно на бумаге или посредством электронного документооборота (ЭДО). Дату сверки определяете сами.
Сверяйтесь с военкоматом. Проводить сверку информации с военкоматом надо не реже, чем 1 раз в год (подп. «д» п. 32 Положения о воинском учете). Конкретную дату и сроки сверки утверждает комиссариат. Чтобы провести сверку, подайте в военкомат список сотрудников. В ходе сверки уточняются данные, указанные в разделе 2 карточки по форме 10, и личная информация (п. 36 Инструкции Министра обороны РФ). По итогам сверок заполняйте Журнал проверок.
Ответственность за нарушение правил ведения воинского учета
В КоАП РФ предусмотрены штрафы за отдельные нарушения в области воинского учета. Причем с 1 октября 2023 года штрафы значительно увеличили.
Штраф для малого предприятия, включая микропредприятие, назначается в размере половины той суммы, которая прописана в КоАП для юрлиц. Чтобы применить это послабление, на момент совершения правонарушения нужно числиться в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (ст. 4.1.2 КоАП РФ).
Военные комиссары вправе выписать штраф в течение 3 лет со дня, когда было совершено нарушение (ч. 1 ст. 4.5 и ст. 23.11 КоАП РФ).
Штрафы для компаний за ошибки в воинском учете
| Нарушение | Сумма штрафа, руб. | Основание — статья КоАП РФ | |
|---|---|---|---|
| До 1 октября 2023 | С 1 октября 2023 | ||
| Не представили в военкомат в установленный срок список сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет |
|
| Ст. 21.1 |
| Не представили в военкомат или представили с опозданием сведения, необходимые для ведения воинского учета. Например, информацию о принятых на работу или уволенных сотрудников‑военнообязанных |
|
| Ст. 21.4 |
| Не подали в военкомат (в том числе по запросу военкомата) или подали несвоевременно иные сведения или информацию по воинскому учету |
| Такие же санкции, как до 1 октября 2023 | Ст. 19.7 |
Не оповестили сотрудника о повестке из военкомата, в том числе электронной, либо вовремя не отпустили сотрудника в военкомат. Если речь идет о повестке на мобилизацию, оштрафуют по другой статье — 19.38 КоАП (см. ниже) |
|
| Ст. 21.2 |
| Своевременно не оповестили сотрудника о повестке на мобилизацию либо вовремя не отпустили сотрудника на сборные пункты, в воинские части |
|
| Ст. 19.38, ч. 1 |
Какие ведомства контролируют воинский учет
Воинский учет у организаций контролируют военные комиссариаты. Кто еще может проверить компанию на правильность ведения воинского учета, можете узнать из нашей таблицы (п. 33 Положения о воинском учете, пп. 55–57 Инструкции Министра обороны РФ).
Роструд (трудовая инспекция, ГИТ) не вправе проверять ведение воинского учета в организации (информация Роструда от 20.03.2024).
Проверяющее ведомство Как компания узнает о начале проверки Военные комиссариаты Военный комиссариат (местная администрация) сообщит дату проверки руководителю организации не позднее 31 декабря перед годом проверки Органы местного самоуправления (МСУ) Штабы военных округов и военные комиссариаты субъектов РФ (в рамках проверки подчиненных военных комиссариатов субъектов РФ и военных комиссариатов) Военный комиссариат сообщит дату проверки руководителю организации не позднее чем за 5 рабочих дней до начала мероприятия Центральные органы военного управления Вооруженных Сил РФ (в рамках проверки штабов военных округов и военных комиссариатов субъектов РФ или по отдельным планам)
Как часто проверяют воинский учет организаций
Проверять учет могут (п. 3 Приложения № 1 к Методическим рекомендациям, п. 57 Инструкции Министра обороны РФ):
- минимум 1 раз в 3 года — в организациях с численностью работающих до 500 человек;
- ежегодно — в организациях с численностью работающих более 500 человек.
Проверки могут быть:
- плановые — по графику проверок, который военкомат утверждает на каждый год;
- внеплановые.
Ведение воинского учета: законодательная база
Какие законы регулируют воинский учет
Правила воинского учета содержатся в нескольких законах:
- от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
- от 26.02.1997 № 31‑ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
- от 31.05.1996 № 61‑ФЗ «Об обороне».
Также этот вид учета регулируют:
- Положение о воинском учете (утверждено постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
- Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (утверждена приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700).
- Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утверждены Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
Виды воинского учета
Воинский учет бывает двух видов: специальный и общий (п. 16 Положения о воинском учете).
По большинству граждан ведется общий воинский учет.
На специальном воинском учете состоят:
- военнообязанные, которые в установленном порядке бронируются за органами госвласти, местными администрациями (органами МСУ) или организациями на периоды мобилизации, военного положения и в военное время;
- проходящие службу в органах внутренних дел (ОВД), войсках национальной гвардии РФ, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно‑исполнительной системы, органах принудительного исполнения РФ на должностях рядового и начальствующего состава.
Как автоматизировать воинский учет организации и работать без ошибок
Выбирайте бухгалтерские программы, в которых можно работать с воинским учетом. Например СБИС. В программе:
- Автоматически заполняется:
- карточка учета военнообязанного (призывника) по форме 10;
- основные отчеты, которые нужно сдать в военкомат (карточка учета организации по форме 18, сведения о приеме на работу и увольнении военнообязанных (призывников), сведения об изменении личных данных сотрудников, списки для сверки).
Просто внесите в программу личные данные работника. Можете распечатать формы прямо из системы. Если меняете личные данные работника, карточка работника по форме 10 обновляется автоматически.
- Можно за пару кликов сформировать и скачать реестр сотрудников, которые подлежат воинскому учету. С таким реестром легко проводить обязательную ежегодную сверку данных воинского учета. Достаточно сотрудникам самостоятельно проверить сведения в таком реестре. Если какая‑то информация по работнику изменилась — запросите у него подтверждающие документы и внесите корректировки в учет.
Сведения о воинском учете в СБИС
- Можно выпустить усиленную квалифицированную подпись работнику, который ведет воинский учет в компании. Такая подпись понадобится для визирования электронных документов, когда в 2024 году военкомат начнет принимать сведения онлайн через Госуслуги. А уже сейчас можно организовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) с сотрудниками, если вы до сих пор обмениваетесь документами с персоналом на бумаге.
Попробуйте вести воинский учет в СБИС бесплатно 14 дней
Видеоматериалы по теме
