Командировки и авансовые отчеты в 2024
В статье рассказываем
Почему важно отличать командировку от поездок и разъездной работы
Поэтому когда работник ездит в командировку на 1 месяц, неделю в отпуск и потом опять на 1 месяц в командировку, то, скорее, у него работа вахтовым методом, а не командирование. А значит, по заявлению работника суд может взыскать с работодателя надбавку за вахту, оплату за фактически отработанное время. Вахтой считается работа, отвечающая критериям ст. 297 ТК РФ, даже если работодатель вахтовый метод не вводил, поясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014.
В командировке работник получает:
Среднюю зарплату, а не оклад.
Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.
Командировочные расходы — суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.
С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.
Чтобы фирмы просто так не уклонялись от уплаты взносов и НДФЛ, не ущемляли работников, налоговые органы и инспекции труда проверяют работодателей. Поэтому важно отличать командировку от просто поездки.
Не являются командировкой:
- Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это служебная поездка работника, чья работа осуществляется в пути.
- Поездка курьера, водителя. Это служебная поездка работника, чья работа имеет разъездной характер.
- Работа на вахте.
- Поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
- Поездки сотрудника, оформленного по договору на оказание услуг, договору ГПХ, самозанятого.
Признаются командировкой:
- Однодневные поездки в другой город, если они не являются регулярными. Иначе Минтруд считает это не командировкой, а работой с разъездным характером. Например, для электромонтеров, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
- Поездки в обособленное подразделение головной организации, если по трудовому договору местом работы указано «обособленное подразделение». (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
- Поездка дистанционного работника в офис работодателя, если он расположен в другом городе (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).
Топ-5 ошибок при оформлении командировок и авансовых
Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки
Работник купил в интернете и принес бухгалтеру поддельный бензиновый чек. Бухгалтер включил чек в авансовый отчет, принял сумму в налоговом учете. При проверке налоговая выявит недействительность чека, не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.
Как избежать: сравнить суммы и название товара в чеке работника с данными налоговой. Для этого на сайте налоговой укажите данные вашего чека.
Проверку чеков можно автоматизировать в Saby (СБИС). Программа по фотографии чека проверяет его достоверность на сайте налоговой, вносит данные в авансовый отчет и отправляет бухгалтеру на согласование.
Ошибка № 2. Кадровик неверно определяет срок командировки
Работник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровик оформил приказ о командировании со 2 марта. Расходы на оплату билета налоговая не признает командировочными.
Как избежать: Оформлять командировку со дня вылета. В примере это 1 марта.
Ошибка № 3. Руководитель не описал в документах цель командировки
Начальник устно поручил работнику посетить 10 клиентов, а тот был только у 2. Работнику объявили выговор. Суд отменил дисциплинарное взыскание, поскольку цель командировки нигде не зафиксирована.
Как избежать: Устанавливать и четко описывать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.
Ошибка № 4. Не учитывают «льготы» на отказ от командировки
Работница отказывается ехать в командировку. Ей объявляют выговор, а она только потом сообщает о праве на отказ от командировки, приносит справку о беременности и пишет жалобу в инспекцию труда.
Как избежать: Прописать в ЛНА компании, что работник может принести документы о праве на льготы при направлении в командировки.
Ошибка № 5. Документы о командировках оформляют на бумаге и ксерокопируют чеки
Бухгалтер, работник, его начальник оформляют до 9 видов бумажных документов: служебное задание, план командировки, приказ о командировке, командировочное удостоверение, авансовый отчет, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, приказ о продлении командировки и т.д.
Как избежать: Перевести командировки в электронный вид.
Вебинар «Электронное оформление командировок»
Что такое командировка, чек-лист по оформлению командировок и как перейти на электронное оформление командировокЭтапы оформления командировки
Чек‑лист по оформлению командировки:
- Выберите сотрудника
- Согласуйте условия командировки
- Издайте приказ о командировании
- Оплатите
- Получите отчет
Далее рассказываем подробно про каждый этапоформления.
1. Выберите сотрудника
В командировку нельзя отправить беременную. У многодетного папы надо спросить согласие на командирование и предупредить о праве отказаться от командировки. Если эти правила нарушить, тогда по жалобе работника инспекция труда может наказать. Штрафы для компании 30–50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Некоторые кадровики включают в положение о командировании фразу об обязанности работника письменно сообщить о наличии льгот при направлении в командировку, чтобы не упустить наличие льготы и не забыть спросить согласие. Кто-то из работодателей спрашивает согласие у всех работников подряд, чтобы не тратить время на выяснение права на льготу.
Пример формулировки ЛНА для снижения ответственности
Работники, имеющие право на отказ от направления в служебную командировку и те, кого законами РФ запрещено направлять в служебные командировки, предоставляют в отдел кадров работодателя документы, подтверждающие это право.
Каких работников нельзя отправлять
Категория Основание Беременные Ст. 259 ТК РФ Лица до 18 лет Ст. 268 ТК, исключение — артисты, художники, творческие работники Работающие по ученическому договору Ст. 203 ТК РФ У каких сотрудников надо получать согласие
Категория Основание Женщины с детьми до 3 лет Ст. 259, 264 ТК РФ Родители с детьми-инвалидами Родитель, единолично воспитывающий ребенка до 14 лет Опекун ребенка до 14 лет Родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель вахтовик Многодетные родители с детьми до 18 лет Осуществляющие уход за больным членом семьи Инвалиды Ст. 167 ТК РФ Работник в отпуске. Нужно согласие на вызов из отпуска Ч. 2 ст. 125 ТК РФ
2. Согласуйте условия командировки и размер аванса
Работнику надо выдать аванс в любой день до начала командировки. Размер аванса зависит от цены билетов, жилья и сроков командировки. Работник может поехать на своей машине или общественном транспорте. На день или месяц. Жить в гостинице 5 звезд или ограничиться хостелом.
Для описания условий командировки работодатели применяют служебные записки, сметы, путевые листы. Их можно оформлять по любой форме, потому что они не обязательные. Часто служебную записку составляет сам работник, визирует его руководитель и директор компании. После согласования документы направляют в бухгалтерию для выплаты аванса.
Согласовывать параметры командировки удобнее всего электронно, потому что не появляется лишних бумаг, сохраняется переписка, в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится заявка на командировку.
Согласовывать можно и на бумаге, и устно, но такой способ не подойдет крупной компании. Потому что чем больше в компании работников, тем больше людей участвует в процессе согласования командировки и тем больше времени он отнимает.
3. Издайте приказ о командировании и ознакомьте с ним работника
Издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись. Если категория сотрудника льготная, получите у него согласие на командирование и предупредите о праве отказаться от командировки.
Приказ — это единственный обязательный документ о направлении в командировку. Служебное задание, командировочное удостоверение не требуется оформлять с 2015 года (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).
Приказ оформляйте по собственной форме или Т-9. Если отправляете в командировку несколько человек, подойдет форма Т-9а. В приказе укажите основные параметры поездки:
Цель поездки.
Это может быть: установка и наладка оборудования, производство гарантийного ремонта, участие в судебном заседании, участие в переговорах, презентация продукта компании, инвентаризация, установление наличия всех материальных ценностей.
- Вид транспорта.
- Продолжительность в календарных днях.
Даты отъезда — возврата.
Некоторые работодатели издают приказ с открытой датой завершения командирования. Это неправильно, поскольку противоречит понятию командировки из ст. 166 ТК РФ. Недавно Роструд напомнил, что за такое нарушение работодатель может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как считать срок командировки
Срок служебной командировки — это период со дня выезда до дня приезда из нее, согласно абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Но есть нюансы.
Представьте, самолет вылетает 2 марта в 00:05. Чтобы попасть на самолет, работник выезжает в аэропорт 1 марта в 21:00. Какой день будет днем начала командировки — 1 или 2 марта?
Тут все зависит от места расположения аэропорта. Днем начала командировки будет 2 марта, если аэропорт расположен в черте города. И 1 марта, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Это правило установлено в абз. 3 п. 4 вышеупомянутого Положения о служебных командировках и касается станций, пристаней.
Как учитывать рабочее время
Если работник выезжает в командировку в воскресенье, нужно оформлять привлечение к работе в выходной. Так считает Верховный суд РФ в решении ГКПИ2002-663 от 20.06.2002 и Роструд в письме № ПГ/37602-6-1 от 24.01.2020.
4. Оплатите командировку
Зарплата
В командировке работник получает среднюю зарплату, а не оклад. Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.
Командировочные расходы
Командировочные расходы — это суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.
С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Как оплатить командировку, что входит в суточные, какими документами подтвердить расходы на наем квартиры — читайте в статье.
Не нужно платить суточные при командировках на 1 день. Это связано с тем, что по ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные выплачиваются с целью возмещения расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Как указал Верховный суд в решении ГКПИ05-147 от 04.03.2005, выплату суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках).
5. Оформите отчет о командировке
После возвращения из командировки работник должен отчитаться. Тут возможны 2 вида отчетов: для кадровика и бухгалтера.
Отчет о командировке. Это не обязательный документ по закону, но работодатели его оформляют. Отчет пригодится кадровику, чтобы объявить работнику выговор за невыполнение служебного задания. Пригодится бухгалтеру, чтобы компенсировать затраты на проезд по бензиновым чекам. Компенсация ГСМ сотруднику, как сэкономить на налогах и бензине — читайте в статье.
Авансовый отчет. Это обязательный документ, отчет о потраченных суммах по форме АО-1 «Авансовый отчет». Срок предоставления авансового отчета 3 рабочих дня по п. 26 Положения о служебных командировках.
К авансовому отчету прикладываем документы, подтверждающие затраты на проезд и проживание.
Расходование суточных подтверждать не нужно. Чеки о покупке чая и булочки на вокзале требуются, только если по локальному акту работодателя он компенсирует затраты на еду в командировках.
Как согласовать авансовый отчет
- Работник вписывает в авансовый отчет информацию из чеков, билетов — наименования, даты, суммы. Как сотруднику оформить авансовый отчет самостоятельно по фотографиям чеков.
- Руководитель проверяет отчет и приложенные к нему оригиналы чеков, билетов на предмет целевого расходования средств.
- Бухгалтер проверяет правильность оформления отчета.
Увы, часто все 3 пункта вынужден делать бухгалтер.
Оформить авансовый отчет по фотографиям чеков
Saby (СБИС) умеет заполнять авансовый отчет по фотографиям и сканам. Он перенесет наименование товаров, цены из чеков в авансовый отчет. Сам проверит достоверность чека на сайте налоговой и сообщит бухгалтеру, если чек поддельный. А еще согласует авансовый отчет с руководителем и бухгалтером.
Подробнее
Пошаговая инструкция для перехода на электронное оформление командировок
5 листов бумаги и час времени тратят бухгалтеры на оформление одной командировки. Авансовый отчет, чеки, билеты в копиях, чтобы не выцвели; приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, план командировки, командировочное удостоверение, отчет о командировке, служебная записка, путевой лист, приказ о продлении командировки и т.д.
Все документы о командировании можно создавать, подписывать и хранить электронно. Это сэкономит не только бумагу, но и время на подписание.
Электронное оформление документов о командировах разрешают:
- ст. 22.1–22.9 Трудового кодекса РФ о кадровом электронном документообороте;
- ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете о возможности оформлять и подписывать электронными подписями электронные авансовые отчеты;
- п. 4 ст. 1.2 закона о ККТ об электронных кассовых чеках.
Для перехода на электронное оформление
командировок вам потребуется
Подготовьте внутренние документы: положение о КЭДО и уведомления сотрудникам
Выберите электронные подписи для сотрудников
Простая и усиленная, на телефон или в облако.
Менеджер Saby (СБИС) подскажет, какая подойдет в вашем случае.
Запускайте документооборот
Поможем внедрить, если нужно — обучим персонал.
- Готово! Подписывайте документы электронно.
Больше о переводе командировок в электронный вид — читайте в нашей статье.
Видеоматериалы по теме
