1 апреля '24

Электронный кадровый архив документов в организации: что такое и как создать

Ксения Корчагина

юрист

Есть архивы государственные. В них компания сдает свои документы при ликвидации фирмы. Есть архивы внутренние. Это те диски и компьютеры, в которых ваш бухгалтер, кадровик и менеджеры хранят документы фирмы. Электронные счета-фактуры, электронные договоры с контрагентами, электронные трудовые договоры.

В статье юрист объясняет, как сделать электронный архив кадровых и финансовых документов, чтобы никто не наказал. Дает чек-листы для организации электронного архива.

В статье узнаете

Что такое электронный кадровый архив
Как наказывают за отсутствие электронного архива
Как архивировать электронные кадровые документы
Как создать электронный архив в системе ЭДО и начать работу
Правила и сроки хранения документов в электронном архиве
Почему электронный архив удобнее бумажного
Популярные вопросы

Что такое электронный кадровый архив

Электронный архив документов организации — это система хранения, поиска, использования, учета и уничтожения электронных документов организации, возникающих в процессе электронного документооборота.

В кадровом электронном архиве хранят документы, связанные с работой сотрудников. В бухгалтерском электронном архиве — первичные учетные документы, договоры с контрагентами, акты выполненных работ, авансовые отчеты, таможенные декларации и иные.

Компания может создать электронный архив один или несколько. Для бухгалтера, юриста, кадровиков. В любом случае правила организации электронного архива документов коммерческой организации или ИП одинаковы для всех типов документов. Они установлены законом «Об архивном деле в РФ» 125-ФЗ, Приказом Росархива 77 от 31.07.2023. Разбираем их дальше.

Чем электронный архив отличается от скан‑копий документов

Некоторые путают электронный архив документов организации с хранилищем скан-копий бумажных документов. Скан-копия документа, изначально подписанного на бумаге, не является оригиналом. Скан-копия договора не станет оригиналом, даже если скан заверить электронной подписью компании.

Скан-копии признают электронными дубликатами бумажных документов, если примут соответствующий законопроект. Его рассматривают с 2021 года и до сих пор не приняли.

Вас может ввести в заблуждение то, что госорганы, суды принимают скан-копии документов. Но помните, что они всегда имеют право запросить оригиналы документов. И если у компании есть скан-копия, но нет бумажного оригинала документа, тогда она может проиграть спор или лишиться налогового вычета.

Тест: проверьте себя

Трудовой договор, подписанный на бумаге, отсканировали и сохранили на рабочем компьютере кадровика. Можно уничтожить бумажный экземпляр трудового договора?

Можно
Не верно. В случае судебного спора с работником при выездной налоговой проверке или проверке трудовой инспекции у компании могут затребовать оригинал договора — документ на бумажном носителе.
Нельзя
Верно. Оформленный на бумаге трудовой договор является оригиналом документа. Работодатель обязан хранить его в архиве 50 лет.

В договоре поставки стороны написали, что обмен по электронной почте отсканированными договорами поставки имеет ту же силу, что и бумажные документы. Можно выкинуть договор, подписанный на бумаге?

Можно
Верно. В случае судебного спора с поставщиком компании не поможет бумажный экземпляр договора, а потребуется электронное письмо контрагента и скан‑копии договора, хранящиеся на сервере электронной почты.
Нельзя
Не верно. При таких условиях договора бумажный экземпляр договора не является оригиналом документа. Его можно уничтожить.

Как наказывают за отсутствие электронного архива

Именно за отсутствие электронного архива коммерческие фирмы и ИП не штрафуют. Наказывают за отсутствие нужных документов и нарушения правил их хранения, которые привели к утрате документов.

Штрафы за электронные архивы

Кто выявляет	За что наказывает	Размер наказания
Налоговый орган	Не представлены по запросу ФНС трудовые договоры, приказы о премировании, акты оказанных услуг и иные сведения для осуществления налогового контроля. Или обозначенные первичные учетные документы отсутствуют	300–500 рублей по ст. 15.6 КоАП РФ или 5–10 тысяч рублей для главбуха по ст. 15.11 КоАП РФ. Доначисление налогов
Роструд	Отсутствуют трудовые договоры, приказы, ЛНА, допущены иные нарушения трудового законодательства	10–20 тысяч рублей для ИП, 30–50 тысяч рублей для ООО по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Работник и суд	При кадровом электронном документообороте у работодателя отсутствуют приказы о наложении дисциплинарного взыскания, листы ознакомления и иные кадровые документы, подтверждающие позицию работодателя	Работник выиграет трудовой спор
Росархив	В ООО отсутствуют протоколы общих собраний ООО, устав, договоры по крупным сделкам. У банка нет договора на открытие счета. У страховой компании нет полисов ОСАГО	2,5–5 тысяч рублей для директора, 200–300 тысяч для ООО по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ
ФСТЭК	Отсутствуют таможенные декларации, договоры с иностранными организациями	10–20 тысяч рублей для ЮЛ по ст. 14.20 КоАП РФ
Росфиннадзор	Утрата документов, предусмотренных валютным законодательством	40–50 тысяч рублей для ЮЛ по ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ
ФАС	Отсутствие договоров на размещение, распространение рекламы	От 20 тысяч рублей — штраф для ЮЛ по ст. 19.31 КоАП РФ
Роскомнадзор, Росархив	Нарушение правил хранения кадровых и иных документов организации	До 10 тысяч рублей — штраф для организации по ст. 13.20 КоАП РФ

При ликвидации организации налоговики требуют сдать в муниципальный архив документы по личному составу. Ссылаются на распоряжение Правительства 358-р от 21.03.1994. Но фактически налоговая ликвидирует фирму, даже если кадровые документы в муниципальный архив вы не сдадите, потому что упомянутое выше распоряжение носит рекомендательный характер.

Как архивировать электронные кадровые документы

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать электронный архив документов организации. Но должны обеспечить сохранность электронных кадровых документов в течение установленных сроков. Это подтверждают суды и требует статья 22.3 Трудового кодекса РФ: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

Каким способом защитить электронные кадровые документы от утраты, решать вам. Равняться можно на раздел Х Приказа Росархива 77 от 31.07.2023.

Этот приказ заменил применявшийся раньше Приказ Минкультуры 526 от 31.03.2015. В старом Приказе было 1 предложение об электронных архивах, в новом — целый раздел.

Как обеспечить сохранность электронных кадровых архивов

При электронном документообороте для организации электронного архива лучше использовать гибрид — хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на локальном компьютере.

Это же требует п. 132 Приказа Росархива 77: электронный архив документов организации хранят на обособленных носителях или в системе хранения электронных документов СХЭД. У коммерческой организации СХЭД может быть любой, госорганы руководствуются при создании СХЭД типовыми требованиями.

Интернет отключили, остается локальная версия на компьютере. Компьютер сломался, осталось защищенное облако. Но кто-то хранит и только на компьютере, потому что считает компьютер кадровика за железной дверью надежным хранилищем для электронных документов. Кто-то использует только облако, поскольку опасается, что комп уронит уборщица или серверную вскроют недоброжелатели.

Любой вариант организации цифрового архива документов возможен в СБИС Архиве.

Важно, чтобы архив документов при электронном документообороте был не просто набором файлов, а систематизирован, разобран по папкам с правильными названиями. Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения. Этого же требуют пп. 137, 138 Приказа 77: СХЭД должна выполнять функции по систематизации данных об электронных документах.

Так, программа «СБИС Архив» сама раскладывает документы по электронным папкам, ведет реестр архивных документов. И даже если фирма прекратит пользоваться СБИС, то доступ к цифровому архиву у нее останется. А кадровик откроет файлы в обычном Office.

Безопаснее, когда удалить или скопировать файлы с электронными кадровыми документами могут только конкретные люди, а любые изменения с файлами логируются (отслеживаются).

Этого же требует п. 131 Приказа Росархива 77: права доступа к электронным архивным документам должны быть разграничены.

В программе «СБИС Архив» настроить доступ для использования электронных документов архива можно за пару кликов.

СБИС Архив для КЭДО. Расскажем за 30 минут

Заказать консультацию

Как создать электронный архив в системе ЭДО и начать работу

Сделать электронный архив документов проще, если задуматься об этом в начале внедрения системы электронного документооборота или кадрового ЭДО. Коммерческая организация имеет право поручить ведение электронного архива сторонней организации.

Чек‑лист по организации кадрового архива с нуля

Собрать все кадровые документы, разыскать недостающие.
Составить номенклатуру дел — это список наименований дел со сроками хранения.
Установить правила хранения: как формируем дела, кто и как часто сдает документы в архив в будущем. Образец Положения об архиве организации, утв. Приказом Росархива 42 от 11.04.2018.
Выделить место для архива. Выбрать систему, которая поможет вам организовать электронное архивирование.
Инвентаризировать документы: выделить конфиденциальные, важнейшие, временного, длительного хранения, по личному составу.

Перед передачей документов в архив кадровики проводят внутренний аудит: проверяют правильность оформления, наличие подписей, верность дат. Воспользуйтесь нашими чек‑листами для самопроверки.

СБИС помогает правильно оформить кадровые документы и с самого начала выстроить правильную систему электронного архива. В момент приема СБИС напомнит кадровику, что подписать у работника, про ПВТР и инструктажи. А еще СБИС посчитает и за 2 недели вручит работникам электронные уведомления об отпуске по графику.

Ошибки при создании архивов

Сроки хранения электронных документов при ЭДО или КЭДО такие же, как у бумажных, поэтому перечисленные ошибки допускают с любым форматом архива.

Неправильно определяют момент, с которого сдавать документ в электронный архив

По закону сроки считают с 1 января года, следующего за годом завершения документа. И тут некоторые совершают ошибку. Год завершения надо определять не по дате подписания документа, а по дате, когда документ стал не нужен.

Например, график отпусков на 2024 год составили и подписали 1 декабря 2023. Трехлетний срок архивирования графика считаем после выполнения графика, то есть с 1 января 2025 года, и уничтожаем график после 31.12.2027. Как правильно составить и утвердить график отпусков — читайте в нашей статье.

Устанавливают разные сроки для документов одного комплекта

Действующий договор добровольного страхования работников хранят, а допсоглашение к нему уничтожают через 5 лет, после заключения. Нужно архивировать и договор, и соглашения к нему 5 лет после расторжения договора.

Нельзя отсканировать и уничтожить бумажные документы до истечения сроков архивирования

Бумажный архив нужно хранить, даже если он оцифрован. Закон пока не разрешает уничтожить бумажный архив и вместо него создать электронный архив бумажных документов.

Как отличать электронные оригиналы документов от копий? Оригиналы изначально созданы в электронном виде, подписаны электронными подписями. Копией будет ПВТР в doc-формате с факсимиле директора или график отпусков, подписанный на бумаге и отсканированный.

Не надо сдавать в архив все документы подряд

Не вовремя уничтоженный график отпусков и приказы на отпуск могут стоить фирме сотни тысяч рублей штрафа. По графикам видно, когда работники накапливают больше 56 дней неиспользованных отпусков, что запрещено ст. 124 ТК РФ. Или ходят в отпуск меньше чем на 14 дней, чем нарушают ст. 125 ТК РФ. Штраф за такое по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет для организаций 30–50 тысяч рублей за каждого работника.

Правила и сроки хранения документов в электронном архиве

Сроки

В кадровом архиве могут быть как электронные, так и бумажные документы. Их сроки хранения одинаковы, установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019. Кадровые документы, подписанные до 19.02.2020, находятся в архиве дольше, в соответствии со сроками из приказов Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Главархива СССР от 15.08.1988.

Сроки архивирования документов в электронном виде на примере кадровых — смотрите в таблице.

Вид документа	Срок хранения	Пункт Приказа Росархива 236
Трудовые договоры Приказы и заявления о приеме, увольнении, переводе Личные карточки работников Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты оказанных услуг	50 лет	435 434 444 301
Журналы инструктажей по охране труда	45 лет	423
Согласие на обработку персональных данных	3 года после истечения срока действия согласия	441
Штатные расписания	Постоянно	40
Табели учета рабочего времени	5 лет	402
Графики отпусков	3 года	453
Журнал регистрации приказов об отпусках (электронный)	5 лет	463
Уведомления работодателя о необходимости выбора формы трудовой книжки	3 года	436
Заявления о выборе бумажной ТК. О предоставлении сведений о трудовом стаже по форме СТД-Р	1 год. Рекомендуем увеличить до 10 лет	451
Забытые работниками оригиналы бумажных трудовых книжек	До востребования, 50 лет	449

Как уничтожать документы из электронного архива

Опытные кадровики уничтожают документы для того, чтобы:

Роскомнадзор не обвинял в хранении избыточной информации;
не отдавать проверяющим документы, срок хранения которых истек.

Если работодатель не оформляет уничтожение, а просто сжигает кадровые бумаги на даче директора, тогда электронные документы сможет уничтожать еще быстрее за 1 клик мышки. Коробки с бумагами не придется никуда вывозить.

Если фирма оформляет уничтожение бумажных кадровых документов по закону, тогда с электронными кадровыми документами ничего не изменится. Продолжайте оформлять как раньше. Только теперь вместо шредера и огня понадобится кнопка «удалить».

Чек‑лист уничтожения бумажных и электронных архивов

Найти и проверить кадровые документы, которые подпадают под уничтожение.

Например, в 2026 году готовим к уничтожению заявления 2020 года о переводе на сокращенный день. И обнаруживаем заявление работника с вредными условиями труда. Такой документ откладываем на хранение до 2070 года, потому что по пункту 392 Приказа 236 «вредников» хранят 50 лет.

Составить протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения электронных кадровых документов.

Нужен он, если в компании есть такая комиссия и кадровик не готов единолично нести ответственность за уничтожение не тех документов. Форма протокола свободная.

Составить акт о выделении к уничтожению и уничтожить документы.

Как составить акт об уничтожении кадровых документов.
Форма акта установлена в Приложении 3 к Правилам организации хранения, утв. приказом Росархива 77 от 31.07.2023.
Если архив на DVD-дисках или бумажный, тогда способ уничтожения указывают прямо в акте. Это может быть огонь, шредер, разрезание и т. п.
Если архив на сервере или облаке, тогда способ уничтожения указывают в отдельном акте свободной формы, например, так: «программно-аппаратными средствами — удалением». Это связано с тем, что форма акта из Приложения 3 не предусматривает очистку носителя, а допускает только его уничтожение.

Мифы про электронные кадровые архивы

Когда появились электронные счета-фактуры, бухгалтеры беспокоились, задавали те же вопросы, которые волнуют сейчас кадровиков. Прошло 6 лет и никто уже не переживает, бизнес подписывает по 15 миллиардов электронных счетов-фактур в год, экономит время, бумагу и место в офисе.

Обсудим популярные сомнения кадровиков.

Формат электронного кадрового документа устареет, и мы не сможем его открыть.

Существует специальный формат длительного хранения PDF/A-1A. В этом формате принимают документы на хранение госархивы и портал «Работа в России». Формат утвержден приказом Минтруда 578н от 20.09.2022 и соответствует международным стандартам.

Подписывайте кадровые документы в любом формате с помощью системы кадрового электронного документооборота СБИС.

Срок действия ЭП истечет, и документ станет недействительным

Юридическая значимость подписанного электронного кадрового документа останется, даже если срок действия ключей ЭП со временем закончится. По ст. 11 закона 63-ФЗ Об Электронной подписи, квалифицированная ЭП признается действительной, если квалификационный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности сертификата.

Подтвердить юридическую значимость электронного кадрового документа поможет штамп времени. Это отметка о дате подписания электронного документа и информация о сроке действия сертификата ЭП.

СБИС умеет визуализировать этот штамп на электронном документе.

Вирус уничтожит электронный документ

Чтобы защитить электронный кадровый архив, храните его в облачном архиве, который защищен профессионально, в промышленных размерах.

Документы в облаке СБИС защищает мощный центр обработки данных — ЦОД СБИС.

Почему электронный архив удобнее бумажного

Мы уже разобрались, что электронный архив документов организации надежный. А еще он удобный и вот почему:

Легко положить

Электронный приказ об отпуске после подписания работником автоматически отправляется в нужную папку. И неважно, что документ подписали во Владивостоке, — через секунду он будет в архиве в Москве.

Быстро найти

Подобрать все кадровые документы по работнику Иванову можно за 1 клик, даже если в компании несколько тысяч сотрудников.

Сложно потерять, бесконтрольно использовать и недорого уничтожить

Электронный архив документов хранится на сервере или в облаке. Сломается сервер — выручит облако. Все действия с документами электронного архива можно запротоколировать и отследить.

Электронный кадровый архив

Все документы сотрудника хранятся в одном окне личного кабинета и доступны в любое время без обращения к кадровому специалисту.

Узнать больше