Электронный кадровый документооборот: законы и судебная практика

Подборка судебной практики по КЭДО

После появления в Трудовом кодексе РФ статей о КЭДО работники в судах ссылаются на 3 основных довода:

1. Работник не давал согласия на КЭДО.
2. Работодатель не ознакомил его с ЛНА о КЭДО.
3. Работник не пользовался информационной системой работодателя или электронной подписью.

Задача работодателя в таких трудовых спорах — представить суду доказательства, что он исполнил обязанности, предусмотренные ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и не нарушил федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1. Работник не давал согласия на КЭДО

• Нельзя знакомить работника электронно с приказом о выговоре, если он не подписывал согласие на КЭДО

  Суть спора. Работник оспаривает приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Работодатель подписал приказ электронной подписью, направил работнику на электронную почту.

  Выводы суда. Работник не давал согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Поэтому приказ направлен с нарушением ст. 193 ТК РФ.

  Решение. Иск работника удовлетворить, приказ признать незаконным.

  Апелляционное определение Оренбургского облсуда от 11.05.2023 по делу 33-3150/2023, Решение Первомайского райсуда Оренбургской области от 13.01.2023 по делу 2-11/2023.

• Нельзя запрашивать объяснения по проступку электронно, если работник не давал согласия на КЭДО

  Суть спора. Работник оспаривает приказы об объявлении выговора и увольнении за неоднократное нарушение трудовых обязанностей. Работодатель запросил у него объяснения по проступку электронно, а он не давал согласия на электронное взаимодействие, как того требует ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ.

  Выводы суда. Факт осуществления трудовой деятельности посредством ЭДО не свидетельствует о согласии, поскольку в силу императивного указания закона письменное согласие работника является обязательным условием для возможного ознакомления с приказами работодателя. Работодатель нарушил процедуру привлечения, не доказал истребование у работника объяснений, не доказал получение у работника письменного согласия на взаимодействие с работодателем.

  Решение. Работника восстановить, приказы признать незаконными, взыскать 302 тысячи рублей за 5 месяцев вынужденного прогула.

  Определение 6 КСОЮ от 15.06.2023 № 88-12460/2023 по делу № 2-6607/2022, Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 29.03.2023 по делу № 33-2411/2023.

2. Работодатель не ознакомил с ЛНА о КЭДО

• Нельзя уведомлять о сокращении электронно, если работник не ознакомлен с Положением о КЭДО

  Суть спора. Работник оспаривает сокращение. Работодатель направил уведомление о сокращении посредством электронного функционала «1С Документооборот» и электронной почты.

  Выводы суда. Нельзя принять электронное уведомление, «поскольку ЛНА о введении ЭДО в порядке, предусмотренном ст. 22.2. ТК РФ, работодателем не принимался».

  Решение. Работника восстановить.

  Апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 10.04.2023 по делу 33-4969/2023, Решение Вахитовского районного суда г. Казани от 25.11.2022 по делу 2-9558/2022.

• Можно направлять электронно уведомление об изменении ТД, если работника ознакомили с Положением об ЭДО

  Суть спора. Работодатель направил электронно уведомления об изменении условий труда, об отсутствии вакантных должностей, приказ об изменениях условий и прекратил трудовой договор в связи с несогласием работника продолжать трудовые отношения в новых условиях. Работник оспаривает увольнение, утверждает, что не отказывался от продолжения работы письменно, уведомлять электронно было нельзя.

  Выводы суда. При приеме на работу истец заключил соглашение об использовании НЭП, ознакомился с Положением об ЭДО, по которому должен знакомиться с направленными в системе КЭДО документами в течение 1 рабочего дня. Работник в системе КЭДО направил ответ «не согласен» в ответ на электронное уведомление об изменении условий труда, что приравнивается к бумажному оформлению согласия, исходя из норм ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Является исчерпывающим действием со стороны работника, позволяющим достоверно утверждать, что работник не был согласен продолжать трудовые отношения в новых условиях.

  Решение. Работнику отказать.

  Решение Верхнеуслонского районного суда Республики Татарстан от 24.05.2023 по делу 2‑266/2023. Решение обжалуется.

• Даже приказ об увольнении может быть электронным, считают отдельные суды

  Суть спора. Работник оспаривает увольнение по собственному желанию. В том числе указывает, что приказ об увольнении был подписан после увольнения.

  Выводы суда. Приказ об увольнении был подписан электронной подписью, в дальнейшем собственноручной. Подписание приказа электронной подписью руководителя не может расцениваться судом как нарушение порядка издания приказа об увольнении. Работник приказ подписал, возражений не высказал, заявление об увольнении не отозвал.

  Решение. Работнику в восстановлении отказать.

  Решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми по делу 2‑2178/2023, Определение Верховного суда Республики Коми от 29.05.2023 по делу 33‑4394/2023.

3. Работник не пользовался информационной системой работодателя

• Работодатель не доказал, что дистанционный работник получил уведомление и приказ об увольнении

  Суть спора. Дистанционщика уволили в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Работник утверждает, что не получал приказ об увольнении и уведомление о не прохождении испытательного срока. Работодатель настаивает, что все документы направил электронно, в информационной системе.

  Выводы суда. Работодатель не представил достоверные доказательства, свидетельствующие об ознакомлении дистанционного работника с приказом.

  Решение. Увольнение незаконно, работника восстановить.

  Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 20.03.2023 по делу 33-1951/2023.

• Работник пользовался системой КЭДО впервые, поэтому электронное заявление об увольнении сформировал ошибочно

  Суть спора. Работник оспаривает увольнение, говорит, что не подавал электронное заявление об увольнении по собственному желанию, смс‑коды в программу КЭДО не вводил, передал их работодателю. Был уверен, что работодатель с помощью кодов смс заполняет за него заявление об оплате больничного.

  Выводы суда. Работодатель выдал работнику электронную подпись удаленно, с помощью кодов смс. Работник не подписывал на бумаге заявление на выпуск электронной подписи. Заявление об увольнении можно подавать электронно, но работника на работе восстановить. Поскольку работодателю надлежало выяснить причины увольнения, учитывая, что заявление об увольнении было подано на следующий день после поступления работнику приглашения в систему, в день выдачи УНЭП, и могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы КЭДО.

  Решение. Работника восстановить.

  Определение 9 КСОЮ от 08.12.2022 по делу 88-10853/2022, решение Ленинского райсуда ЕАО от 20.01.2023 по делу 2-33/23.

• Система КЭДО зафиксировала открытие документа, поэтому суд посчитал работника ознакомленным с приказом

  Суть спора. Работник оспаривает приказ о выговоре за несоблюдение правил пожарной безопасности. Утверждает, что ответственным за пожарную безопасность не является, поскольку его не ознакомили под подпись с приказом о назначении его ответственным.

  Выводы суда. Ознакомление работника с приказом «в письменном виде под подпись не требовалось», поскольку в организации имеется система электронного документооборота, по должностной инструкции работник обязан систему проверять и считается ознакомленным с заданием, если в программе стоит статус «прочтено».

  Решение. Работодатель прав, работнику отказать.

  Решение Череповецкого городского суда от 10.05.2023 по делу 2‑923/2023, Определение Вологодского областного суда от 29.08.2023 по делу 33‑4222/2023.

Основные выводы судов по спорам с КЭДО

Суды признают электронные кадровые документы законными доказательствами, если КЭДО введен по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ и соблюдены требования закона об электронной подписи.

Из судебной практики по ЭКДО следуют ключевые выводы:

• Электронный формат сам по себе не является нарушением, решающее значение имеет соблюдение процедуры.

• Отсутствие согласия работника на КЭДО или доказательств ознакомления с ЛНА почти всегда ведет к проигрышу работодателя в суде.

• Суды оценивают не вид подписи, а обстоятельства ее использования: момент подписания, получение документа, фиксацию действий работника.

• Неквалифицированная электронная подпись принимается судами, если ее применение оформлено соглашением с работником об электронном взаимодействии и ЛНА о введении в компании кадрового ЭДО.

• Технические логи и журналы действий важны и нужны для доказывания факта направления и получения документов.

• Статус «прочтено» без дополнительных доказательств недостаточен для подтверждения ознакомления.

• Смешение бумажного и электронного документооборота без регламента, без правовых оснований, установленных в ЛНА, увеличивает риски для работодателя.

Подход судов можно свести к одному принципу: при КЭДО работодатель должен доказать понятную и проверяемую цепочку действий, а не просто наличие электронной подписи.

Частые ошибки работодателей при КЭДО

В большинстве трудовых споров суды находят проблемы не в самой системе КЭДО, а в том, как работодатель ее использует. Типовые ошибки повторяются из дела в дело.

• Отсутствие оформленного согласия работника на КЭДО или невозможность доказать факт его получения, даже если сотрудник фактически пользовался системой.

• Неознакомление работников с локальными актами о КЭДО, либо формальное принятие положения без подтверждения, что работник знал правила электронного взаимодействия.

• Использование электронных подписей без правового основания: неподходящий вид ЭП для конкретного документа или отсутствие соглашения о порядке ее применения.

• Отсутствие или неполнота технических доказательств: журналов действий, логов системы, данных о времени отправки, получении и подписании документов.

• Опора только на статус «прочтено» без процедуры отказа от подписания и без фиксации действий конкретного пользователя.

• Смешение бумажного и электронного документооборота без четких правил, когда невозможно определить, какой формат считается приоритетным.

• Недостаточное обучение работников работе с системой КЭДО, из-за чего суды принимают доводы о технических ошибках и непонимании последствий электронных действий.

Итог один: даже формально законный КЭДО не защищает работодателя, если процедуры не зафиксированы и не подтверждены доказательствами.

Покажем, как КЭДО в Saby помогает работодателю

Увидите, как происходит подписание электронных приказов, выпуск электронной подписи работникам, какие документы остаются у кадровика.

Записаться на демо

Как избежать трудовых споров по КЭДО

В спорах с электронными кадровыми документами задача работодателя — представить суду доказательства, что он исполнил обязанности, предусмотренные ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и не нарушил федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». И тут многое зависит от того, правильно ли работодатель перевел работников на КЭДО и какие действия сотрудника умеет фиксировать информационная система. Как перейти на КЭДО за 5 шагов — рассказали в статье.

Не забудьте:

1. Ознакомить работника с положением о КЭДО.
2. Уведомить работника о переходе на КЭДО, как того требует ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ и указано в локальном нормативном акте работодателя.
3. Получить от работника согласие о переходе на КЭДО.
4. Сохранить документ об ознакомлении с ЛНА, уведомление и согласие работника.
5. Выбирать надежную информационную систему для КЭДО.

Информационная система, в которой вы осуществляете электронное взаимодействие с работниками, должна обеспечивать максимальную защиту работодателя. Например, возможность выгрузки журналов действий, отслеживание действий работника. Тогда в случае спора работодатель сможет подтвердить факты отправки, доставки документов, работы с документом для конкретного пользователя.

Как подготовить систему КЭДО к возможному трудовому спору. Алгоритм для работодателя

Возможные шаги кадрового специалиста:

1. Проверьте правильность введения КЭДО: наличие согласий работников на КЭДО, ЛНА о КЭДО, листов ознакомлений с ЛНА.

2. Актуализируйте ЛНА о КЭДО: сравните фактически оформляемые электронно документы с перечнем из вашего ЛНА.

3. Оцените процедуру выдачи ЭП и идентификации работника на соответствие закону 63-ФЗ об электронной подписи.

4. Фиксируйте документально бездействие работника или его отказ от подписания электронного документа. Настройте этот процесс в системе КЭДО и/или пропишите в ЛНА.

5. Настройте логирование действий работников в системе КЭДО.

6. Организуйте архивное и резервное хранение электронных кадровых документов и логов.

7. Обучите и зафиксируйте обучение работников правилам пользования системой КЭДО

Этот пошаговый порядок действий для работодателей, применяющих КЭДО, похож на порядок проведения аудита при внедрении КЭДО. Фактически кадровому специалисту нужно заранее выстроить доказательственную базу, а для этого сравнить требования закона с вашими фактическими и электронными процессами.

👉  Как провести аудит кадровых процессов перед внедрением КЭДО

✅ Чек‑лист: как снизить риски споров по КЭДО

• Принят и действует локальный акт о КЭДО (Положение, ПВТР, колдоговор).
• Работники ознакомлены с ЛНА о КЭДО под подпись, есть подтверждение ознакомления.
• Получено письменное согласие работников на переход на КЭДО. Кроме случаев, когда согласие не обязательно.
• Вид электронной подписи соответствует типу кадрового документа и требованиям ТК РФ. 👉 Как выбрать ЭП для работников.

• Заключены соглашения о порядке использования электронной подписи (для ПЭП, НЭП).
• Информационная система фиксирует все действия работника: отправку, получение, открытие, подписание документов.
• Хранятся логи, журналы действий и технические доказательства с возможностью выгрузки.
• Предусмотрена процедура отказа от подписания и фиксации уклонения работника.
• Закреплены правила смешанного документооборота (если часть документов ведется на бумаге).
• Работники обучены работе с системой КЭДО, факт обучения зафиксирован.

Перед внедрением и при проверке КЭДО убедитесь, что выполнены все пункты. Если по каждому пункту у компании есть документ или техническое подтверждение, тогда отстоять позицию работодателя при трудовом споре с КЭДО будет проще.