Автоматизация торговли: как вести учет в розничном магазине
Любой владелец розничного бизнеса задумывается об автоматизации торговли. Даже ларек на рынке уже не может позволить себе вести продажи в тетрадке. Сегодня разберемся в том, из чего состоит процесс автоматизации магазина и как вести учет.
Что вы узнаете
Плюсы автоматизации магазина
Автоматизация магазина розничной торговли — это переход кассиров, товароведов и бухгалтеров от ручной работы к использованию специального оборудования (POS-терминалов, кассовых компьютеров, сканеров штрихкодов и др.) Это позволяет избавиться от рутинных процессов, ускорить обслуживание и упростить сдачу отчетности.
Задумались об автоматизации розничного магазина?
Внедрение СБИС — от 1 дня.
Быстрее фиксировать продажи
При сканировании штрихкода товар автоматически добавляется в чек. Стоимость весовых товаров рассчитывается при взвешивании. Во время акций система мгновенно пересчитывает цены и подсказывает кассиру, если покупателю положен подарок.
Упорядочить складской учет в магазине
В торговых точках, где внедрена комплексная автоматизация, товароведы принимают продукцию одним кликом в компьютере или на мобильном устройстве. Проданные товары сами списываются со склада при закрытии кассовой смены.
Работать с маркированным товаром
Автоматизация торговли обязательна для магазинов с алкоголем, табаком, мясом, обувью, духами, фотоаппаратами, шинами, текстилем. При закрытии чеки передаются в ОФД, а сведения о продаже — в государственные системы маркировки: ЕГАИС, ГИС МТ «Честный Знак», Меркурий.
Грамотно планировать покупки
Автоматизация розничной торговли помогает планировать закупки с учетом статистики о продажах — что продается лучше и хуже. Благодаря этому товаров всегда хватает и они не задерживаются на складах.
Контролировать торговую точку, не посещая ее
Руководитель видит открытие и закрытие смен, операции с разменным фондом, аналитику продаж — прямо со смартфона. А с помощью программы для автоматизации розничной торговли можно настроить показатели KPI и премировать сотрудников за хорошую работу.
Привлекать новых клиентов
Кассирам не нужно вручную собирать данные о клиентах: покупатели могут сами зарегистрировать дисконтную карту, наведя смартфон на QR-код продавца.
Контролировать кассиров
С помощью видеонаблюдения, журнала подозрительных операций и статистики продаж легче выявить нарушения в работе сотрудников.
СБИС решает все эти задачи. В единой системе удобно вести учет товаров, оформлять продажи, обмениваться данными с госсистемами и управлять предприятием.
Как организовать автоматизацию магазина
У каждого магазина своя специфика. Так, для автоматизации овощного магазина нужен только POS-терминал и прикассовые весы. А обувному магазину потребуется как минимум компьютер, касса и сканер, чтобы считывать штрихкоды.
Не можете разобраться, что именно требуется для автоматизации торговли?
Проведем предпроектное исследование и автоматизируем магазин под ключ.
Шаг 1. Подключите оборудование
Оборудование для автоматизации розничного магазина зависит от размера торговой точки, специфики товаров и объема продаж. Ниже мы расскажем о готовых решениях, которые подойдут для ведения бизнеса в среднестатистическом магазине.
Кассовый компьютер
Устройство для оформления продаж. Все остальные устройства присоединяются к нему. Сведения с онлайн-кассы автоматически передаются в ОФД.
Для мелкой розничной торговли подойдет терминал в виде сенсорного планшета — вводить товары можно пальцем. Для магазинов покрупнее выбирайте комплект: POS-компьютер и монитор. Подробнее, как выбрать кассовый компьютер.
Фискальный регистратор
Печатает чеки с названием и стоимостью товара, хранит и передает данные в налоговую.
Если в магазине нет очередей, подойдут простые модели: ШТРИХ‑НАНО‑Ф, АТОЛ 30Ф, Вики Принт 57Ф, ШТРИХ-ON-LINE.
Для большого потока клиентов берите регистратор с высокой скоростью печати и автоотрезчиком: Вики Принт 80 Плюс Ф, АТОЛ 25Ф, ШТРИХ-М-01Ф. Подробнее, как выбрать фискальный регистратор.
Сканеры штрихкодов
Считывают код с товара и передают его на компьютер. Нужны на кассе, чтобы добавлять товары в чек, и на складе, чтобы вносить товары в каталог.
Для считывания привычных линейных штрихкодов достаточно простого сканера: АТОЛ SB 1101. Для работы с алкоголем, табаком, обувью и другими маркированными товарами нужен сканер, который распознает двумерные коды: MERTECH 2210 P2D. Подробнее, как выбрать сканер штрихкодов.
Электронные весы
Нужны для продажи товаров в развес, добавляют показания в чек.
Выбирайте весы с функцией передачи данных на кассовый компьютер, чтобы не вводить данные вручную. Товар нужно только положить на весы и выбрать позицию из каталога — а вес и стоимость добавятся в чек автоматически.
Чтобы покупатели сами взвешивали товар, установите весы с поддержкой печати. Достаточно отсканировать штрихкод на кассе, а наименование, вес и стоимость товара сразу отобразятся в чеке. Подробнее, как выбрать электронные весы.
Дисплей покупателя
Демонстрирует клиенту наименование, вес, цену и стоимость товаров.
Не обязателен для автоматизации торговли в розничном магазине, но помогает повысить лояльность покупателей. Универсальная модель — дисплей покупателя ШТРИХ-T D3-USB-PW, можно разместить текст в две строки.
Подробнее, как выбрать дисплей покупателя.
Денежный ящик
Место хранения наличной выручки: купюр и монет.
Благодаря автоматизации рабочего места даже денежный ящик будет действовать автоматически: открываться сигналом от кассы или фискального регистратора. Для этого нужны модели с электромеханическим замком.
Банковский терминал
Принимает безналичные платежи.
Устройство выдаст банк, когда вы заключите договор об эквайринге. К одной кассе можно подключить сразу несколько терминалов. Так вы сможете принимать оплату по терминалу того банка, которому принадлежит карта, и экономить на процентах.
Компьютер товароведа
Устройство для учета товаров.
Вы можете выбрать любую модель, соответствующую минимальным техническим требованиям. Можно связать с компьютером кассира, сканером штрихкодов и принтером этикеток.
Принтер этикеток
Печатает ценники и этикетки.
Если товар не нужно долго хранить, выбирайте термопринтеры, которые печатают на недорогой термоленте: Zebra ZD410, Godex DT2US. Черно-белые изображения выцветают за полгода.
Чтобы изображение продержалось дольше, берите термотрансферный принтер: Zebra TLP 2824 Plus, Godex G500. Подробнее, как выбрать принтер этикеток.
Камеры видеонаблюдения
Камеры над кассой помогают разобраться в конфликтах с клиентами, в зале — следить за покупателями и выкладкой товара. Камеры на складе предотвращают хищения.
Рекомендуем выбирать модели с разрешением от двух мегапикселей со встроенным микрофоном и приближением, например, Polyvision PVC-IP2M-NF2.8PA.
Запутались в выборе техники для автоматизации рабочего места? В нашем каталоге есть всё необходимое.
Шаг 2. Настройте программное обеспечение
Чтобы оборудование функционировало, нужны специальные программы: приложения для кассы и компьютера на складе, для работы с маркировкой, запуска маркетинговых акций, сбора аналитики и так далее. Все эти функции объединяет в себе одна система — СБИС. Она подойдет для розницы любого масштаба и формата.
Что и куда устанавливать
Для работы программы потребуется только браузер и интернет. В систему нужно добавить оборудование и зарегистрировать сотрудников — они смогут авторизоваться по пин-коду.
Зарегистрируйте кассу и подключите к ОФД
Прежде чем начать использовать кассу, сообщите о ней в ФНС. В СБИС встроен пошаговый мастер, который поможет передать данные. Как только кассе присвоят регистрационный номер, подключите ее к оператору фискальных данных. Вы легко сможете сделать это самостоятельно.
Зарегистрируйтесь в госсистемах маркировки
Если вы торгуете мясом или рыбой — заведите личный кабинет в ФГИС «Меркурий». Продаете алкоголь — подключитесь к ЕГАИС. Для продажи табака, обуви, духов, фотоаппаратов, шин, текстиля зарегистрируйтесь в системе «Честный Знак».
В СБИС встроен ЭДО и обмен со всеми системами маркировки. Вы приходуете, перемещаете, продаете маркированные товары как обычно, а СБИС сам регистрирует все операции в системе маркировки.
Для регистрации в налоговой и системах маркировки вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в Удостоверяющем центре «Тензор».
Создайте каталог товаров
Каталог позволит быстро добавлять товары в чек, работать с ассортиментом, вести аналитику. В СБИС добавлять товары можно вручную или импортировать из Excel. Легко установить правила расчета: наценку на конкретный товар или целую категорию, округление, сезонные прайсы.
Предложите индивидуальную программу лояльности
Чтобы эффективнее привлекать новых и поощрять постоянных клиентов, пропишите условия скидок, начисления и списания бонусных баллов, использования подарочных сертификатов. СБИС умеет работать с любыми программами лояльности.
Настройте мотивацию персонала
В СБИС можно настроить любые показатели KPI: процент от продаж, премии за выполнение плана или число покупателей. В течение месяца сотрудники будут видеть свой прогресс в мобильном приложении. Система сама рассчитает итоговую сумму.
Наши специалисты помогут разобраться с автоматизацией магазина.
Шаг 3. Работайте
Оборудование установлено, программное обеспечение настроено — теперь можно использовать все возможности, которые дает автоматизация магазина розничной торговли. Если вы выбрали СБИС, то сможете фиксировать продажи, вести складской и бухгалтерский учет в одном окне. А еще всегда быть в курсе всего, что происходит в магазине.
На кассе
- Открывайте и закрывайте смену. В начале дня СБИС проверит подключенное оборудование и выявит проблемы. В конце — напечатает отчет по смене.
- Добавляйте позиции в чек. СБИС найдет товар по названию, артикулу или штрихкоду. Если товар весовой, предложит его взвесить. Если маркированный — напомнит о том, что нужно отсканировать код. Если позиции нет в каталоге, добавит из глобального справочника.
- Обслуживайте сразу несколько покупателей. Если клиент решил вернуться за еще одной покупкой, следующему покупателю не придется ждать. СБИС отложит оформление чека, пока вы пробиваете другой.
- Принимайте оплату. Оплачивайте наличными, по карте или бонусами. СБИС напечатает чек, а оператор фискальных данных отправит его в налоговую.
- Оформляйте возврат. Отсканируйте штрихкод и укажите причину — СБИС пробьет чек на возврат.
Saby Docs
- Оприходуйте товар. Сфотографируйте или отсканируйте бумажную накладную — СБИС сам создаст и заполнит поступление, прикрепит документ.
- Списывайте проданный товар. Списания проданных товаров происходят автоматически, при закрытии смены.
- Управляйте ценами. Изменилась закупочная цена — СБИС автоматически пересчитает стоимость.
- Проводите инвентаризацию. Сканируйте штрихкоды из наличия. СБИС сравнит их с позициями в учете товаров, автоматически сформирует проводки по отклонениям: излишки оприходует, недостачи спишет.
- Отслеживайте остатки. СБИС покажет остатки по всем точкам: сколько товаров на складе, на какую сумму, какие позиции пользуются спросом, а какие залежались.
Учет для бухгалтера
- Движение денег. В СБИС вы видите все денежные средства торговой точки или сети магазинов: сколько на банковском счете и на кассе, есть ли долги.
- Учет выручки. Система сама формирует приходно-кассовый ордер на оприходование выручки.
- Оплата поставщикам. В СБИС оформить платежные поручения можно прямо из документа-основания — реквизиты платежа заполнятся автоматически. Останется только отправить их в клиент-банк.
- Расчет зарплаты. СБИС рассчитает зарплату с учетом всех премий, отпусков, больничных, налогов и разошлет сотрудникам расчетные листки.
- Отчетность. СБИС сформирует календарь сдачи отчетов исходя из особенностей торговли и системы налогообложения, заполнит декларации по данным учета, проверит по всем контрольным соотношениям и отправит в госорганы.
Аналитика для директора
- Время открытия и закрытия магазина. СБИС сообщит, если смена открыта с опозданием или закрыта раньше времени.
- Отчеты о продажах. Выручка, количество чеков, средний чек, остаток наличности — благодаря автоматизации все главные цифры о работе компании соберутся на одной странице. Данные обновляются в режиме реального времени. Посмотреть их можно даже с мобильного.
- Динамика и прогноз. СБИС построит график изменения выручки в сравнении с прошлым периодом — годом или месяцем. Пунктиром дорисует прогноз продаж, учитывая сезонные колебания.
- Рейтинги сотрудников и товаров. Вы видите, какие товары делают большую часть выручки, а какие нужно распродавать; кто из продавцов эффективен, а кому требуется помощь.
- Видеонаблюдение. Продавец вручную назначил скидку или удалил позицию из чека — СБИС проследит за нарушениями.
