Сеть деловых коммуникаций

Электронный кадровый архив

Ксения Корчагина, юрист

В Трудовой кодекс РФ внесли изменения в части регулирования ЭДО в сфере трудовых отношений. Это значит, кадровый электронный документооборот разрешают всем работодателям, а не только участникам кадрового эксперимента Минтруда. Поэтому электронных кадровых документов с каждым днем становится все больше. Электронные трудовые книжки, электронные больничные. Электронные приказы о приеме на работу дистанционных работников и их трудовые договоры. Многие работодатели уже несколько лет оформляют электронно графики отпусков, приказы о командировании, знакомят работников электронно с локальными актами.

Что делать с бумажными кадровыми документами, мы знаем. А как хранить электронные — не всегда понятно. В статье разбираем тонкости электронных кадровых архивов.

Зачем хранить, если не проверяют

За неправильное хранение кадровых документов установлена ответственность. 10 тысяч рублей — штраф для организации по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения кадровых документов. До 300 тысяч рублей — штраф по ст. 13.25 КоАП РФ за нарушение законодательства о хранении документов акционерных обществ, страховых компаний, банков. При ликвидации организации налоговики требуют сдать в муниципальный архив документы по личному составу. Ссылаются на распоряжение Правительства 358‑р от 21.03.1994.

Но при этом по ст. 13.20 КоАП штрафуют только в случае глобальной потери документов, а по ст. 13.25 КоАП — за документы, связанные с профессиональной деятельностью фирмы. Банки — за утерю договора на открытие счета, страховые — за полисы ОСАГО. И налоговая ликвидирует фирму, даже если не сдавать кадровые документы в муниципальный архив, потому что упомянутое выше распоряжение носит рекомендательный характер.

Поэтому бизнес хранит кадровые документы в первую очередь для того, чтобы:

  • в любой момент предоставить по запросу налоговой или ГИТ;
  • не проиграть трудовой спор из‑за потери нужного документа.

Как хранить электронные кадровые документы

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Это же подтверждают суды. Это же требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам.
Равняться можно на п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.15.

Как обеспечить сохранность:

  1. Лучше использовать гибрид — хранить в облачном хранилище и дублировать на локальном компьютере.
    Интернет отключили, остается локальная версия на компьютере. Компьютер сломался, осталось защищенное облако. Но кто‑то хранит и только на компьютере, потому что считает компьютер кадровика за железной дверью надежным хранилищем. Кто‑то использует только облако, поскольку опасается, что комп уронит уборщица или серверную вскроют недоброжелатели.
    Любой из 3 вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.
  2. Важно, чтобы архив был не просто набором файлов, а разобран по папкам с правильными названиями. Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.
    Так, программа «СБИС Архив» сама раскладывает документы по электронным папкам, ведет реестр архивных документов. И даже если фирма прекратит пользоваться СБИС, то доступ к архиву у нее останется. А кадровик откроет файлы в обычном Office.
  3. Безопаснее, когда удалить или скопировать файлы могут только конкретные люди, а любые изменения с файлами логируются (отслеживаются).

    В СБИС Архиве настроить доступ можно за пару кликов.

СБИС Архив для кадрового ЭДО

Сроки хранения электронных кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019. Но если кадровый документ подписан до 19.02.2020, тогда сроки хранения считают по Приказу Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказу Главархива СССР от 15.08.1988.

Сколько хранить электронные кадровые документы — смотрите в таблице.

Вид документаСрок храненияПункт Приказа   
Росархива 236   
Трудовые договоры50 лет435
Приказы и заявления о приеме, увольнении, переводе 434
Личные карточки работников 444
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты оказанных услуг 301
Журналы инструктажей по охране труда45 лет423
Согласие на обработку персональных данных3 года после истечения срока действия согласия441
Штатные расписанияПостоянно40
Табели учета рабочего времени5 лет402
Графики отпусков3 года453
Журнал регистрации приказов об отпусках (электронный)5 лет463
Уведомления работодателя о необходимости выбора формы трудовой книжки3 года436
Заявления о выборе бумажной ТК. О предоставлении сведений о трудовом стаже по форме СТД‑Р1 год. Рекомендуем увеличить до 10 лет451
Забытые работниками оригиналы бумажных трудовых книжекДо востребования, 50 лет449

Как уничтожать электронные документы

Опытные кадровики уничтожают документы, чтобы:

  • Роскомнадзор не обвинял в хранении избыточной информации;
  • не отдавать проверяющим документы, срок хранения которых истек.

Если фирма не заморачивается оформлением уничтожения и просто сжигает кадровые бумаги на даче директора, тогда электронные документы будет уничтожать за 1 клик мышки. Просто коробки с бумагами никуда вывозить не придется.

Если вы оформляете уничтожение бумажных кадровых документов по закону, тогда с электронными архивами для вас ничего не изменится. Продолжайте оформлять как раньше. Только теперь понадобится не шредер и огонь, а кнопка «удалить».

Порядок уничтожения документов

Правила одинаковые для бумажных и электронных архивов:

  1. Найти и проверить документы, которые подпадают под уничтожение.
    Например, в 2026 году готовим к уничтожению заявления 2020 года о переводе на сокращенный день. И обнаруживаем заявление работника с вредными условиями труда. Такой документ откладываем на хранение до 2070 года, потому что по пункту 392 Приказа 236 «вредников» хранят 50 лет.
  2. По отложенным для уничтожения документам составить протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения.
    Нужен он, если в компании есть такая комиссия и кадровик не готов единолично нести ответственность за уничтожение не тех документов. Форма протокола свободная.
  3. Составить акт об уничтожении и уничтожить документы.

Ошибки кадровиков при хранении

Сроки хранения электронных документов такие же, как у бумажных, поэтому перечисленные ошибки кадровики допускают с любым форматом архива.

  1. Неправильно определяют момент, с которого считать срок хранения

    По закону сроки считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа. И тут некоторые совершают ошибку. Год завершения надо определять не по дате подписания документа, а по дате, когда документ стал не нужен. Например, график отпусков на 2022 год составили и подписали 1 декабря 2021. Трехлетний срок хранения графика считаем после выполнения графика, то есть с 1 января 2023 года и уничтожаем график после 31.12.25.

  2. Устанавливают разные сроки для документов одного комплекта

    Действующий договор добровольного страхования работников хранят, а допсоглашение к нему уничтожают через 5 лет, после заключения. Нужно хранить и договор, и соглашения к нему 5 лет после расторжения договора.

  3. Нельзя отсканировать и уничтожить бумажные документы до истечения сроков хранения

    Бумажный архив нужно хранить, даже если он оцифрован. Потому что закон устанавливает сроки хранения для оригиналов электронных документов. Как отличать электронные оригиналы документов от копий? Оригиналы изначально созданы в электронном виде, подписаны электронными подписями. Копией будет ПВТР в doc‑формате с факсимиле директора или график отпусков, подписанный на бумаге и отсканированный.

  4. Не надо хранить все и всегда

    Не вовремя уничтоженный график отпусков и приказы на отпуск могут стоить фирме сотни тысяч рублей штрафа. По графикам видно, когда работники накапливают больше 56 дней неиспользованных отпусков, что запрещено ст. 124 ТК РФ. Или ходят в отпуск меньше чем на 14 дней, чем нарушают ст. 125 ТК РФ. Штраф за такое по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет для организаций 30‑50 тысяч рублей за каждого работника.

Мифы про электронные архивы

Когда появились электронные счета‑фактуры, бухгалтеры беспокоились, задавали те же вопросы, которые волнуют сейчас кадровиков. Прошло 6 лет и никто уже не переживает, бизнес подписывает по 15 миллиардов электронных счетов‑фактур в год, экономит время, бумагу и место в офисе.

Обсудим популярные сомнения кадровиков.

  • Формат электронного документа устареет, и мы не сможем его открыть.

    Существует специальный формат длительного хранения PDF/A. Он соответствует международным стандартам. В этом формате принимают документы на хранение госархивы и портал «Работа в России».

    До 1 марта 2023 года Минтруд, Минкомсвязь и Росархив разработают единые требования к составу и форматам электронных документов в сфере трудовых отношений. Это их обязанность по статье 22.1 Трудового кодекса РФ.

Подписывайте кадровые документы в любом формате с помощью системы кадрового электронного документооборота СБИС. СБИС интегрирован с порталом «Работа в России». А в СБИС Архиве можно хранить документы в том формате, в котором они созданы.

  • Срок действия ЭП истечет, и документ станет недействительным

    Юридическая значимость подписанного электронного документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63‑ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата.

    Подтвердить юридическую значимость электронного документа поможет штамп времени. Это отметка о дате подписания электронного документа и информация о сроке действия сертификата ЭП.

    СБИС умеет визуализировать этот штамп на электронном документе.

  • Вирус уничтожит электронный документ

    Чтобы защитить электронный архив, храните его в облачном архиве, который защищен профессионально, в промышленных размерах. Фактически портал «Работа в России» — это тоже облачный архив.

    Документы в облаке СБИС защищает мощный центр обработки данных. Узнать больше о ЦОД СБИС.

Почему электронный архив удобнее бумажного

Мы уже разобрались, что электронный архив надежный. А еще он удобный и вот почему:

  • Легко положить

    Приказ об отпуске после подписания работником автоматически отправляется в нужную папку. И неважно, что документ подписали во Владивостоке, — через секунду он будет в архиве в Москве.

  • Быстро найти

    Подобрать все кадровые документы по работнику Иванову можно за 1 клик, даже если в компании несколько тысяч сотрудников.

  • Сложно потерять, бесконтрольно использовать и недорого уничтожить

    Электронный архив хранится на сервере или в облаке. Сломается сервер — выручит облако. Все действия с документами архива можно запротоколировать и отследить.

Электронный кадровый архив

Популярные вопросы

  • Какая подпись нужна кадровику для работы с электронным архивом?

    Именно для работы с архивом подпись кадровику не нужна. Как происходит в бумажном архиве? Кадровик берет документы, раскладывает их по полкам. Так же и с электронным архивом. Кадровик или СБИС за него берет электронные файлы документов и сохраняет их в папках электронного архива. При необходимости кадровик, имеющий права доступа к электронному архиву, скачивает нужный файл.

    Кадровику нужна квалифицированная электронная подпись, если он подписывает какие‑то документы от имени работодателя. Почему именно КЭП:

    • Самый надежный вид подписи.
    • Подходит для взаимодействия с госорганами, так как для признания подписи не нужно подписывать допсоглашение с чиновниками.
    • По уже принятым законам работодатель обязан использовать именно этот вид подписи. Так, по ст. 312.3 ТК РФ при заключении трудового договора с дистанционным работником используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя (КЭП) и КЭП или НЭП работника.

    Как выбрать вид электронной подписи для работника — читайте в статье.

  • Мы сканируем кадровые документы и храним в электронном архиве. Можно ли уничтожить бумажные документы?

    Нельзя до истечения их сроков хранения. Сканированные документы — это электронные копии бумажных. Они не являются официальными документами и будут просто копиями, даже если заверить их КЭП руководителя фирмы. Контролирующие органы, суды всегда смогут затребовать оригиналы документов. И придется предоставлять бумажные оригиналы с «живыми» синими подписями работников.

    Поэтому если электронный архив состоит из копий документов, тогда уничтожение бумажных оригиналов возможно только после истечения нормативных сроков их хранения.

    А вот если в электронном архиве хранятся оригиналы документов, которые сразу были созданы в электронном виде, тогда их храним в течение нормативных сроков. А бумажные копии можем уничтожить. Пример оригинального электронного документа — трудовой договор с дистанционным работником, подписанный электронными подписями работника и работодателя. И даже если работник на основании ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ попросит предоставить ему трудовой договор на бумажном носителе, электронный файл с подписями останется оригиналом. ТК РФ не требует от работника подписывать и возвращать работодателю трудовой договор на бумажном носителе.

    Все для работы с дистанционными сотрудниками есть в СБИС. Как перейти на удаленку — рассказали в статье.

  • Какие законы регулируют правила создания электронного архива, каким законом установлены сроки хранения кадровых документов?

    На момент выхода этой статьи порядок архивирования определяют:

    • Закон «Об архивном деле в РФ» 125‑ФЗ от 22.10.2004» — основной закон об архивировании.
    • Приказ Минкультуры России 526 от 31.03.2015 определяет порядок хранения документов в архиве.
    • ГОСТ Р 7.0.8‑2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Приказом Росстандарта 1185‑ст от 17.10.2013.
    • Методические рекомендации: как организовать учет и хранение документов по личному составу, разработаны ВНИИДАД.

    Основные сроки хранения кадровых документов установлены:

    • Перечнем типовых кадровых и общехозяйственных документов со сроками хранения, изданных с 19.02.2020, устанавливает Приказ Росархива 236 от 20.12.2019.
    • Инструкцией по применению Перечня — Приказ Росархива 237 от 20.12.2019.
    • Для изданных ранее документов сроки хранения считают по Приказу Минкульта РФ 55 от 25.08.2010 и приказу Главархива СССР от 15.08.1988.
    • Постановлением ФКЦБ 03‑33/пс от 16.07.2003 для документов АО.
    • Приказом Минкультуры России 1182 от 31.07.2007 для типовых документов производств и научно‑технических организаций.
  • Какой срок хранения СЗВ-СТАЖ

    СЗВ-СТАЖ — это сведения, которые мы сдаем в ПФР для ведения персонифицированного учета. И это пока единственный документ, для которого установлены разные сроки хранения электронного и бумажного форматов. Хранить СЗВ‑СТАЖ нужно 5 лет в бумажной форме и 75 лет в электронной, что следует из п. 624 Перечня из Приказа Минкультуры 236 от 20.12.2019.

    Для остальных электронных кадровых документов сроки архивного хранения пока такие же, как для бумажных.

  • Как организовать кадровый архив с нуля. Я пришла в организацию, а тут нет никакого архива. Часть приказов вообще не оформлялась.

    Если кратко, то чек‑лист по организации бумажного кадрового архива такой:

    1. Собрать все кадровые документы, разыскать недостающие.
    2. Составить номенклатуру дел — это список наименований дел со сроками хранения.
    3. Установить правила хранения: как формируем дела, кто и как часто сдает документы в архив в будущем.
    4. Выделить место для архива.
    5. Инвентаризировать документы: выделить конфиденциальные, важнейшие, временного, длительного хранения, по личному составу и электронные.

    Перед передачей документов в архив кадровики проводят внутренний аудит: проверяют правильность оформления, наличие подписей, верность дат. Воспользуйтесь нашими чек‑листами для самопроверки.

    СБИС помогает правильно оформить кадровые документы. В момент приема СБИС напомнит кадровику, что подписать у работника, про ПВТР и инструктажи. А еще СБИС посчитает и за 2 недели вручит работникам электронные уведомления об отпуске по графику.

  • Можно ли хранить сканы паспортов работников и сканы трудовых книжек. Надо ли их уничтожать и когда.

    Кадровики делают скан‑копии трудовых книжек, хранящихся в отделе кадров. Цель сканирования — экономия времени кадровика на оформление копий книжки работнику, проверяющим, на проверку стажа. После увольнения работника цель хранения сканов книжки достигнута, поэтому файлы сканов надо уничтожить.

    Сканы СНИЛС, паспорта, свидетельств о браке и рождении детей лучше не хранить вообще без согласия работника. Иначе хранение таких документов Роскомнадзор признает избыточной информацией и нарушением ч. 5 ст. 5 Закона о персональных данных. Вот решения судов, когда работодателя оштрафовали за хранение сканов: дело банка, дело коллекторского агентства, и еще одного банка.

Смотрите также

Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее