Электронный документооборот в сфере охраны труда
«Разве документы по охране труда можно подписывать электронной подписью?» — басом возмутился специалист по охране труда Алексей Геннадьевич. «Это же запрещено!» — поддержала его кадровик Наталья.
На самом деле коллеги правы и не правы одновременно. Документы по охране труда можно подписывать электронно — за исключением двух. В статье раскрываем подробности и даем инструкцию по переводу документов по охране труда в электронный документооборот.
Вы узнаете
Что говорит закон
Работодатель может подписывать электронно все документы по охране труда, кроме двух видов.
Электронный документооборот в сфере охраны труда разрешают:
- Трудовой кодекс в ст. 214.2;
- подзаконные акты, упоминающие ЭДО для конкретных видов документов;
- Роструд.
Откуда появилось мнение, что документы по охране труда нельзя подписывать электронно?
Ст. 214.2 Трудового кодекса РФ, разрешающую ЭДО в области охраны труда, ввели законом от 2 июля 2021, а применять начали позже — с 1 марта 2022. За это время в ноябре 2021 приняли и тут же начали применять ст. 22.1 ТК РФ о кадровом ЭДО и документах-исключениях по охране труда.
Из-за новой ст. 22.1 многие решили, что ст. 214.2 ТК РФ ей противоречит и ЭДО к охране труда применять нельзя. Для устранения неразберихи законодатель уточнил ст. 214.2 ТК РФ — и с 14.07.2022 она звучит так: «Работодатель имеет право вести электронный документооборот в области охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом».
Для применения ЭДО в сфере охраны труда нужно ввести в компании кадровый электронный документооборот по правилам ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ. Как это сделать, мы, конечно же, тоже рассказали, но ниже.
Документы‑исключения. Что по ОТ подписывать электронно нельзя
ЭДО в сфере охраны труда ограничивает ст. 22.1 Трудового кодекса. По ней два типа документов по ОТ нельзя подписывать электронно.
1. Акты о несчастном случае на производстве
Акты о НС по установленным формам н-1, н-1ПС, н-1ЧС могут быть оформлены только в бумажной форме и при необходимости представлены в комиссию по расследованию несчастных случаев. При этом другие документы, связанные с несчастным случаем, комиссия примет в электронном виде. Это прямо установлено в п. 29 Положения об особенностях расследования несчастных случаев 223н.
2. Журналы регистрации инструктажей по охране труда
В законе написано так: не распространяются правила электронного документооборота на документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, в том числе лично подписываемых работником. К этим документам относятся журналы регистрации инструктажей по охране труда.
Журналы бывают 5 видов по пп. 8, 12 Правил обучения по ОТ № 2464:
- Журнал регистрации вводного инструктажа;
- Журнал регистрации первичного инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации повторного инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации внепланового инструктажа на рабочем месте;
- Журнал регистрации целевого инструктажа.
Журналы разрешено называть иначе и вести по форме работодателя. Вместо журналов могут быть: личные книжки работника, личные карточки сотрудников или иной способ документирования проведенного инструктажа по охране труда, как указал Минтруд и подтвердил Роструд.
В любом случае документы должны предусматривать место для даты проведения инструктажа, подписи инструктируемого, инструктирующего и подписываться на бумаге.
Заполнять и вести журналы регистрации инструктажей по ОТ можно на компьютере, главное их потом распечатать, чтобы работники могли в них расписаться, как пояснял Роструд.
«Не думайте, что раз журналы инструктажей по ОТ запрещено подписывать электронно, то и электронный документооборот для охраны труда не нужен. Это не так. Журналы инструктажей по ОТ составляют малую часть документов, которые приходится оформлять и подписывать в компании.
Я веду электронный документооборот в системе Saby и уверен, что за ЭДО в сфере охраны труда будущее», — делится Николай Малков, ведущий специалист по охране труда и технике безопасности компании «Тензор»
Какие документы по ОТ подписывать электронно можно
Список документов в сфере охраны труда, доступных для электронного подписания в системе кадрового электронного документооборота, очень большой. Мы привели в качестве примера основные.
Журналы по охране труда
Выше мы выяснили, что журналы регистрации инструктажей по ОТ надо подписывать у работников на бумаге. Но есть и другие виды журналов, в том числе по другим видам инструктажей, которые можно подписывать с работниками электронно с помощью системы для кадрового ЭДО.
📄 Примерный перечень журналов по охране труда, которые можно подписывать электронно
- Журнал учета обучения по охране труда.
- Журнал учета выдачи инструкций по ОТ для работников.
- Журнал учета инструкций по охране труда для работников.
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
- Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр.
- Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу.
- Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках.
- Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках
- Журнал регистрации нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасности.
Этот вид журнала прямо разрешено вести в электронной форме с применением автоматизированных систем и использованием электронной подписи. См. п. 6.6 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок 903н от 15.12.2020.
- Журнал трехступенчатого контроля соблюдения требований охраны труда.
- Журнал регистрации предрейсовых (предсменных) медицинских осмотров.
- Журнал регистрации послерейсовых (послесменных) медицинских осмотров.
- Журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию транспортных средств.
- Журнал учета выдачи водителям путевых листов.
- Журнал испытаний абразивного и эльборового инструктажа.
- Журнал осмотра пневматического инструмента.
- Журнал приемки и осмотра лесов и подмостей.
- Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям.
- Журнал учета и содержания средств защиты.
- Журнал испытаний средств защиты из диэлектрической резины.
- Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему.
- Журнал учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений.
- Вахтенный журнал для рабочих люльки, работающих на подъемнике.
- Журнал регистрации профессиональных заболеваний.
- Журнал регистрации огневых работ.
- Журнал учета работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту зданий и сооружений.
📄 Можно ли подписать электронно документы о прохождении инструктажей по чрезвычайным ситуациям и инструктажей по пожарной безопасности?
Да. Роструд подтверждает возможность электронной регистрации инструктажей по чрезвычайным ситуациям, пожарной безопасности, присвоению 1 группы по электробезопасности для неэлектротехнического персонала.
Правила и инструкции по охране труда
- Инструкции по охране труда и листы ознакомления
Для электронного ознакомления с инструкциями работодатель может использовать листы ознакомления, журнал учета выдачи инструкций по ОТ или разместить на корпоративном портале компании инструкции, непосредственно связные с трудовой деятельностью работника.
В коротком видео рассказали, как ознакомить работника электронно с инструкциями по ОТ и реализовать ведение охраны труда в электронном виде.
- Правила по охране труда
Правила утверждаются с помощью листа согласования. Его подписывает разработчик, юридический отдел, специалист по ОТ, при этом лист может быть электронным. На это прямо указывает п. 15 приказа Минтруда от 29.10.2021 772н: «В случае использования работодателем системы электронного документооборота лист согласования подписывается с учетом настроек маршрута согласования».
Документы по спецоценке условий труда. СОУТ
Возможность подписывать документы по СОУТ электронно подтверждают отдельные приказы и законы.
- Положение о системе управления охраной труда
Работники подтверждают ознакомление с Положением, подписывая лист ознакомления или файл с текстом ЛНА.
- Отчет о проведении специальной оценки условий труда
Отчет составляют в форме электронного документа. Его подписывают члены комиссии и председатель КЭП или НЭП, что следует из ч. 2 ст. 15 закона 426-ФЗ от 28.12.2013 «О СОУТ».
- Ознакомление работников с результатами проведения СОУТ
Работодатель организует ознакомление работников с результатами проведения СОУТ на их рабочих местах под подпись, как указано в ч. 5.1. ст. 15, п. 4 ч. 2 ст. 4 закона 426-ФЗ от 28.12.2013 «О СОУТ».
При этом работники могут подтверждать ознакомление с результатами проведения спецоценки с помощью любого вида электронной подписи: КЭП, НЭП, НЭП «Госключ» или ПЭП. С этим согласен Роструд.
- Приказ о создании комиссии по спецоценке
- График проведения спецоценки
- Перечень рабочих мест, которые подлежат спецоценке
- Протокол заседания комиссии по спецоценке
Документы по оценке профессиональных рисков
- Приказ о проведении оценки профессиональных рисков.
- Протокол комиссии по оценке профессиональных рисков.
- Отчет об оценке профессиональных рисков.
- Карты оценки уровней профессионального риска.
- Листы ознакомления с картой оценки уровней профессионального риска.
Приказы по ОТ
Например, можно оформлять электронно и подписывать у работника по ЭДО электронной подписью такие приказы:
- Приказ об утверждении программы вводного инструктажа по охране труда.
- Приказ о проведении вводного инструктажа по охране труда.
- Приказ об утверждении программы первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте.
- Приказ об утверждении перечня профессий и должностей работников, освобожденных от первичного инструктажа по охране труда.
- Приказ о проведении обучения требованиям по охране труда, проверки знания требований охраны труда работников и создании комиссии для ее проведения.
- Приказ о создании комитета (комиссии) по охране труда.
- Приказ о назначении ответственных лиц за соблюдение охраны труда.
📄 Можно ли в приказе о назначении ответственных за соблюдение ОТ указать только должность?
Роструд считает, что нельзя. В приказе должно быть указано, кого работодатель назначает ответственным за охрану труда.
Пример из судебной практики. Работодатель знакомил с приказом электронно и выиграл спор.
Работнику объявили выговор за несоблюдение правил пожарной безопасности.
Работник оспорил выговор в суде. Он не признавал себя ответственным за соблюдение правил ПБ, из‑за того что приказ о назначении был электронным и под подпись работнику не вручался.
Суд встал на сторону работодателя, поскольку в организации имелась система электронного документооборота. По должностной инструкции работник обязан систему проверять и считается ознакомленным с заданием, если в программе стоит статус «прочтено».
Решение Череповецкого городского суда от 10.05.2023 по делу 2‑923/2023, Определение Вологодского областного суда от 29.08.2023 по делу 33‑4222/2023.
Документы по СИЗ
- Личная карточка учета выдачи СИЗ
Если вы ведете учет выдачи СИЗ в электронном виде, вести карточки на бумажном носителе не нужно. В карточке вместо личной подписи работника указывают номер и дату документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором есть физическая или электронная подпись работника. Это предусмотрено пп. 25–27 Правил обеспечения работника средствами индивидуальной защиты из Приказа Минтруда 766н от 29.10.2021.
- Список профессий и должностей, которым необходимо выдавать СИЗ
- Перечень СИЗ, смывающих или обезвреживающих средств, подлежащих выдаче
- Журнал учета и содержания СИЗ
👆 Какие документы по охране труда должны быть в организации на примере ресторана
Экономьте бумагу и время с помощью КЭДО
Запишитесь на демоконсультацию. За 30 минут покажем, как происходит электронное подписание документов по охране труда.
Как переводить документы по ОТ на ЭДО. Инструкция
Для того чтобы подписывать документы в сфере охраны труда в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, нужно ввести в компании кадровый электронный документооборот. Порядок введения определяют ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.
Если кратко, то инструкция по переводу документов по охране труда на электронное подписание следующая. Все происходит в три этапа.
1. Подготовить внутренние документы
В положение о КЭДО внесите перечень документов по охране труда, которые будете подписывать электронно.
2. Получить согласие сотрудников
Не нужно получать согласие у работников, которые не имели трудового стажа на 31.12.2021
Основание — ч. 7 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ
3. Выдать работникам электронные подписи
Для ЭДО в сфере охраны труда подойдут квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи.
После внедрения ЭДО в компании начинайте подписывать электронно документы по охране труда и любые другие кадровые документы.
👆 Как выбрать информационную систему для ведения ЭДО в сфере охраны труда: 4 критерия
Можно ли внедрять ЭДО в сфере охраны труда поэтапно
Можно и даже нужно. В кадровом делопроизводстве необязательно отказываться от всех типов бумажных документов одним днем. Например, вы можете перевести на электронное подписание только документы по проведению оценки профрисков или ввести электронный документооборот только для одного отдела. Обычно работодатели начинают цифровизацию охраны труда с документов по СОУТ.
Самое важное и полезное отличие ЭДО от привычного бумажного оформления — это скорость. По оценке одного из наших клиентов — ведущего медиахолдинга России, при КЭДО всего за один день можно подписать сотни кадровых приказов и дополнительных соглашений.
Кадровый электронный документооборот от Saby (СБИС)
Подписывайте кадровые документы онлайн. 5 видов ЭП, готовая интеграция с 1С, SAP, Босс кадровик, API. Оцифруем более 160 кадровых документов.
Популярные вопросы
-
Можно ли проводить инструктажи по охране труда дистанционно?
Можно. Проведение инструктажей допускается с применением дистанционных технологий. Но документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, должны подписываться лично работником.
Скачивайте подборку ответов Роструда по дистанционным инструктажам.
«Вижу, что некоторые компании максимально цифровизуют охрану труда», — делится личным опытом юрист Ксения Корчагина. «С инструкциями, приказами по ОТ работник знакомится электронно, подписывает их НЭП. Инструктажи по ОТ проходят дистанционно по видеосвязи. А для соблюдения требования о бумажном оформлении результатов инструктажа компании поступают так:
- Инструктор фиксирует на видео инструктаж и то, как работник подписывает на бумаге журнал или личную карточку сотрудника.
- Работник отправляет подписанный документ инструктору Почтой России.
- Инструктор, получив документ, подписывает и проставляет дату проведения инструктажа».
-
Можно ли журналы инструктажей по ОТ подписать квалифицированной подписью?
Нельзя. Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по ОТ, в том числе лично подписываемых работником, подписывают исключительно на бумажном носителе, напомнил Роструд.
-
Нужно ли ставить дату инструктажа в журналах, если она указывается автоматически в штампе электронной подписи инструктирующего или инспектируемого?
Дату нужно поставить. Поскольку форма журнала определена в приказе МЧС и там предусмотрена строка для даты инструктажа.
-
Какие риски, если в журнале будут три разные даты: инструктажа, подписания инструктирующего, подписания инспектируемого?
Дата инструктажа должна совпадать с датой приема, иначе инструктаж считается непроведенным.
-
От какой даты считать следующий инструктаж? От даты, которая указана в журнале в качестве даты инструктажа, от даты подписания инструктирующим или от даты подписания инструктируемым?
Все даты должны совпадать. Поэтому дата, от которой отсчитывается следующий инструктаж, будет общей.
-
Есть ли риски, если дата инструктажа, указанная в журнале, будет отличной от даты подписания инструктирующим или инспектируемым? Если да, то какие.
Работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штраф — от 110 до 130 тысяч ₽.
Видеоматериалы по теме
