Что такое КЭДО: как работает и кому подходит
Ежедневно в компаниях создают и подписывают сотни кадровых документов: приказы о переводах, отпусках и командировках, поощрения и дисциплинарные взыскания, локально-нормативные акты. На их обработку, пересылку и хранение тратятся огромные ресурсы.
Но сегодня уже не обязательно тонуть в бумаге, чтобы вести учет кадровых документов. Согласно Трудовому кодексу, этот процесс можно полностью перевести в цифровой формат. О том, что такое кадровый электронный документооборот, сколько можно на нем сэкономить и существуют ли риски — расскажем в статье.
Что вы узнаете
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде. При кадровом ЭДО документы существуют только электронно и не дублируются на бумажных носителях.
Заверяют электронные документы с помощью электронной подписи: одной кнопкой на компьютере или в смартфоне. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы с сотрудниками онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и ГПХ
Возможности сервиса КЭДО
Вести документы без бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.
«КЭДО — это способ навести порядок в документообороте и избежать рисков при проверке. Вы всегда будете видеть, какие документы подписаны, а какие нет. Можно настроить любое количество каналов для уведомления сотрудника: на почту, по смс, в Telegram — чтобы сотрудник точно увидел документы. Можно настроить так, чтобы этап закрылся и вернулся обратно в кадровую службу, если в течение какого-то времени сотрудник не подписал документ».
Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»
Легко контролировать задачи. Чтобы документ подписали несколько человек, не приходится обходить каждого из них — достаточно настроить маршрут согласования. Система сама проведет задачу по исполнителям и проследит за сроками. Всегда можно увидеть, на какой стадии находится документ.
За пару минут оформлять отпуска и отгулы. Кадровому специалисту не нужно собирать предложения о желаемых датах отпусков, а потом искать пересечения в эксель-таблицах. Система сама напомнит сотрудникам о том, что нужно спланировать отпуск. Работники подают заявление со смартфона или компьютера. Руководитель видит пересечения дат по всему отделу и согласовывает или отправляет на доработку.
Массово подписывать инструкции. Система сама собирает инструкции и регламенты для нового сотрудника: подписать их можно одной кнопкой, с мобильного телефона или компьютера. Если инструкция изменилась, она вернется на повторное подписание. Наглядно видно, кто подписал, а кто еще нет.
«Если вы просто переходите на КЭДО, вы закроете только два этапа ознакомления: подписание и хранение. Вам все равно придется руками собирать и отправлять сотруднику документы.
Но в СБИС есть отдельный раздел «Инструкции», куда компания может загрузить все свои документы и настроить на каждом этапе, должен ли сотрудник его подписать или просто ознакомиться. Настраивается отдел, должность, подразделение. И когда мы сотрудника принимаем на работу или переводим в новое подразделение, система автоматически собирает комплект документов. Вы полностью избавляете себя от ручного труда».
Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»
Безопасно хранить архивы в облаке. Электронные кадровые документы тоже надо хранить. Только для этого не нужно загромождать целые помещения. Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и на компьютерах. Найти любой файл в электронном архиве можно за несколько секунд.
Безопаснее, чем в сейфе
КЭДО от СБИС соответствует 152‑ФЗ «О персональных данных». Имеем сертификацию ФСБ и ФСТЭК. Регулярное резервное копирование
Что говорит закон
С кадровыми документами можно работать в электронном виде с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). Оформлять электронные документы нужно в соответствии с едиными требованиями, установленными Минтрудом России (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ).
Работодатели могут выбирать, остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Какие документы можно подписывать по КЭДО
Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы — больше 160 видов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Но есть исключения.
Что обязательно дублировать на бумаге
- приказ об увольнении;
- акт н-1 о несчастном случае на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда;
- бумажные трудовые (для тех, кто не перешел на электронную);
- сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Что переводят в ЭДО чаще всего
- документы, связанные с отсутствиями сотрудников на работе (отпуска, отгулы, больничные);
- командировки;
- документы дистанционных работников — от оффера до увольнения;
- локально-нормативные акты (ЛНА) и инструкции;
- переводы, расчетные листки, приказы.
Как подписывать документы по КЭДО
Документы по КЭДО заверяются электронной подписью. Это аналог подписи на бумаге, который имеет такую же юридическую силу. Электронные подписи бывают трех видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Они отличаются уровнем защиты.
| Вид подписи | Описание | Что подписывают | Для кого подойдет |
|---|---|---|---|
| Простая электронная подпись (ПЭП) | Самая ненадежная: после подписания документ можно изменить. Получить можно самостоятельно при регистрации в информационной системе | Внутренние документы: заявления на отпуск, приказы о работе в выходные дни. Нельзя подписать трудовой договор, согласие на перевод, приказ о дисциплинарном взыскании | Линейные сотрудники |
| Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) | Показывает изменения в документе, поэтому подходит для внутреннего и внешнего документооборота. Выдается в удостоверяющих центрах | Приказы, инструкции, заявления, справки. Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика | Все сотрудники |
| Квалифицированная электронная подпись (КЭП) | Самая надежная, имеет полную юридическую силу. Выдается только в аккредитованных удостоверяющих центрах. | С помощью КЭП подписывают документы от лица организации. Можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи | Кадровые специалисты и руководители |
СБИС поддерживает все типы электронных подписей. Чтобы выпустить подпись, нужно прийти в любой офис Тензора с паспортом и СНИЛС или подать заявку на сайте.
Выпуск НЭП входит в стоимость КЭДО от СБИС
При подключении сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС вам не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей
Преимущества КЭДО
Для работодателя
| Экономия денег. С переходом на КЭДО уходят траты на бумагу, печать, канцтовары, курьерские услуги по пересылке документов. Крупным компаниям больше не нужно содержать помещения для хранения огромных архивов. В зависимости от размера предприятия экономия на одного сотрудника составит от одной до нескольких тысяч рублей в год | 11,8 млн ₽ сэкономила при переходе на КЭДО компания «МСП Банк» |
| Ускорение всех процессов. Подписать любой документ можно парой кликов. Проще строить коммуникацию между филиалами: обмениваться документами, принимать на работу сотрудников. Время на обработку и пересылку документа сокращается с нескольких дней до нескольких минут | Благодаря КЭДО кадровые менеджеры оптимизируют работу примерно на 50%, руководители — на 20% |
Имидж компании. Сегодня сложно представить прогрессивную компанию, которая продолжает вести дела только на бумаге. Организации, переходящие на цифровые технологии, выглядят более привлекательными для потенциальных сотрудников и клиентов. Бизнес-процессы становятся более прозрачными, компания избавляется от лишней бюрократии.
«Изменилось в корне все. Если зайти к нам офис — он раньше был заставлен шкафами Bisley, картотеками, завален папками... А сейчас у нас стоит шикарный стол с пальмой, мы стали проводить больше корпоративных мероприятий: тренингов, тимбилдингов».
Елена Калганова, менеджер направления Департамента управления персоналом «МСП Банка»
Для сотрудников
Экономия времени. Чтобы получить подпись, не нужно бегать за начальником и терять время в очередях. Подать заявку на отпуск или отгул можно прямо с телефона. Это особенно актуально для удаленных работников: им не нужно специально приезжать в офис, чтобы улаживать дела с документами. Руководитель может подписать документ даже в отпуске, имея с собой только смартфон.
«Раньше нам требовалось около 3 недель, чтобы согласовать кандидата, проверить его на благонадежность. Сейчас это занимает несколько минут».
Елена Калганова, менеджер направления Департамента управления персоналом «МСП Банка»
Безопасность информации. Электронные документы не теряются и не портятся. Передаются по защищенным каналам, посторонние не могут получить к ним доступ.
Доступ к личным данным 24/7. В любой момент сотрудник может посмотреть расчетные листки по заработной плате или даты ближайшего отпуска.
Что нужно для перехода на КЭДО
Переход на КЭДО в среднем занимает 3 месяца. С чего начать переход:
- Подготовить внутренние документы — создать положение об электронном документообороте, составить ЛНА и соглашения с сотрудниками. Там должны быть прописаны сроки перевода организации на КЭДО, данные о выбранном сервисе, список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.
- Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Выбирать нужно ту систему, которую легко интегрировать с уже работающими в компании программами. Большим преимуществом будет понятный интерфейс и качественное сервисное обслуживание. Сервис должен работать со всеми видами цифровых подписей и гарантировать безопасность данных.
- Выбрать подпись. Выбор зависит:
- от информационной системы, в которой вы будете работать;
- категории сотрудников (дистанционные или офисные);
- вида документов, которые вы будете подписывать (возможно, вы выберете перевести на КЭДО только часть документов, для их заверения хватит ПЭП).
Образцы внутренних документов
Получите шаблоны документов, необходимых для легализации КЭДО в компании
Что такое КЭДО: коротко
- Простыми словами, КЭДО — это возможность оформить отпуск, заказать справку у бухгалтера или поставить подпись на любом кадровом документе, не вставая с рабочего места. При кадровом ЭДО документы существуют только электронно и не дублируются на бумаге.
- Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.
- Переход на кадровый ЭДО сокращает время на обработку и подписание документов с нескольких дней до нескольких минут.
- Электронные документы заверяют электронной подписью: с компьютера или телефона. Существует три вида подписей с разной степенью защиты: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
- Необходимо уведомить сотрудников о переходе на кадровый ЭДО. Если работник не согласен — его документы нужно продолжить вести в бумажном виде.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы с сотрудниками онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и ГПХ
Частые вопросы
-
Кому стоит внедрять КЭДО и почему?
В первую очередь внедрение КЭДО выгодно для крупных компаний с филиалами в разных городах. В таких организациях каждый день создают, подписывают и пересылают тысячи документов. Вести их в бумажном виде — долго и громоздко. Документы теряются, в них часто допускают ошибки. Электронный кадровый документооборот поможет свести эти проблемы к минимуму. Коммуникация станет быстрой и прозрачной.
Переход на кадровый ЭДО также подойдет компаниям, в которых много дистанционных сотрудников. Им не придется ездить в офис, чтобы поставить подпись, или по несколько дней ждать документы по почте.
«Есть заблуждение, что на КЭДО переходят только крупные компании. В большинстве случаев это так. Но, например, в компании Laukar IT 4 удаленных сотрудника, еще 6 в офисе — для них было критично быстро подписывать документы, и они перешли на КЭДО».
Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»
-
Как подготовить команду к переходу на кадровый ЭДО?
Любые нововведения вызывают сопротивление, особенно если людям приходится менять привычный порядок работы. Поэтому прежде чем переходить на кадровый ЭДО, нужно начать плавно информировать сотрудников. Нельзя просто ставить людей перед фактом.
Заранее расскажите сотрудникам, как переход на кадровый ЭДО облегчит их работу, освободит от рутины и лишней траты времени. Проводите обучающие беседы и презентации — чтобы сотрудники постепенно привыкали к системе, осваивали новые навыки и избавлялись от предубеждений.
«Больше всего вопросов у сотрудников возникает про электронную подпись: "А если кто-то возьмет ипотеку с помощью моей подписи, подпишет какой-то договор?"
Важно объяснить, что при использовании КЭП это теоретически возможно. Но когда мы используем НЭП (она выдается в рамках системы, хранится в облаке, подписывается соглашение на ее использование для КЭДО) — ею физически подписать договор ипотеки невозможно. Сотрудники этого часто не понимают, поэтому до них это обязательно нужно доносить».
Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор»
Эффективнее всего — разработать систему мотивации и поставить четкие KPI, чтобы замотивировать сотрудников переходить на КЭДО.
«Основной объем подписаний с работниками мы провели за пару месяцев. Потому что заранее объяснили преимущества, а руководители были вовлечены в процесс внедрения. Кроме того, мы использовали геймификацию: назначали призы за каждого подключившегося.
Сейчас у нас 98% новых сотрудников сразу подключаются к системе, при том что в год мы принимаем около 2 тысяч человек».
Степан Лысенко, HR-директор «Страхового Дома ВСК»
-
Что делать, если сотрудники против перехода?
Взять у сотрудников соглашение на переход на КЭДО — обязательно. Если работники не хотят переходить на кадровый ЭДО, их документы придется продолжить вести в бумажном виде.
«Из 500 сотрудников у нас было всего 11, которые были против перехода на КЭДО. Через год их осталось только 4, потому что сами работники прорекламировали СБИС своим коллегам.
Многим нашим кадровым специалистам за 50: они привыкли вести дела на бумаге, но перестроились. И им это нравится — теперь они вовремя уходят домой».
Елена Калганова, менеджер направления Департамента управления персоналом «МСП Банка»
-
Кому стоит внедрять КЭДО и почему?
Если вы хотите перейти на КЭДО, сохранив свою учетную систему, можно настроить интеграцию. В СБИС есть готовые модули интеграции для популярных учетных систем 1С и SAP и открытый API для остальных.
Видеоматериалы по теме
