5 февраля '24

Как выбрать электронную подпись для сотрудника

Ксения Корчагина

юрист по КЭДО

В кадровом ЭДО применяют 5 типов электронных подписей для работников: УКЭП, УНЭП, УНЭП Госключ, ПЭП, ПЭП Госуслуги. От вида ЭП зависит, сколько вы потратите и какой эффект от КЭДО получите.

Я применяла все виды электронных подписей — как работник, дистанционный работник и самозанятый. В статье рассказываю, на что обращать внимание при выборе ЭП для сотрудников и за что не стоит переплачивать.

Онлайн-демонстрация КЭДО

За 30 минут узнаете, как выпустить ЭП для сотрудника и обмениваться с ним документами

Больше о СБИС (Saby)

Какие электронные подписи бывают

Электронные подписи для работников бывают 5 видов. Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП Госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП Госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП. Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.

Не каждый вид ЭП вы сможете использовать. Выбор ограничен информационной системой, которую работодатель применяет для ведения КЭДО. Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал «Работа России».

ТК РФ не запрещает использовать обе системы для КЭДО, утверждает Минтруд. Но с одной системой проще отслеживать подписание и организовать архивное хранение.

Какую ЭП разрешено применять работникам для КЭДО

Подпись	Система работодателя	Работа России
КЭП	+	+
НЭП	+
НЭП Госключ	+	+
ПЭП	+
ПЭП Госуслуги		+

Какую ЭП разрешено использовать работодателю для КЭДО

Подпись	Система работодателя	Работа России
КЭП	+	+
НЭП	+*
НЭП Госключ	+*	+

* В КЭДО работодатели применяют 3 типа электронных подписей. НЭП и НЭП Госключ в информсистеме работодателя применяются с ограничениями. Ими нельзя подписать трудовые договоры, договоры о матответственности, приказы о дисциплинарке и кадровые отчеты в госорганы. КЭП подходит для подписания любых кадровых документов в любой системе. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.

Поэтому в некоторых компаниях кадровики с НЭП подписывают приказы об отпуске, премировании, ЛНА, а директор с КЭП — трудовые договоры и кадровые отчеты.

В чем разница между ЭП

КЭП	НЭП	НЭП Госключ	ПЭП	ПЭП Госуслуги
Универсальная	Универсальная	Универсальная	Не для всех документов	Универсальная
Защищенная	Защищенная	Защищенная	Незащищенная	Незащищенная
Сложный выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск
Нужна установка спец. ПО	Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета	Только на телефоне в приложении «Госключ»	Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета	Только на сайте «Работа России»
Дорого	Бесплатно или входит в стоимость пользователя	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно

Для каких документов подходят ЭП

На портале «Работа России» все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП Госключ, ПЭП Госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.

	КЭП, НЭП, НЭП Госключ	ПЭП
Приказы на отпуск, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должностные инструкции, ПВТР, локальные акты, иные
Трудовой договор, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарном взыскании

Вот полный список документов, которые нельзя подписывать ПЭП.

Трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, доп. соглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, его отзыв, уведомление об изменении условий ТД, приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 22.3 ТК РФ).

Защищенность ЭП

В отличие от других видов подписей, ПЭП и ПЭП Госуслуги не защищают подписанный документ от изменений. Работник может потом заявить, что работодатель исправил текст ЛНА или приказа после его подписания.

Выпуск ЭП

От порядка выпуска электронной подписи зависит, как быстро вы сможете оформить прием и придется ли будущему сотруднику куда‑то ездить. Это важно при найме работников из других регионов и большой текучке кадров.

КЭП	НЭП	НЭП Госключ	ПЭП	ПЭП Госуслуги
Сложный выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск	Простой выпуск

Для получения КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр.

Есть возможность оформить КЭП дистанционно по биометрии, но это не быстро. Человек сначала сдает биометрию в банке, ожидает регистрацию в Единой биометрической системе и только потом сможет оформить КЭП по видеосвязи в удостоверяющем центре.

НЭП сотрудник получает удаленно по подтвержденной учетной записи на «Госуслугах». Если учетки на «Госуслугах» нет, то идентификацию сотрудника может провести кадровик, и подпись выдадут. Технические подробности читайте в Saby (СБИС). С НЭП оформление на работу занимает от 10 минут.

НЭП Госключ сотрудник оформляет сам только при наличии подтвержденной учетки на «Госуслугах», смартфона и мобильного приложения «Госключ». На один смартфон можно выпустить одну электронную подпись. Работнику с кнопочным телефоном подпись не получить.

ПЭП Госуслуги оформляют удаленно с помощью банковского приложения или лично в МФЦ.

ПЭП выдает работодатель по правилам компании удаленно или лично в офисе работодателя.

Удобство использования

Вы же наверняка хоть раз отказывались от покупки в интернете из-за сложного способа оплаты. Также и работники не всегда готовы для подписания вашего ПВТР устанавливать спецпрограммы, открывать доп. приложения.

Чем проще использовать ЭП, тем выше шанс, что работник подпишет кадровый документ вовремя.

КЭП	НЭП	НЭП Госключ	ПЭП	ПЭП Госуслуги
Нужна установка спец. ПО	Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета	Только на телефоне в приложении «Госключ»	Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета	Только на сайте «Работа России»

Для использования КЭП нужно установить на компьютер или телефон работника специальное ПО — средства электронной подписи.

С НЭП и ПЭП проще. Дополнительные настройки устройств не нужны, если хранить ключи НЭП в облаке. Сотрудник может подписать документ на любом доступном ему компьютере, телефоне или планшете.

Для подписания документа НЭП Госключ работник должен в телефоне из приложения для КЭДО переключиться в приложение «Госключ» и уже там подписать документ.

Подписать документ ПЭП Госуслуги работник может только на сайте «Работа России».

Сколько стоят ЭП

Стоимость ЭП для работника оценивайте с учетом цены, которую заплатите за личный кабинет сотрудника (ЛК). При КЭДО работник подписывает и хранит кадровые документы в ЛК информационной системы работодателя или «Работы России».

	КЭП	НЭП	НЭП Госключ	ПЭП Госуслуги	ПЭП
Цена ЭП	От 2 800 ₽	От 480 ₽*	0	Бесплатно, но применяется только на сайте «Работа России»	0
Цена за личный кабинет	От 480 ₽	От 480 ₽*	От 480 ₽	Бесплатно, но применяется только на сайте «Работа России»	От 480 ₽

* В Saby (СБИС) стоимость НЭП входит в стоимость личного кабинета пользователя.

«Обращайте внимание, как разработчик формирует плату за ЭП и личный кабинет. Например, в Saby (СБИС) установлена цена за пользователя, а не за НЭП. Это значит, что при увольнении одного сотрудника и приеме нового вы без доплат получаете НЭП и ЛК для нового работника в рамках ранее оплаченной лицензии», — подсказывает Михаил Ефимов, руководитель направления в компании «Тензор».

Работодатель не тратит деньги на личный кабинет сотрудника, только если полностью ведет кадровый ЭДО на портале «Работа России». Но так бывает редко. Компании интегрируют свои системы с «Работой России», чтобы сотрудник без отрыва от работы в одном окне получал задачи, письма и кадровые документы.

Saby (СБИС) КЭДО поддерживает 5 типов ЭП

Сотрудники могут подписывать документы НЭП, ПЭП, УКЭП, НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги

Узнать больше

Про каждый вид ЭП подробно

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель один раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать под подпись или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.

В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.

ПЭП выбрала сеть продуктовых магазинов. Теперь их работники подписывают простыми электронными подписями приказы об отпусках, графики, заявления на отпуск, на выдачу справок по НДФЛ, копий трудовых книжек. Остальные документы этот работодатель пока ведет на бумаге.

Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП Госуслуги)

ПЭП Госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения.

ПЭП Госуслуги выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет «Госуслуг».

Этот вид ЭП работник сможет применять, только если работодатель ведет КЭДО на портале «Работа России».

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает удостоверяющий центр. В Saby (СБИС) сможете организовать выдачу НЭП в момент приема сотрудника.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логины-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание и подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

НЭП выбрал завод по производству оборудования. Их сотрудники подписывают электронно трудовые договоры, приказы об отпусках, о переводах, знакомятся с электронными инструкциями и локальными актами.

Как перейти на КЭДО, а также разбор конкретных кадровых документов — в статье.

Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью «Госуслуг» (НЭП Госключ)

НЭП Госключ работник получает сам. Он устанавливает на телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем по логину-паролю с сайта госуслуг. Учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтверждена в МФЦ или с помощью банковского приложения. Как это сделать, читайте в Saby (СБИС).

С помощью НЭП Госключ документы можно подписать только телефоном.

Больше про Госключ рассказали в статье.

НЭП Госключ — это условное название. По ст. 22.3 ТК РФ она называется «усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства».

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует один год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа. Подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

КЭП выбрала консалтинговая фирма для договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране. А потом подписывают КЭП договоры ГПХ, подряда, отчеты о выполненной работе, акты оказанных услуг.

Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками, читайте в статье.

Примеры документов, подписанных электронными подписями

Заявление с ПЭП

Приказ с НЭП

Увольнение с КЭП

Как ЭП выбирают работодатели

ПЭП используют работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.

НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.

НЭП Госключ по защищенности такая же, как НЭП и КЭП. Но с ней процесс подписания сложнее, и она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами.

За КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр. ПЭП Госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП Госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП Госуслуги.

Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.

Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте Saby (СБИС). Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.

Кадровый электронный документооборот от СБИС

Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и ГПХ

Узнать больше

Частые вопросы


У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец — организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица — СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст. 17 закона 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», п. 6 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

Видеоматериалы по теме

Смотрите также