Учет товаров в розничном магазине
Проблема небольшого розничного магазина — учет товаров в тетрадке или его отсутствие. Кассир пробивает чек и записывает покупку на бумаге. Или не делает этого вовсе: заходит другой покупатель, кассир отвлекается — и продажи будто не было. Итог — расхождения при инвентаризации и потраченное на поиск недостачи время.
Мы предлагаем отложить тетрадки и познакомиться с нашим продуктом — приложение для учета товара от СБИС. Как это уже сделал владелец магазина детской одежды «Байкарики» — доверив нам складской учет, бухгалтерию и ведение продаж.
Что вы узнаете
Учет товаров до и после СБИС
Это магазин детской одежды и трикотажа в Братске. У них 3 точки продаж, в каждой свой склад. Новый товар поступает в основной магазин, руководитель оформляет перемещения на 2 другие точки и развозит одежду.
Сотрудников немного — 8 продавцов и владелица бизнеса Марина Владимировна. Она сама принимает товар, проводит инвентаризации, следит за остатками по точкам — один человек выполняет работу за троих.
СБИС освободил время, которое сотрудники и руководитель тратили на пересчеты. Сейчас Марина Владимировна следит за точками прямо с телефона: остатки, выручка, связь с поставщиками. Большую часть работы программа берет на себя, и руководитель полностью организует работу 3 точек и продавцов — без бухгалтера, товароведа и управляющих.
Расскажем подробнее, как изменилось ведение учета после внедрения программы СБИС.
Закупаем товар
Что и в каком объеме
Раньше, чтобы узнать количество остатков, руководитель ездила по точкам и пересчитывала одежду вручную. Или доверяла это продавцам. В магазине много мелкого товара, поэтому пересчет отнимал время, а товар заказывали «на глаз».
Когда перешли на СБИС — расчет заказа стал занимать пару секунд. Руководитель открывает каталог товаров и в режиме онлайн видит остатки по любой точке. Или еще быстрее — формирует отчет по складам, где отображается количество вещей.
На основе этих цифр руководитель собирает заказ поставщикам. «Байкарики» уже работают с одним поставщиком по ЭДО — оформляют заказ прямо в СБИС. Указывают количество товара, желаемый срок поставки и отправляют контрагенту. Если он может отгрузить полностью, то подтверждает заказ. Если нет — отклоняет и указывает причину. Например, вместо 20 футболок может поставить только 10.
Не нужно договариваться «на словах» — история заказа и комментарии от поставщика останутся в программе.
Еще с 14 поставщиками руководитель созванивается, чтобы обсудить заказ товара.
Принимаем поступление
Удобная приемка
Когда внедряем складской учет, понимаем, что приход — это главная проблема. Наша задача — ее решить.
До СБИС при приеме товара пересчитывали вещи вручную. А учитывая, что в магазин поступает много мелкого детского текстиля, — это отнимало время продавцов и поставщика. Сейчас делают приемку с помощью сканера и программы СБИС — быстро, удобно и уже без ошибок.
Принимают товар так: если накладная пришла в бумажном виде — сканируют документ и загружают в СБИС, программа сама распознает тип документа и номенклатуру. Если в формате Excel — загружают таблицу, а программа переводит ее в нужный формат.
Далее открывают документ, считывают штрихкод товара или партии сканером, СБИС подсвечивает новые позиции. Если приезжает брак или не хватает товара — оформляют в программе возврат, указав конкретные позиции.
Маркировка
С 1 января 2021 года текстиль подлежит обязательной маркировке. Когда мы внедряли автоматизацию, рассказали и о готовом решении СБИС. Директор заинтересовалась, и мы настроили работу. Работать с маркированным товаром оказалось так же легко, как с обычным: сотрудник сканирует коды маркировки и принимает поступление, а СБИС автоматически отправляет данные в Честный знак. Руководителю не нужно отмечать каждое поступление и списание в госсистеме.
Установка цен
Наценку больше не считают на калькуляторе для каждой группы вещей. В программе СБИС настроили правило, по которому автоматически назначается цена — указали процент наценки от себестоимости товара. СБИС сам применяет это правило для каждого поступления, даже если поставщик меняет цены.
В настройках можно менять наценку и даже назначать собственный процент — для каждого раздела или каждой единицы.
Печать ценников
Ценники и этикетки печатают прямо из программы. Дизайн не придумывали самостоятельно — используют готовые шаблоны из СБИС.
Печатают прямо из карточки товара в каталоге. Выбирают формат и размер, а программа сама подставляет все данные. Остается указать количество копий и выбрать тип — печать на ленте или на листе.
Ведем учет запасов
Инвентаризация
«Байкарики» проводят полную инвентаризацию раз в год. Делают это прямо во время работы — не нужно закрывать магазин. Если сверяют, например, количество маек, на время убирают раздел из продажи. Когда переходят на другой товар — возвращают. Инвентаризацию проводят с помощью сканера.
Перед началом инвентаризации сотрудник создает документ, в котором автоматически отражаются остатки. С помощью сканера считывают штрихкоды, а СБИС сверяет фактические остатки с количеством в программе. Считывает расхождения по количеству и сумме, сообщает об отклонениях: списывает недостачу, приходует излишки.
Движение товаров
Все движение товаров отслеживает в СБИС: для этого формирует отчеты по нужным периодам. Если покупатель возвращает товар — продавец оформляет возврат и позиция возвращается на склад в нужный магазин.
В СБИС можно сформировать отчеты под любой запрос: нужно выбрать даты, товар или группу, добавить фильтры — тип номенклатуры, учет НДС и тд. В отчете руководитель или сотрудник увидит остатки товаров на начало и конец периода, данные по приходу и расходу. Даже если продавец допустил ошибку или потерял вещь, недостача отразится в отчетах.
Оформляем продажи
А СБИС сам списывает товар со склада, когда продавец закрывает смену. Программа формирует документ «Реализация розницы», где указана вся информация о покупках: продавец, количество позиций, сумма скидок, общая сумма смены, количество возвратов.
Анализируем продажи
Директор проверяет статистику продаж по точкам каждый день — с компьютера или телефона. В программе видит:
- выручку по любому магазину;
- время открытия и закрытия точек;
- чеки по каждому продавцу;
- возвраты и их причины.
Руководитель также проверяет рейтинг товаров по точкам. Это помогает вовремя назначать скидки или акции на непопулярные вещи.
Ведем бухгалтерию
Расчеты с контрагентами
Раньше Марина Владимировна отмечала прямо на накладных сумму долга поставщику. При оплате приходилось перелистывать огромную пачку накладных и дописывать в каждой, что долг закрыт. Планировать финансы было сложно, акты сверки подписывали «наугад». Сейчас все расчеты в реальном времени видно в СБИС — каждая сумма подтверждена, есть отчет со сроком и суммой каждого долга.
Доходы и расходы
«Байкарики» работают на упрощенке 15%. Если доходы легко посчитать по выписке и сменам ККТ, то для расчета расходов без программы никак не обойтись. Многие поставщики работают только по предоплате, а для налоговых расходов нужно еще и продать товары. СБИС сам следит за каждой партией футболок и носков и уменьшает УСН только на то, что оплачено и продано. А еще рассчитывает налог, заполняет книгу доходов и расходов и декларацию в налоговую.
Отчетность
Директор сама составляет всю отчетность с помощью СБИС. Работу упрощает календарь — он напоминает, какой отчет уже «горит», а с каким еще можно повременить. В момент заполнения система сама проверяет, нет ли ошибок в учете, и сразу подсказывает, где исправить. В один клик отчетность «улетает» в нужный госорган.
Итоги и планы
Внедрив учет, вы перестанете тратить время на лишние пересчеты и поиск ошибок. Директор будет контролировать все точки, не выходя из дома, и освободит рабочее время — для планирования новых магазинов, мотивации продавцов и тд.
Данный кейс — пример того, как один человек может вести любой вид учета и управлять 3 точками продаж. И для этого не нужно покупать несколько программ, нанимать бухгалтера и товароведа — все уже собрано и реализовано в СБИС.