Сеть деловых коммуникаций

Как выбрать электронную подпись для сотрудника

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Какая подпись нужна

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
  • Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Прос­тая
(ПЭП)
Неквалифици­рованнаяНеквал-ая
(НЭП)
Квалифици­рованнаяКвал-ая
(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, Приказ об увольне­нии

Почему кадровый электронный документооборот уже можно.

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Чтобы формировать подписи, нужно подключить СБИС Корпоративный УЦ или самому организовать Удостоверяющий центр по требованиям ФСБ.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Электронная подпись Тензор

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов читайте в статье.

Частые вопросы

  • У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

    Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

    У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

    Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

  • У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

    Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

    Что еще меняется в работе «дистанционщиков» с 2021 года, рассказали в статье.

  • Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

    Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

    Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

    «Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей... с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего...» (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда...»).

    «Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

    В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

Управление персоналом

Подключить

Управление персоналом

Читайте также

Читайте также

Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее