Как выгодно оформить сотрудников
Есть несколько способов оформить сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Вместо трудового договора заключать договоры ГПХ или привлекать самозанятых. Арендовать работников у другой фирмы. Платить серую зарплату или вообще не оформлять работников официально. Разбираемся, сколько стоит такая экономия и как уменьшить риски.
Рассказываем в статье
Выплаты при разных схемах
По договору гражданско‑правового характера (ГПХ, ГПД) не придется платить отпускные, сверхурочные, взносы на травматизм 0,2%. Не нужно оценивать рабочее место по СОУТ.
У самозанятого не надо удерживать НДФЛ и платить за него страховые взносы. А «черная» зарплата без оформления работника еще выгоднее. Но надо учитывать и риски.
Прикинем затраты на сотрудника при разных схемах работы. Во всех случаях он получит на руки 30 тысяч рублей.
| Ваши расходы | В том числе | |
|---|---|---|
| Черная зарплата | 31 915 | Затраты на обналичку 6‑15% |
| Трудовой договор | 44 897 | НДФЛ 13% Взносы 30,2% |
| ГПХ | 44 828 | НДФЛ 13% Взносы 30% |
| Самозанятый | 31 915 | НПД 6% |
| Аутстаффинг | договорные | — |
Способ 1. Работа всерую
Если оформить сотрудника на работу на МРОТ, а остальное платить «в конверте», тогда в любой момент можно прекратить неофициальные выплаты и работник уволится сам. Или не заключать с сотрудником договор вообще, тогда расстаться с ним можно за минуту.
Но это риски. По жалобе работника в инспекцию труда или прокуратуру оштрафуют за неоформление трудового договора. 5-10 тысяч рублей — штраф для ИП, 50-100 тысяч — для организаций.
По иску работника суд обяжет заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку, выплатить отпускные, уплатить НДФЛ и страховые взносы. А если сумма неуплаченных налогов будет выше 2,7 млн рублей, могут привлечь к уголовной ответственности.
Нужно где-то брать наличные денежные средства для выплат «в конверте». А это чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов...»
Снизить риски сложно.
Способ 2. Трудовой договор
При оформлении сотрудника на работу по трудовому договору можно схитрить. Им устанавливают оклад в размере МРОТ, а остальное доплачивают премиями. Премию платят за результат работ. Когда нет результата, как, например, в коронавирусные нерабочие дни, нет премии.
Чтобы не тратить время на ознакомление работников с приказами о премиях, отпусках или инструкциями, автоматизируйте кадровый документооборот в СБИС.
Риски
Налоговая может не принять расходы на премирование. И доначислить налог на прибыль. Или единый налог по УСН с объектом Доходы минус расходы.
Как уменьшить
Точнее формулируйте условия о премировании.
- Не вводите много условий для получения одной премии, лучше введите несколько видов. «Премия назначается за достижение 110% от запланированной выручки и при условии, что превышение достигнуто за счет увеличения точек продаж». С такой формулировкой налоговики смогут сказать, что премии выросли из-за точек продаж, открытых в прошлом году. А значит, премирование не обосновано.
- Не ставьте одну премию в зависимость от другой. В организации было 2 вида премий. За достижение показателей KPI и, кроме этого, премия за отдельные успехи. Показатели KPI не достигли, поэтому фирма выплатила только вторую премию. Взяла ее в расходы по налогу на прибыль. Налоговая провела лингвистическую экспертизу формулировок и посчитала: вторая премия не имеет «самостоятельного характера» и невозможна без первой. А значит, уменьшение налога на прибыль неправомерно. Дело А40-248663/2017.
Подписывайте кадровые документы онлайн
В сервисе кадрового электронного документооборота от СБИС
Способ 3. Гражданско-правовой договор
На такие договоры не распространяется Трудовой кодекс. Поэтому вам не придется оплачивать отпуск. Платить можно меньше МРОТ и не 2 раза в месяц, а реже. С сотрудником можно расстаться в любой момент, главное пропишите порядок расторжения в договоре ГПХ.
Риск
ГПХ-договор могут переквалифицировать в трудовой по жалобе сотрудника. Инспекция труда оштрафует организацию на 50-100 тысяч рублей за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Суд может признать отношения трудовыми, взыскать отпускные или восстановить на работе уволенного.
Как снизить риски
- Не переводите массово. Не правильно за 1 месяц уволить всех сотрудников и заключить с ними договоры ГПХ. Лучше увольнять в течение года или заключать только с новичками.
- Не используйте в договоре формулировки из Трудового кодекса: работник, должность, прием на работу, увольнение, зарплата. Правильнее — исполнитель, объем и результат работ, заключение договора, расторжение, вознаграждение.
- Не устанавливайте сотруднику режим работы.
- Конкретизируйте объем услуг. Не просто бухгалтерские услуги, а количество отчетов. Не просто грузчик, а разгрузка 10 фур.
- Платите 1 раз в месяц. Выплаты 2 раза в месяц слишком похожи на аванс и зарплату.
- На каждую выплату подписывайте с сотрудником Акт оказанных услуг. Акты можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.
Работайте с сотрудниками по ГПХ без бумаги
В СБИС КЭДО все документы по гражданско‑правовому договору можно подписывать онлайн
Способ 4. Договор с самозанятым
С плательщиком налога на профессиональный доход мы заключаем договор ГПХ, подписываем акты и производим оплату на сумму, указанную в акте. За него не надо платить страховые взносы и удерживать НДФЛ. Он уплачивает налог 6% и присылает нам чек.
Риск
Налоговая доначислит НДФЛ и взносы, если сотрудник менее 2 лет назад работал в этой фирме по трудовому договору. Или по договору ГПХ, который ФНС переквалифицировала в трудовой. Подобные нарушения выявляют редко, при выездных налоговых проверках.
НДФЛ и взносы доначислят, если сотрудник перестал быть самозанятым или его годовой доход превысил 2,4 млн рублей. Доначисляют на оплаты, полученные после утраты права на применение НПД.
Как уменьшить риск
Проверяйте статус самозанятого на момент выплаты. Это можно сделать на сайте налоговой или в сервисе СБИС «Проверка сотрудников».
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и ГПХ
Способ 5. Аутстаффинг
Работников не включают в свой штат, а берут в аренду у другой фирмы по договору на оказание услуг или подряда. Это называется аутстаффинг или аутсорсинг. Это распространено для клининговых услуг, бухгалтерских, перевозок.
Можно нанимать индивидуальных предпринимателей. Например, заключать не трудовой договор с директором, а договор на услуги с управляющим индивидуальным предпринимателем.
При этом способе не надо платить НДФЛ, взносы. А затраты по договору можно принимать в расходы для уменьшения других налогов.
Риски
ФНС переквалифицирует отношения в трудовые и доначислит налоги, если у фирмы-подрядчика нет расходов, характерных для ведения бизнеса. Нет компьютеров для работников, автомобилей для водителей. Нет других заказчиков услуг. Читайте подробнее в статье.
Проверяющим не понравится, когда ИП получают оплату без актов оказанных услуг, ездят в командировки по служебным заданиям, подписывают авансовые отчеты. В деле А70-11827/2017 фирма проиграла 26 млн рублей НДФЛ и НДС.
Как уменьшить
Разделяйте работников в штате и на подряде. Выдавайте пропуска не просто Ивановой, а сотруднику подрядчика Ивановой. Составляйте подробные акты оказанных услуг.
Собирайте документы, подтверждающие наличие ресурсов у фирмы-подрядчика. Это могут быть копии штатного расписания, документы на автомобили для водителей для перевозчиков. Договоры поставки на уборочный инвентарь для клининга.
Проверку подрядчиков можно автоматизировать. В сервисе СБИС «Все о компаниях» смотрите численность работников, стоимость активов и судебные споры.
Частые вопросы
-
В прошлом году гражданин оказывал нашей фирме бухгалтерские услуги по договору ГПХ. Сейчас зарегистрировал самозанятость. Можно ли заключать с ним договор?
Договор с самозанятым можно заключать в любом случае. Вопрос какие налоги платить.
Если до регистрации самозанятости фирма заключала с гражданином договоры на оказание услуг, тогда по договору с таким самозанятым не удерживают НДФЛ и не платят взносы. И неважно, как давно был расторгнут предыдущий договор на услуги.
А вот если до регистрации «самозанятости» гражданин работал в фирме по трудовому договору и прошло меньше 2 лет с момента его увольнения, тогда нужно удержать НДФЛ и заплатить взносы. Это требование закона 422-ФЗ.
Кроме того, Минфин рекомендует удерживать НДФЛ и платить взносы, если ранее заключенный договор ГПХ имел признаки трудовых отношений и существует вероятность переквалификации его в трудовой. По жалобе самозанятого или при выездной налоговой проверке. См. письмо Минфина от 10.12.2020 № 03-11-10/108388.
-
Может ли кафе заключить договор ГПХ с водителем?
Может. Но оформляйте договор так, чтобы он не подменял трудовые отношения:
- Не пишите в договоре должность водитель. Опишите его задачу - доставка грузов по маршруту такому-то.
- Не используйте фразы из трудового законодательства: режим работы, работник, зарплата.
- Не привязывайте оплату к количеству рабочих часов. Установите размер вознаграждения в зависимости от числа поездок, километража, веса перевезенного груза или иного конкретного результата.
- Не предусматривайте ежемесячные выплаты. Привяжите выплаты к акту оказанных услуг.
-
Можно ли отправить в командировку сотрудника, оформленного по договору ГПХ?
Можно, но не называйте это командировкой.
Понятие «командировка» предусмотрено трудовым законодательством.
В договоре ГПХ рискованно использовать фразы из трудового законодательства: режим работы, работник, зарплата, командировка. Это повод для переквалификации отношений в трудовые.
Если сотрудник оформлен по договору гражданско-правового характера, внесите в договор ГПХ условие о «поездке в другую местность для выполнения задания». Установите за выполнение задания в поездке вознаграждение. Такое условие можно включить в текст договора сразу или заключить дополнительное соглашение.
-
Должен ли заказчик оплачивать подрядчику (исполнителю) по ГПД больничный лист?
До 2023 года ни при каких условиях исполнитель не мог рассчитывать на больничное пособие в рамках ГПД.
С 2023 года ситуация поменялась, так как ввели единый тариф взносов в ФНС. Теперь за исполнителей вносятся взносы в части социального страхования на случай временной нетрудоспособности и материнства. Это означает, что можно получать больничные пособия в рамках ГПД.
Правда, чтобы рассчитывать на больничные в рамках ГПД, нужно иметь доходы за прошлый год, с которых уплачивались соцвзносы. Причем установлен минимальный размер соцвзносов — стоимость страхового года. Для 2022 года этот показатель составляет 4833,72 ₽. Если соцвзносов за 2022 год уплачено меньше, права на пособия в 2023 году нет. Если подрядчик был занят в 2022 году только по ГПД, а по трудовому договору нигде не работал, в 2023 году права на пособие по умолчанию нет, так как соцвзносы до 2023 года по ГПД совсем не уплачивались. За 2022 год в расчет пойдут только соцвзносы по трудовым договорам, если исполнитель параллельно был где-то трудоустроен.
В 2024 году на больничные выплаты смогут рассчитывать исполнители, за которых уплатили соцвзносыза 2023 год в сумме не меньше, чем 5 652,22 ₽. При сравнении с указанным лимитом берутся взносы как по ГПД, так и по трудовым договорам, если физлицо было параллельно трудоустроено.
На момент начала болезни (открытия листка нетрудоспособности) физлицо может быть занято у одного страхователя по ГПД, а у другого — по трудовому договору. В таком случае больничное пособие ему платит работодатель. То есть та компания (ИП), с которой у него трудовые отношения. Если исполнитель нигде не трудоустроен, нагрузка по выплате больничного ложится на заказчика. Причем если человек работает по ГПД у нескольких компаний (ИП), он получает пособие у одного из них (на свой выбор).
Видеоматериалы по теме
