Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками
Многие знают, что договоры с сотрудниками разрешено заключать электронно. Но не всегда понятно, как подписать электронный договор, как сделать электронную переписку официальной, какие документы оформить для начала электронного взаимодействия с сотрудниками, нужно ли документы дублировать на бумаге. Можно ли легализовать электронную переписку с сотрудником, если договор с ним заключен в бумажной форме.
В статье разбираем, как юридически правильно начать обмениваться электронными документами с работниками, удаленщиками, исполнителями и самозанятыми.
В статье узнаете
Обменивайтесь документами с сотрудниками дистанционно
С помощью сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС подписывайте кадровые документы онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Действительно ли со всеми сотрудниками можно организовать ЭДО
Закон разрешает с любым сотрудником подписывать электронные договоры, документы. В некоторых случаях можно даже не спрашивать согласия работника на электронное взаимодействие.
Правила организации ЭДО различаются и зависят от категории сотрудника. Есть 3 категории:
- ГПХ, самозанятые. Это граждане, выполняющие работы или услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Например, по договору на оказание бухгалтерских услуг или договору подряда на ремонтные работы.
- Дистанционные. Это работники, оформленные по трудовому договору о дистанционной работе. В том числе это те, кого перевели из офиса на удаленную работу и оформили по договору о дистанционной работе.
- Все остальные работники. Это работники, принятые по трудовым договорам. Офисные, работники на заводе, вахтовики. То есть все, кроме работающих на основании договоров о дистанционной работе.
Какие документы можно подписывать электронно
Все документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ч. 2 ст. 160, ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).
| Электронно — всё | На бумаге |
|---|---|
|
|
Все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). Но есть особенность. 3 вида документов придется отправлять на бумаге почтой.
| Электронно — всё | Отправляем почтой на бумаге |
|---|---|
| Всегда:
В особых случаях:
|
Почти все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ). Исключение 5 видов документов из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
| Электронно — почти всё | Ведем на бумаге |
|---|---|
| Всегда:
В особых случаях:
|
Электронное взаимодействие по договорам ГПХ и трудовым
С помощью СБИС КЭДО можно подписывать кадровые документы в режиме онлайн.
Как организовать ЭДО с сотрудниками
Для начала электронного взаимодействия с сотрудниками потребуются:
- Информационная система,
- Электронные подписи,
- Внутренние документы компании.
Информационная система
Можно использовать:
- Систему работодателя, такую как СБИС. В ней сможете и договоры ГПХ подписать электронно, и подписи электронные выпустить, и в учет принять полученные электронно акты оказанных услуг.
- Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но контролировать ответы от 100 сотрудников будет уже не удобно.
Можно использовать:
- Систему работодателя, такую как СБИС. В СБИС сможете выпускать электронные подписи работникам, подписывать трудовые договоры, ставить электронно задачи, контролировать их выполнение, выдавать расчетные листки. В 1 окне СБИС покажет, какие документы отправлены сотруднику, что и когда он подписал, не изменил ли он документ перед подписанием.
- Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но тут важно учитывать, что по ч. 3,4 ст. 312.3 ТК РФ работодатель и работник обязаны подтверждать получение электронного документа. Это значит кадровик должен отправить договор, получить подтверждение его прочтения и потом получить подписанный договор. Контролировать ответы от 100 сотрудников просто не удобно.
Разрешено использовать (ст. 22.1 ТК РФ):
- Систему работодателя, такую как СБИС. В ней можно выпустить электронную подпись работнику, отправить менеджерам один пакет инструкций, а продавцам другой. Сдать СЗВ-ТД, согласовать график отпусков, разослать расчетные листки и сохранить подписанные документы в электронном архиве.
- Государственный портал «Работа России». Это общая база, в которую работодатель передает для подписания все кадровые документы. И эти документы навсегда остаются в личном кабинете сотрудника. Портал обещают доработать к сентябрю 2022, но он пока там неудобно работать.
Электронные подписи
Какие ЭП бывают
Есть 3 вида электронных подписей по закону 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
- ПЭП — простая электронная подпись.
- НЭП — усиленная неквалифицированная подпись.
- КЭП — усиленная квалифицированная подпись.
Для категории «все остальные работники» Трудовой кодекс ввел еще 2 разновидности подписей:
- ПЭП госуслуги — простая электронная подпись с сайта госуслуг. Ей можно подписывать документы только на портале «Работа России». Она не подойдет для подписания документов в системе работодателя. Для получения подписи работник должен зарегистрироваться на сайте госуслуг и подтвердить личность, сходив в МФЦ или банк.
- НЭП госключ — пока нигде не применяется, как появится — СБИС внедрит. Ее выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.
Электронные подписи сотрудникам для ЭДО и электронной переписки
Электронная переписка с сотрудником становится юридически значимой, если заверена электронной подписью.
Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.
ПЭП тоже можно использовать, но они не защищают подписанный документ от изменений. Сотрудник может потом заявить, что компания изменила стоимость услуг в договоре после его подписания.
Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.
ПЭП можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений. ПЭП не подойдет для подписания: трудового договора, договора о матответственности, ученического, допсоглашений к ним.
Вид ЭП сотрудника зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь документами.
Для системы работодателя подойдут: НЭП, НЭП госключ, КЭП.
ПЭП тоже можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений и не подойдет для подписания: трудового договора, о матответственности, ученического, на получение образования, допсоглашений к ним, согласия на перевод, заявления об увольнении, его отзыве, уведомления об изменении условий ТД, приказа о дисциплинарном взыскании.
Для госпортала «Работа России» подойдут: ПЭП госуслуги, НЭП госключ, КЭП.
Всегда ли за подпись сотрудника платит компания
Не всегда. У компании нет обязанности покупать подписи для сотрудников по ГПХ, самозанятых и дистанционных. Вопрос решается по соглашению сторон.
Для всех остальных работников работодатель обязан оплатить выпуск электронной подписи (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).
Как выбрать подпись. Отличие КЭП от НЭП
| В чем разница | КЭП | НЭП |
|---|---|---|
| Цена | от 1000 ₽ | от 450 ₽ |
| Удобство получения | Сотруднику надо идти в удостоверяющий центр | Выдает работодатель на рабочем месте или удаленно |
| Где хранить | Токен, телефон | Токен, телефон или облако |
| Степень защиты | Обе имеют криптографическую защиту и квалификационный сертификат | |
Как выдать электронную подпись сотруднику
Тут все зависит от вида электронной подписи.
ПЭП — это «логин-пароль», комбинация символов или код из СМС для доступа в личный кабинет, к электронной почте. Если электронная почта корпоративная, ПЭП выдает работодатель, если личная — работник формирует сам. Такая подпись подтверждает авторство, но не защищает документ от изменения после подписания.
НЭП и ПЭП выглядят как набор файлов на токене или телефоне, формируются с помощью средств криптографической защиты. За КЭП сотруднику надо сходить в удостоверяющий центр. НЭП выдает работодатель на рабочем месте.
Выпуск НЭП входит в стоимость КЭДО от СБИС
При подключении сервиса кадрового электронного документооборота от СБИС вам не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей.
Электронные подписи для кадровика
КЭП подойдут для всех видов документов.
НЭП тоже можно использовать, но она подходит не для всех документов с дистанционными и остальными работниками.
Хитрые настройки СБИС, чтобы не тратить деньги на выпуск КЭП для кадровика
В СБИС можно настроить «доверие подписи» или «отложенное подписание». В этом случае кадровик подписывает документ своей НЭП, а работник или госорган получает документ с КЭП директора.
Внутренние документы компании
С действующими сотрудниками нужно подписать некоторые документы, чтобы электронная переписка с ними стала юридически значимой, равнозначной документам, подписанным на бумаге.
- Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС такое соглашение формируется автоматически, при выпуске неквалифицированной электронной подписи. Текст можно заменить на шаблон компании.
- Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС оно формируется автоматически, при выпуске электронной подписи. Текст можно заменить на шаблон компании.
- Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС оно формируется автоматически, при выпуске электронной подписи. Текст можно заменить на шаблон компании.
- Положение о кадровом ЭДО.
- Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ.
С новичками нужно подписать некоторые документы, чтобы электронное взаимодействие с ними было официальным. Документы подписывают до заключения договора на оказание услуг, подряда или трудового договора.
- Соглашение об электронном взаимодействии.
- Соглашение об электронном взаимодействии.
- Соглашение об электронном взаимодействии.
- Положение о кадровом ЭДО.
- Информационное письмо о применении кадрового ЭДО и согласие принимаемого на работу сотрудника. Нужно по ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ. Согласие не подписывают у лиц без трудового стажа на 31.12.2021.
Мобильный электронный документооборот
Подписывать документы электронно можно даже с мобильного телефона. В приложении СБИС сотрудник с телефона подпишет акт оказанных услуг, отчет о выполненной работе, договор подряда или заявление об отпуске.
С любой категорией сотрудников возможно организовать электронное взаимодействие. С ЭДО сотрудник по договору ГПХ не ходит каждый месяц на почту, чтобы оправить заказчику акт оказанных услуг. С ЭДО бухгалтер получает электронные приказы об отпуске дистанционщика сразу, а не через 2 месяца. С ЭДО работники находятся на рабочих местах, а не атакуют отдел кадров для оформления бумаг.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
