Как выбрать электронную подпись для сотрудника

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не так. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс внесены глобальные изменения. Федеральный закон 377-ФЗ разрешил всем работодателям электронный документооборот в сфере трудовых отношений и 5 видов электронных подписей для работников.

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП, бесплатностью ПЭП. Рассказываем про электронные подписи с сайта госуслуг и госключ.

О чем узнаете

Электронные подписи для кадрового ЭДО

Какие электронные подписи бывают

Электронные подписи для работников бывают 5 видов. Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП.

Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.

Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал «Работа России».

Работать в обеих системах нельзя. Работодатель выбирает какую-то из систем и указывает ее в локальном акте компании.

Какую ЭП разрешено работникам

Система работодателяРабота России
КЭП++
НЭП+
НЭП госключ++
ПЭП+
ПЭП госуслуги+

Какую ЭП разрешено работодателю

Руководитель подписывает любые кадровые документы КЭП, полученной в налоговой инспекции.

Кадровик и замдиректор тоже могут подписывать кадровые документы от имени работодателя по доверенности или приказу. Им потребуется КЭП для подписания трудовых договоров, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарке. Но хватит НЭП, НЭП госключ, для подписания всех остальных документов. Например, приказы об отпуске подписывает кадровик НЭП, а директор трудовые договоры КЭП. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.

В чем разница между ЭП

КЭПНЭПНЭП госключПЭППЭП госуслуги
от 1000 руб.от 450 руб.от 450 руб.от 320 руб.Бесплатно
Сложно получитьЛегко получитьЛегко получитьЛегко получитьЛегко получить
На токене, телефонеВ облакеНа телефонеВ облакеНа госуслугах
НадежнаяНадежнаяНадежнаяНенадежнаяНадежная

Для каких документов подходят ЭП

На портале «Работа России» все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.

Простая (ПЭП)Неквалифици­рованная (НЭП)Неквалифици­рованная (НЭП госключ)Квалифици­рованная (КЭП)
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должностные инструкции, ПВТР, локальные акты, иные
Трудовой договор, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарном взыскании
Вот полный список документов, которые нельзя подписывать ПЭП.

Как ЭП выбирают работодатели

ПЭП используют те работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.

НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.

НЭП госключ по защищенности такая же, как НЭП, КЭП. Но она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами, для этой ЭП нужен смартфон.

За КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр. ПЭП госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.

Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.

Покажем за 30 минут

  • Как выпустить электронную подпись работнику
  • Как выглядит электронный трудовой договор
  • Что остается у кадровика при электронном документообороте

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.

В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.

ПЭП выбрала сеть продуктовых магазинов. Теперь их работники подписывают простыми электронными подписями приказы об отпусках, графики, заявления на отпуск, на выдачу справок по НДФЛ, копий трудовых книжек. Остальные документы этот работодатель пока ведет на бумаге.

Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП госуслуги)

ПЭП госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения. ПЭП госуслуги выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет госуслуг.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

НЭП выбрал завод по производству оборудования. Их сотрудники подписывают электронно трудовые договоры, приказы об отпуске, о переводах, знакомятся с электронными инструкциями и локальными актами.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов, читайте в статье.

Электронная подпись для сотрудников

Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью госуслуг (НЭП госключ)

НЭП госключ работник получает сам. Он устанавливает на телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем по логину-паролю с сайта госуслуг. Учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтвержденная.

С помощью НЭП госключ документы можно подписать только телефоном.

НЭП госключ подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. Докажет, что текст трудового договора, который подписал работник, работодатель потом не изменил.

НЭП госключ для кадровых документов впервые упомянута в ноябре 2021 года в статье 22.3 Трудового кодекса РФ. Правильно эта подпись называется: усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Электронная подпись Тензор

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

КЭП выбрала консалтинговая фирма для договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране. А потом подписывают КЭП договоры ГПХ, подряда, отчеты о выполненной работе, акты оказанных услуг.

Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками, читайте в статье.

Примеры документов, подписанных электронными подписями

Заявление с ПЭП

Заявление с ПЭП

Приказ с НЭП

Приказ с НЭП

Увольнение с КЭП

Увольнение с КЭП

Как быстро выдавать ЭП всем сотрудникам

Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте СБИС. Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.

Расскажем и покажем за 30 минут

  • Разницу между электронными подписями
  • Как выпустить электронную подпись работнику
  • Как происходит подписание кадровых документов электронно

Частые вопросы

  • У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

    Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

    У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

    Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

  • У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

    Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

    Что еще изменилось в работе дистанционщиков с 2021 года, рассказали в статье.

Смотрите также

  • Управление персоналом

    Управление персоналом
  • 19 января'23
    Электронный кадровый документооборот — уже можно!
    Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.
    25 сентября'21
    Электронный кадровый документооборот
    Законы и судебная практика.
    17 декабря'20
    Новый закон об удаленной работе
    6 моментов, которые стоит учитывать.
    26 марта'20
    Перевод сотрудников на удаленную работу
    Как оформить документально и какой софт выбрать для домашнего офиса.
    2 июля'20
    Электронные трудовые книжки
    Как переходить и что делать работодателю.
    2 июля'22
    Как ИП нанять работников
    Сколько налогов Вы заплатите за работников и почему от налоговой «не скрыться».
    28 января'22
    Нюансы заполнения отчета СЗВ‑ТД
    Которые знают опытные кадровики.
    5 марта'21
    4 популярные ошибки РСВ: как избежать
    Как проверить РСВ, чтобы сдать отчет с первого раза.
  • Подпись для сотрудников
  • Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее