Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине
Менеджер едет к клиенту на личном автомобиле. Работодатель компенсирует ему затраты на бензин и машину — 3000 рублей в месяц. А по закону может учесть в расходах по налогу на прибыль только 1200 рублей.
Курьер развозит пиццу на личной машине. Говорит, что проехал 100 км, а фактически только 50. Работодатель вынужден оплатить ему за 100 км.
Разбираем, как не тратить деньги и время на оформление бумажек и соблюсти закон.
В статье расскажем
Расходы при разных схемах
Работодатели по-разному оформляют выплаты работникам за бензин и содержание машины. От способа оформления зависит размер налогов и риски.
- Черный нал.
Некоторые работодатели платят работникам наличкой. Может быть, это и удобнее для расчетов, но наличные средства нужно где-то брать и на выплаты нельзя уменьшить налоги.
- Компенсация по ст. 188 Трудового кодекса РФ.
Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать. Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1200 рублей.
- Аренда автомобиля у сотрудника.
По договору аренды затраты на бензин арендованного автомобиля можно полностью принять в расходы по налогу на прибыль. Но если автомобиль украдут, возмещать его стоимость придется работодателю.
- Аренда с экипажем.
По договору аренды авто с экипажем за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.
Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных способах оформления. Во всех случаях работник получит на руки 3500 рублей. При аренде с экипажем 575 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.
| Черный нал | Компенсация | Аренда | Аренда с экипажем | |
|---|---|---|---|---|
| ГСМ (компенсация работнику по чекам) | 3500 | 3000 | 3000 | 3000 |
| Допвыплаты сотруднику | 0 | 500 | 575 | 575 |
| Страховые взносы | 0 | 0 | 0 | 86 |
| НДФЛ | 0 | 0 | 75 | 75 |
| Возьмем в расходы | 0 | 1200 | 3575 | 3661 |
| Экономия по налогу на прибыль | -240 | -715 | -732 | |
| Заплатили государству налоги и СВ | -240 | -640 | -571 | |
| Всего затраты* | 3500 | 3260 | 2935 | 3004 |
* Здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т. к. работник получает на руки 3500 рублей независимо от выбранного способа.
Способ 1. Черный нал
Компенсировать затраты работника можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.
Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ и страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15% налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов...»
При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.
Способ 2. Компенсация
Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.
Как оформить. Потребуются документы:
- Соглашение с работником.По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде соглашения к трудовому договору, но и сделать в формате приказа руководителя. Минфин формат приказа признает.— Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы). Письмо Минфина РФ № 03-03-01-02/140 от 16.05.05.
- Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.
Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.
- Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.
- Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь.
Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте проверку в СБИС.
Как это работает? Сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.
Способ 3. Аренда автомобиля
Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.
Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой вид договора предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб работнику возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.
Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.
Как оформить. Потребуются документы:
- Договор аренды авто.
- Акт приема-передачи автомобиля.
- Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
- Ежемесячные отчеты об использовании авто.
Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.
Документы с работником можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.
Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем
Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и за услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.
Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы — с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.
Как оформить. Потребуются документы:
- Договор аренды авто с экипажем.
- Приказ об утверждении норм расхода топлива.
Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.
- Ежемесячный акт оказанных услуг.
Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.
Подведем итог
При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.
Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система проверит путь по геометкам, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.
Видеоматериалы по теме
