Самозанятые в ресторане: обходим мины доначислений и штрафов

Один смоленский ресторатор хотел оптимизировать расходы с помощью самозанятых поваров — и попал на полмиллиона. Разбираем вместе с юристом реальный судебный кейс и риски работы с самозанятыми в общепите. Рассказываем, за какие косяки в договорах и бизнес‑процессах кафе и ресторанам прилетает чаще всего. Даем примеры формулировок для безрискового договора и ответа на требование налоговой.

Александр Королев

Юрист, медиатор в HoReCa и ивент‑индустрии, налоговый консультант, основатель юридического сервиса для ресторанного бизнеса «Юрист в ресторане».

Преподаватель Novikov School, бизнес‑школы RMA, онлайн‑школы Solution, спикер бизнес‑форумов GASTREET, PIR EXPO, FoodService Forum.

Telegram‑канал

Главное про самозанятых в ресторане

• Реальный судебный кейс: как ресторан попал на деньги из‑за самозанятых
• На что ФНС смотрит при поиске псевдосамозанятых
• Что делать, пока ФНС не пришла в ресторан: 2 главных шага
• 🚨 Что делать, если налоговая прислала требование
• Главные ошибки рестораторов
• Максимально коротко про работу с самозанятыми в ресторане
• Частые вопросы

Реальный судебный кейс: как ресторан попал на деньги из‑за самозанятых

Владелец ресторана в Смоленске решил сократить расходы и вместо штатных сотрудников нанять самозанятых. Повара охотно согласились, зарегистрировались как самозанятые и начали работали на новых условиях. Всё шло гладко... до налоговой проверки.

👮 Что решила налоговая. Инспекторы долго изучали документы и в итоге сказали: «Это у вас, друзья, не самозанятые, а штатные сотрудники. Готовьтесь к доначислениям».

😱 Как отреагировал ресторатор. Владелец не ожидал такого поворота. Он был уверен, что самозанятые — это оптимизация, всё законно и понятно.

👮 Что ответила налоговая. С доводами владельца ФНС не согласилась и доначислила ресторану > 700 000 ₽:

• страховые взносы — 356 000 ₽,
• НДФЛ — 250 000 ₽,
• пени — 100 000+ ₽.

😱 Как отреагировал ресторатор. Владелец не ожидал таких сумм: «У меня маленький паб в Смоленске, и это просто крест на моем бизнесе». И подал в суд, чтобы оспорить решение налоговой. Его аргументы:

• Люди сами выбрали формат работы.
• Закон он не нарушал. Самозанятых же можно привлекать? Можно. Вот люди решили — я их привлек.
• Это всего лишь оптимизация бизнес‑процессов, а не уход от налогов.

👮 Что ответила налоговая. Контраргументы в суде были такие:

• Самозанятые работали на территории ресторана.
• Они использовали оборудование и продукты заведения.
• Как и штатные сотрудники, соблюдали график работы.
• Значит, это обычные трудовые отношения, никакие они не самозанятые.

⚖️ Что сказал суд. Признал, что отношения с поварами были трудовыми, но частично удовлетворил требования ресторатора и уменьшил суммы доначислений:

• снизил НДФЛ на 100 000 ₽,
• страховые взносы — на 33 000 ₽,
• пени и штрафы тоже срезал.

Итог: на доначислениях ресторан сэкономил около 200 000 ₽, а вот экономия на самозанятых всё равно вышла боком — оставшиеся 500 000 ₽ пришлось заплатить.

На что ФНС смотрит при поиске псевдосамозанятых

Налоговая использует мощную систему мониторинга — МАРМ НПД (мобильное автоматизированное рабочее место). С помощью системы инспектор детально анализирует деятельность компании. Вот что и как мониторят:

• 🧾 Чеки самозанятых. Система видит все данные чеков, включая поле «Назначение платежа», где самозанятый указывает, какую именно услугу оказал.

  Рекомендация: не указывать в поле «Назначение платежа» лишнюю информацию, которую может использовать налоговый орган.

  ❌ «Аванс за март 2023 года» — такую формулировку легко связать с системой выплаты зарплаты по трудовому договору.

  ❌ «Оплата по договору №...» — с реквизитами налоговикам проще запросить сам договор и уже в нем искать признаки трудовых отношений. Без этих данных компания может оставить неконкретный запрос без ответа.

  ✅ «Оплата за услуги доставки готовых блюд» — просто пишем конкретное наименование услуги.

• ⏰ Частота и сумма чеков. Если компания платит самозанятому регулярно, например два раза в месяц — 1 и 20 числа, и одинаковые суммы, это выглядит как трудовые отношения. Как будто человеку платят обычную зарплату, но под предлогом, что он самозанятый.

  Рекомендация: избегать ежемесячных выплат в одной и той же сумме, а также выплат в строго определенные даты. Платить надо по нерегулярному графику и рваными суммами.

• 📆 Периодичность и продолжительность работы. ФНС учитывает период сотрудничества одного самозанятого с одной компанией. Например, если самозанятый регулярно работает с рестораном в течение трех лет, налоговая это видит.

  Рекомендация: прекращать договоры с самозанятыми раз в полгода (а лучше каждые 3 месяца) и делать перерыв. То есть поработали с одним самозанятым, потом с другим. После паузы можно заключить новый договор. Когда один и тот же самозанятый постоянно участвует в рабочем процессе, это неправильно.

• 👫 Количество заказчиков у самозанятого. Налоговую может насторожить, если самозанятый — «ручной»: всё время что‑то делает только для одного бизнеса.

  Рекомендация: периодически обеспечивать самозанятого мелкими заказами от других заказчиков. Если у него будут еще какие‑то заказы: тут привез, здесь отвез, там доставил, это укрепит позиции компании в споре с ФНС. Она сможет сказать, что он не «ручной», он не наш работник на самом деле.

• 💲 Количество сотрудников и средняя зарплата. Минимальный штат сотрудников с низкой зарплатой при большом количестве самозанятых — признак, что ресторан умышленно занижает налоги и соцвзносы. Например, в заведении на 100 посадочных мест работает два человека или вообще никто не работает. Либо у всех работников зарплата на уровне МРОТ, при этом тут же работает куча самозанятых, которым платят по 100 000 ₽.

  Рекомендация: не нанимать одних самозанятых, иметь адекватный пул штатных работников.

• 🙈 Наем бывших сотрудников как самозанятых. Если человек был в штате и уволился, заключить с ним договор как с самозанятым можно только через 2 года. Многие правилом пренебрегают, но такое сразу всплывает — налоговая присылает требование.

  Рекомендация: ждать 2 года, прежде чем работать с бывшим штатным сотрудником как с самозанятым.

Что делать, пока ФНС не пришла в ресторан: 2 главных шага

Чтобы от налоговой не прилетело, важно правильно оформить отношения с самозанятыми в ресторане и выстроить бизнес‑процессы без косяков.

• Шаг 1. Приводим в порядок договоры с самозанятыми — составляем их так, чтобы они были безрисковыми. Вот примеры формулировок:

  Неправильно	Правильно	Почему так
  ❌ Исполнитель обязуется оказать услуги водителя	✅ Исполнитель обязуется доставить не менее 100 заказов	Даем не абстрактную и непонятную услугу, а конкретику: обязан сделать то‑то и то‑то
  ❌ Стоимость услуг — 50 000 ₽ в месяц. Оплата не позднее 5 числа	✅ Стоимость услуг Исполнителя по доставке заказов — 150 000 ₽. Оплата не позднее 5 дней после подписания акта оказанных услуг ✅ Стоимость доставки одного заказа — 2 000 ₽. Оплата не позднее 5 дней после подписания акта оказанных услуг	Не просто платим какие‑то суммы каждый месяц непонятно за что, а указываем конкретно: услуга — цена — оплата
  ❌ Услуги оказываются по графику: вторник — четверг с 10:00 до 22:00	✅ Исполнитель самостоятельно определяет время, необходимое для оказания услуг	Нельзя привязывать самозанятого исполнителя к какому‑то графику. Он никак с нами не связан и должен работать сам по себе

  Еще в договоре есть спецраздел «Заверения сторон». Вот какие формулировки в него важно включить:

  • Подрядчик самостоятельно выполняет все обязанности и реализует права, вытекающие из договора с Заказчиком, не подчиняется трудовому распорядку работников Заказчика, трудовым нормам и правилам, договор ни в коем случае не ведет к установлению трудовых правоотношений между Подрядчиком и Заказчиком.

  • Подрядчик, исполняя договор, принимает на себя обязательства по достижению определенного результата (результатов) деятельности и по передаче его Заказчику.

  • Подрядчик отвечает за недостижение или недостижимость результата, являющегося целью Заказчика по договору, только в порядке норм гражданского законодательства о подряде.

    

    Перевод с юридического: именно подрядчик отвечает за то, что он что‑то не сделал. Не сделал — его проблема, мы с ним не церемонимся. Мы как заведение платим деньги за оказанную услугу, нам важен результат, а не процесс.

  • Подрядчик соглашается с тем, что безопасное выполнение работ по договору он должен обеспечивать сам, а в случае невозможности такого обеспечения — сообщить Заказчику о необходимом содействии.

    

    Перевод с юридического: не успеваешь отвезти заказ — ищи выход из ситуации, бери другого человека, выкручивайся как хочешь. Твоя задача по договору — оказать услугу.

  С самозанятыми обязательно оформлять акты оказанных услуг или выполненных работ

  ❌ Многие делают так: самозанятые им просто кидают ссылки на чеки, они ничего не распечатывают и не хранят. По факту это означает, что у них нет никаких закрывающих документов.

  ✅ Как должно быть: с самозанятым надо подписывать не только договоры, но и акты выполненных работ. В акте — подробно описывать эти работы и прикладывать заявки на выполнение работ. То есть одного договора недостаточно, его необходимо постоянно администрировать. Зато если налоговая придет с проверкой, то ей можно показать: вот договорчик правильный, актики есть, услуги оказаны, цены — всё красиво, мы в домике.

• Шаг 2. Прорабатываем внутренние регламенты (локальные нормативные акты) — это нужно, чтобы самозанятые не подписывали никакие документы, которые относятся к сотрудникам компании:

  • расчетные листки, ведомости по зарплате;
  • инструктажи по охране труда;
  • документы о командировках;
  • авансовые отчеты;
  • направления на медосмотры;
  • договоры о полной материальной ответственности;
  • первичные и другие документы, которые относятся к деятельности компании.
  

  Рестораторы часто ловятся именно на том, что самозанятые у них расписываются: «Получил аванс», «Получил зарплату». Такого быть не должно.

  В Saby есть всё для правильной работы с самозанятыми в ресторане

  • Сервис знает, какие документы обязательны для самозанятых, — добавить их можно за пару кликов: делаем фото, а нейросеть сама распознает все данные.

  • Прямо в Saby можно не только проверить статус самозанятого, но и пробить его по базам налоговой, МВД, СФР, службы судебных приставов, реестра банкротств и Росфинмониторинга. Долги, штрафы, исполнительные листы, наличие своего бизнеса — программа соберет полное досье.

  • В софт зашит правильный договор и акты выполненных работ — юристы учли в них все нюансы. Это поможет бизнесу обезопасить себя. Здесь же удобно вести любые расчеты с самозанятыми.

  Узнать больше

🚨 Что делать, если налоговая прислала требование

Представим, что налоговая просит все договоры, акты и другие документы, но без конкретики. От нее приходит вот такое требование:

Это хитрое требование и ловушка от налоговой, поэтому порядок действий такой:

• Не паникуем. Выдыхаем, потому что всё в порядке и никто к нам в дверь не стучится. Можно позвонить юристу — он поможет с остальными шагами.

• Приводим все документы в безрисковый вид. В предыдущем разделе подробно разобрали, что важно учесть и как работать с самозанятыми законно.

• В ответе на требование ссылаемся на отсутствие конкретики. Намекаем, что требование не соответствует законодательству, потому что в нем нет конкретных нарушений. Так подсвечиваем налоговой, что мы не лыком шиты 🙂

• Описываем специфику работы. В том же ответе подробно объясняем особенности деятельности компании и цели, для которых привлекаем самозанятых. Здесь важно показать бизнес‑цель: берем самозанятых не потому, что не хотим платить налоги, а потому что заказы прилетают эпизодически и нам невыгодно брать человека в штат.

  ✍️ Пример формулировки. Наша организация привлекает самозанятых водителей для оказания услуг доставки, потому что объем вывоза готовых блюд непостоянен. Мы не можем обеспечить ежедневную загрузку водителя на целый день. Соответственно, держать большой штат постоянных водителей организации невыгодно.

• Предоставляем образец договора. Прикладываем правильно составленный договор с одним самозанятым и отмечаем, что остальные оформлены аналогично. Не посылаем со страху все документы и акты — прикладываем один‑единственный договор.

Главные ошибки рестораторов

Когда приходит письмо от налоговой, рестораторы и бухгалтеры часто пугаются и начинают делать такие вещи, что я потом смотрю и рыдаю. Вот топ ошибок:

• 🚩 В панике бежать в налоговую общаться. Это худший сценарий, так делать категорически нельзя.

• 🚩 Трудоустраивать всех самозанятых. Даже если написать грамотный и красивый ответ на требование и привести в идеальный порядок все документы, а потом вдруг взять и оформить самозанятых в штат, для налоговой это сигнал, что отношения действительно были трудовыми. Она обязательно предъявит претензии.

  Если самозанятых все‑таки необходимо трудоустроить, то ни в коем случае не всех сразу, только поэтапно. И не раньше чем через 3 месяца после того, как получили требование, — тогда налоговая проверка уже закончится. Еще лучше — дождаться начала следующего года.

• 🚩 Идти на зарплатную комиссию, не пообщавшись с юристом. В состав комиссии входят представители ФНС, МВД, Роструда, Соцфонда и других ведомств. Их главные задачи — собирать данные о нелегальной занятости и расследовать случаи уклонения от уплаты налогов с зарплаты. Сразу бежать на комиссию — плохая идея. Если уж идти, то как минимум подготовленным. А лучше постараться вообще туда не ходить. В нашей практике были случаи, когда ресторатора вызывали на такую комиссию, человек останавливал свою панику, приходил к нам, и мы писали объяснительную. В ней грамотно поясняли, почему не можем прийти и что в компании происходит с зарплатами и самозанятыми. Этого хватало, чтобы комиссия больше человека не беспокоила.

  Какие заведения зовут на комиссию в первую очередь: критерии

  • Сотрудничество более чем с 10 самозанятыми за 12 месяцев.

  • Среднемесячный доход самозанятого от одного предприятия — больше 20 000 ₽.

  • Средняя продолжительность работы с самозанятым — более 3 месяцев.

  • Отклонение среднемесячной зарплаты от среднеотраслевой по региону на 35% и более.

  • 10+ работников с зарплатой ниже МРОТ.

  • Подозрение на подмену трудовых договоров договорами с самозанятыми.

• 🚩 Говорить на допросе не то, что писали в ответе на требование. Если мы все‑таки попали на допрос, то не пугаемся и не начинаем рассказывать всё подряд. Отвечаем точно так же, как в ответе на требование. Если начинают прессовать, говорим: «Вас понял, информацию принял, подумаю, отвечу».

  Типовые вопросы директору на допросе по самозанятым

  — Назовите количество самозанятых, которые работают по договорам с компанией на постоянной основе. Какие функции они выполняют?

  — У меня 10 самозанятых, они оказывают услуги доставки (❌ ни в коем случае не «работают водителями»).

  — С какой периодичностью привлекаете самозанятых для оказания услуг?

  — Я привлекаю самозанятых эпизодически, когда нужно отвезти заказы.

  — Что представляет собой оказание услуг самозанятых?

  — Человек приходит по заявке, забирает заказ, отвозит гостю, всё.

  Типовые вопросы самозанятому на допросе

  Худший вариант, если на допрос позовут не только директора, но и самозанятых. Вот что у них могут спрашивать:

  — Что входит в ваши обязанности в компании?

  — Я оказываю услуги по доставке блюд (❌ не «работаю водителем»).

  — Какой у вас рабочий график?

  — Я работаю тогда, когда мне приходит заказ (❌ не «работаю с 9:00 до 18:00»).

  — Где находится ваше рабочее место?

  — У меня нет рабочего места, я оказываю услугу тогда, когда мне приходит заявка.

  Дополнительно могут спрашивать, предоставляет ли компания самозанятому форменную одежду, материалы или инструменты для работы, следует ли он распорядку дня, правилам, инструкциям и другим документам, которые регламентируют порядок работы. В общем, задают вопросы с подвохом.