Как работать с самозанятыми безопасно

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

Наталья Васильева

консультант по налогам и взносам

Налог на профессиональный доход (НПД), самозанятость — щадящий налоговый режим, доступный ИП и физлицам без статуса ИП. Удобный вариант для временных и сезонных исполнителей, частных мастеров, аутсорсеров, IT‑специалистов.

Однако межведомственные комиссии, созданные с начала 2024 года, обращают особое внимание на компании, которые сотрудничают с большим числом плательщиков НПД. Рискованно под видом самозанятости формировать постоянный штат сотрудников, чтобы сэкономить на налогах. Налоговая и Роструд в курсе подобных схем и старательно их раскрывают, переквалифицируя фиктивные гражданско‑правовые отношения в трудовые. Предлагаем статью, которая поможет понять, как сотрудничать с самозанятыми и получать выгоду, а не претензии и штрафы от контролеров.

Содержание

• Налоги и отчеты по исполнителям на НПД
• Оценка рисков в вашем конкретном случае
• Проверка самозанятого
• Документальное оформление отношений с самозанятым
• Как упростить сотрудничество с самозанятыми

Налоги и отчеты по исполнителям на НПД

Заказчик освобожден от налогообложения выплат самозанятым всегда, когда исполнитель зарегистрирован как ИП.

Если у исполнителя‑самозанятого нет статуса ИП, заказчик не облагает выплаты при выполнении условий:

❗ На дату расчетов исполнитель имеет право на НПД (доходы не превысили 2,4 млн ₽, не снялся с учета добровольно, не занялся запрещенной для НПД деятельностью).

❗ Самозанятый не является вашим работником и не был им последние два года.

Если хотя бы одно условие не выполняется, самозанятый становится «обычным физиком», работающим по договору ГПХ. В этом случае вы обязаны заплатить НДФЛ и страховые взносы с его вознаграждения и отразить эти выплаты в зарплатных отчетах. Поэтому безопаснее иметь дело с самозанятыми‑ИП, иначе требуется дополнительная проверка и подстраховка.

Самозанятые сами платят за себя налог со своих бизнес‑доходов и при желании страховые взносы. Поэтому сотрудничество с исполнителями‑самозанятыми имеет ряд преимуществ:

• выплаты самозанятым не облагаются у заказчика страховыми взносами, не нужно платить агентский НДФЛ;

• расчеты с самозанятыми не включаются в зарплатные отчеты 6‑НДФЛ и РСВ;

• исполнители на НПД не отражаются в бухгалтерско‑кадровой форме ЕФС‑1;

• самозанятые не учитываются в численности сотрудников у ИП на ПСН;

• исполнителям на НПД не полагается отпуск, оплата переработок, больничный и прочие соцгарантии.

Оценка рисков в вашем конкретном случае

Налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые даже при найме временных и сезонных исполнителей, если сотрудничество с ними выстроено неправильно.

Налоговая отслеживает с помощью специальной программы МАРМ НПД (мобильное автоматизированное рабочее место):

• продолжительность сотрудничества с самозанятыми;

• частоту формирования чеков и их сумму;

• количество заказчиков, с которыми взаимодействует конкретный самозанятый.

Система проверяет заказчика по всем риск-баллам, и если они превышают установленный порог, ФНС направляет компании (ИП) предупреждение о выявленных признаках подмены трудовых отношений.

Приводим документы, которыми руководствуется налоговая служба и Роструд при выявлении теневой занятости и которые помогут вам самостоятельно оценить вашу собственную ситуацию.

Кто точно в зоне риска

Вы попадете в зону риска, если:

• Массово сократили работников и заключили взамен договоры с самозанятыми. Налоговая увидит снижение уплачиваемых страховых взносов, среднесписочной численности и рост выплат в пользу самозанятых.

• Вы единственный заказчик у самозанятого. Для налоговой это выглядит так, что исполнитель зарегистрировался специально «под вас».

• Выплаты самозанятым похожи на зарплату. Это одинаковые суммы из месяца в месяц, примерно в одни и те же даты.

• В договорах с самозанятыми есть формулировки из Трудового кодекса. Составьте договор ГПХ, в котором нет намека на трудовой характер отношений. Частые признаки рабочих отношений: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР), обеспечение средствами труда, работа в офисе заказчика.

• Сотрудничаете продолжительное время с 11 и более самозанятыми, которым платите от 20 000 ₽ ежемесячно.

За «маскировку» трудовых отношений предусмотрен штраф до 100 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, вам придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, а также штраф 20–40% от суммы неуплаченных налогов, сдать корректировки по отчетам.

Проверка самозанятого

Вы нашли подходящего исполнителя, например, веб‑дизайнера с отличным портфолио, и уже готовы начать сотрудничать и даже перечислить аванс. Но торопиться не стоит. Сначала проверьте вашего самозанятого и убедитесь:

• что он действительно является плательщиком НПД;

• не был вашим работником в течение 2 последних лет;

• его доход на дату получения дохода от вас не превысит 2,4 млн ₽.

Получите подтверждение статуса самозанятого

Это можно сделать одним из трех способов:

• Воспользуйтесь сервисом проверки по ИНН на сайте налоговой. Сохраните скрин страницы с результатами поиска.

• Запросите справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД (КНД 1122035). Эту справку формирует сам самозанятый в приложении «Мой налог». Справка выдается в электронном виде с электронной подписью ФНС.

• Проверьте контрагента с помощью сервиса Saby «Проверка сотрудников». В программе можно проверить не только налоговый статус самозанятого, но и пробить гражданина по базам МВД, СФР, службы судебных приставов, по реестрам банкротств и Росфинмониторинга. Программа соберет полное досье: покажет долги, штрафы, исполнительные листы, наличие своего бизнеса. История проверок остается в базе, и к ним можно вернуться в любое время.

Подтверждение статуса требуется независимо от того, является исполнитель ИП или нет, потому что от этого зависит порядок документального оформления расходов.

Запросите справку о доходах по НПД (КНД 1122036)

Справка о доходах самозанятого формируется в приложении «Мой налог». Запрашивайте ее перед крупной выплатой и ближе к концу года. Эта справка покажет, не станет ли ваша выплата сверхлимитной для самозанятого. Например, самозанятый заработал с начала года 2 млн 350 тысяч ₽. Если вы заплатите ему 100 тысяч, то только 50 тысяч попадут под НПД, а с остальных 50 тысяч вам придется уплачивать взносы и НДФЛ.

Исполнитель может потерять право на НПД уже после заключения договора. В Saby предусмотрен особый порядок учета расчетов с самозанятыми. Вы регистрируете договор ГПХ и отмечаете, что исполнитель — плательщик НПД. Если статус исполнителя изменится, вам достаточно снять галочку, и программа автоматически начислит все необходимые зарплатные налоги.

Документальное оформление отношений с самозанятым

Документооборот с самозанятым включает в себя:

• 📄 Заключение договора.

• 📄 Составление и подписание акта выполненных работ (оказанных услуг).

• 📄 Получение чека по выплаченному вознаграждению.

Договор с самозанятым

Договор с самозанятым не нужен, если сделка совершается одномоментно: договорились ➡️ получили работы (услуги, товары) ➡️ рассчитались. Например, оплатили готовый шаблон сайта и сразу получили его. В таком случае можно обойтись без договора. Ваша оплата и будет служить подтверждением сделки. Если же вы заказываете эксклюзивный дизайн сайта, вносите предоплату, потом несколько месяцев согласовываете его, нужен договор.

Также договор может потребоваться вам как страховка от возможных споров с налоговой. Для этого пропишите в договоре, что исполнитель:

• является плательщиком НПД;

• обязан сообщить вам об утрате права на НПД (снятии с учета) в течение определенного срока;

• обязан передать вам чек в течение определенного срока и удобным вам способом.

Вы можете установить в договоре штрафы для исполнителя за неисполнение указанных обязанностей. Тогда будет шанс получить деньги через суд, если самозанятый не выдал вам чек. Чтобы избежать рисков, юристы советуют прописать в договоре, что дополнительные расходы заказчика по уплате взносов несет исполнитель, если своевременно не уведомил об утрате права самозанятости.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Составление акта необязательно при сотрудничестве с самозанятым, но желательно, так как снижает риски переквалификации. Этот документ лишний раз доказывает, что исполнителя вы привлекали для выполнения конкретных задач, а не на постоянную работу. В акте указываются услуги (работы), которые выполнил самозанятый, а также размер его вознаграждения. Акт фиксирует тот факт, что работы (услуги) выполнены в соответствии с договором. Подписывая этот документ, стороны подтверждают, что не имеют претензий друг к другу.

Особенно акт пригодится в следующих ситуациях:

• Если оплата и оказание услуг (выполнение работ) не совпадают по времени. Например, предоплату сделали в июне, а сдача работ будет только в сентябре. На основании акта вы отразите расходы в учете в третьем квартале.

• Если вам важно подробно прописать наименование услуг (работ) и от этого зависят гарантии по договору или возможность принять эти услуги (работы) в налоговые расходы. Допустим, вы наняли самозанятого бухгалтера для составления отчетности и прописали в договоре материальную ответственность исполнителя за нарушение сроков сдачи или ошибки. В акте вы отразите конкретный перечень подготовленных отчетов, за которые исполнитель несет ответственность.

• Если сумма оплаты значительная. Акт в этом случае будет дополнительным подтверждением расходов для налогового учета.

Чек

Главный документ, который вы должны получить от самозанятого в подтверждение оплаты, — чек. Это не чек ККТ, а документ, сформированный в приложении «Мой налог» или в банковских сервисах для самозанятых.

Чек позволяет:

• Не начислять страховые взносы с выплаты самозанятому.

• Подтвердить расходы на ОСНО, УСН. Без чека принять в расходы выплаты исполнителю на НПД вы не сможете, даже если на руках будет договор и акт.

Самозанятый может выдать чек на бумаге, отправить ссылку на него по смс или электронной почте, предоставить QR‑код для считывания. Лучше запросите у исполнителя ссылку на чек, так вы сможете проверить его реальность. В каком виде хранить чек, в бумажном или электронном, вы решаете сами.

В ваших интересах получить чек как можно раньше. Но по закону максимальный срок передачи чека зависит от способа оплаты:

• 🗓️ При оплате наличными — в момент расчетов.

• 🗓️ При безналичной оплате — не позднее 9‑го числа следующего месяца.

Вы не нарушите закон, если переведете оплату самозанятому, у которого нет статуса ИП, на его личную банковскую карту или электронный кошелек.

Если самозанятый решил скрыть доходы и не выдал вам чек, вы можете пожаловаться в налоговую с помощью сервиса «Обратиться в ФНС России». За спрятанные доходы самозанятому грозит штраф до 100% суммы доходов. Но ваша цель — получить чек, поэтому лучше договориться с исполнителем: он вам выдает чек, вы — не сообщаете в ФНС.

В чеке проверьте следующие реквизиты:

• Сумму и дату оплаты.
• ИНН покупателя (заказчика). Чтобы ИНН был верный, сообщите его исполнителю заранее, до оплаты.
• Наименование оказанных услуг (работ, товаров).

В случае ошибки (например, нет вашего ИНН или указана другая сумма) исполнитель должен аннулировать неправильный чек и прислать новый.

Как упростить сотрудничество с самозанятыми

B Saby данные по всем исполнителям‑самозанятым собраны в одном разделе.

Вы можете за пару кликов получить полную информацию о контрагенте — посмотреть:

• 📄 договор;

• 📄 актуальные оплаты;

• 📄 закрывающие документы.

Проконтролировать получение чека от самозанятого.

Порекомендуйте самозанятым автоматизировать рутину

Возможность оптимизировать свою работу доступна не только заказчикам, но и самим самозанятым.

Бесплатное приложение Saby Self поможет автоматизировать бизнес работающим на себя мастерам.

Например, с помощью Saby Self исполнитель на НПД может:

• Оформить каталог услуг, скопировав нужные позиции из уже готового справочника:

  

• Записывать клиентов и просматривать историю посещений:

  

• Общаться с клиентами из разных мессенджеров и сервисов в одном окне, не переключаясь между разными вкладками и приложениями: