Госключ: обзор бесплатной электронной подписи для кадрового ЭДО
Электронной подписью «Госключ» называют бесплатную электронную подпись, которая выпущена в мобильном приложении «Госключ» и подходит для подписания электронных кадровых документов при кадровом ЭДО, заявления о расторжении брака, договора об оказании услуг связи и ипотечного договора. Госключом работник может подписать не только электронный трудовой договор, но и личные документы: договор купли — продажи автомобиля, договор с вузом на платное обучение, заявление о регистрации фирмы.
Бесплатная электронная подпись «Госключ» защищает документ от изменений и позволяет подписывать почти все виды кадровых документов. Подпись работает только на смартфоне, ей нельзя подписать документы на компьютере. В случае потери смартфона придется перевыпускать подпись, но сделать это можно будет из дома, без посещения удостоверяющего центра.
Сейчас закон разрешает применять 5 типов электронных подписей для кадрового ЭДО. Мы сравнили Госключ с каждой из них.
Поможем перейти на КЭДО с Госключом
Предоставим шаблоны документов, проведем аудит ваших кадровых процессов и оцифруем их, выпустим ЭП сотрудникам
Что вы узнаете
Что такое Госключ и зачем он нужен
Электронная подпись «Госключ» — это обычная электронная подпись, она соответствует требованиям федерального закона 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Но у нее есть 2 особенности: способ получения и подписания документов.
Подпись «Госключ» работник формирует себе сам, бесплатно, без посещения удостоверяющего центра, с помощью мобильного приложения «Госключ». И только в этом приложении он сможет подписывать электронные документы. Этим Госключ отличается от ЭП из удостоверяющего центра, которой можно подписывать документы с компьютера, смартфона, во многих приложениях и программах.
Приложение «Госключ» — это государственное мобильное приложение для подписания электронных документов онлайн и самостоятельного выпуска электронных подписей. Приложение доступно для скачивания в любом магазине: Google Play, App Store, AppGallery, RuStore.
Подпись «Госключ» бывает 2 типов: усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Для кадровых документов и КЭДО применяют НЭП Госключ.
Какие электронные документы можно подписать Госключом
НЭП Госключ можно подписывать:
- Все кадровые документы: трудовые договоры, приказы, ЛНА. Исключение: документы, которые ст. 22.1 ТК РФ требует оформлять в бумажной форме (приказ об увольнении, документы по охране труда, бумажная трудовая книжка),
- Договоры купли — продажи автомобилей.
- Договоры с операторами связи.
- Договоры с вузом на платное обучение.
КЭП Госключ можно подписывать:
- Заявление о регистрации и прекращении деятельности ИП.
- Заявление о регистрации расторжения брака.
- Документы о регистрации юридического лица.
- Заявление об исправлении технической ошибки в данных ЕГРН.
Перечень документов государство регулярно увеличивает.
Стоит ли выбирать Госключ для кадрового ЭДО
Электронную подпись из приложения «Госключ» точно стоит рассмотреть для кадрового электронного документооборота с работниками, но подойдет она не всем. Сравним Госключ с другими электронными подписями, но сначала напомним, какие виды ЭП для работников существуют.
Виды ЭП для КЭДО
По ст. 22.3 ТК РФ для кадрового ЭДО работники могут использовать 5 разновидностей электронных подписей:
- КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр при личной явке. Стоимость примерно 1000–2500 рублей. Хранится на защищенной флешке (токене). Позволяет подписывать документы с любого устройства (компьютера, смартфона, планшета). Подходит для подписания любых видов документов, кроме тех, которые закон требует оформлять в бумажной форме.
- НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Так же надежна, как КЭП, но выпускается дистанционно. Стоимость ориентировочно от 0 до 1000 рублей. Работает с любого устройства. Можно применять только после подписания с работником соглашения об электронном взаимодействии.
- НЭП Госключ — усиленная неквалифицированная ЭП. Работник выпускает сам на своем смартфоне. Работает только на том смартфоне, на котором выпущена. Стоимость 0 рублей.
- ПЭП — простая электронная подпись. Подходит не для всех документов. Не защищает документ от изменения, работник сможет потом оспорить в суде, что подписывал именно эту редакцию документа.
- ПЭП ЕСИА — простая электронная подпись от Госуслуг. Подходит только для ведения КЭДО на портале «Работа России». Для получения нужна подтвержденная учетная запись Госуслуг.
Вы помните, что КЭДО можно вести в 2 системах: собственной системе работодателя, такой как СБИС, и на госпортале «Работа России». Для каждой из этих систем ст. 22.3 ТК РФ определены свои виды подписей для работников. Работодателю вне зависимости от системы нужна КЭП, чтобы отправлять отчеты в госорганы.
Виды подписей для работников
Информационная система Работодателя Работа России - КЭП
- НЭП
- НЭП Госключ
- ПЭП
- КЭП
- НЭП Госключ
- ПЭП ЕСИА
Сравнение НЭП Госключ
Сравним подписи, выпущенные в приложении «Госключ», и все остальные — по 6 критериям:
Для какой системы подойдет. Выше мы выяснили, что КЭДО можно вести в информационной системе работодателя и на госпортале «Работа России». КЭП и НЭП Госключ подходят для работы в любой системе.
Какие документы можно подписывать. ПЭП нельзя подписывать трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора, приказом о дисциплинарном взыскании (ч. 4,5 ст. 22.3 ТК РФ). Остальными видами ЭП можно подписывать все кадровые документы, кроме запрещенных для ведения электронно (приказ об увольнении, бумажная трудовая книжка, документы по охране труда).
Стоимость. В информационных системах работодателей бывает так, что НЭП и НЭП Госключ стоят 0 рублей, но за личный кабинет пользователя разработчик системы взимает плату. И тут важно учитывать, как рассчитывается эта плата. Например, в СБИС КЭДО работодателю не придется доплачивать за пользователей, если 1 работник уволился, а на его место принят другой.
Что нужно для получения ЭП. Для НЭП Госключ у работника должен быть смартфон и подтвержденная учетная запись. Для выпуска НЭП достаточно кнопочного телефона работника и 1 компьютера для общего пользования. Для КЭП работника придется гонять в удостоверяющий центр. ПЭП работодатель сможет выдать сам в момент приема на работу.
Можно ли получить ЭП удаленно. НЭП Госключ и ПЭП ЕСИА можно оформить дистанционно, если ранее работник подтвердил свою учетную запись на Госуслугах, лично посетив МФЦ.
Где подписывать документы. КЭП позволяет подписывать документы с компьютера в ИС работодателя или на «Работа России». НЭП можно подписать документ и стелефона, и с компьютера прямо в ИС работодателя. НЭП Госуслуги можно подписать документы только с того смартфона, на котором она выпущена, для подписания документа работнику придется выйти из ИС работодателя или «Работы России», войти в приложение «Госключ» и только тогда подписать документ. ПЭП ЕСИА и ПЭП работают, как правило, с любого устройства.
Что будет, если потеряете смартфон. С КЭП ничего не будет, она не зависит от телефона и хранится на защищенной флешке (токене). НЭП, ПЭП ЕСИА, ПЭП не потеряются, работник продолжит их применять после восстановления SIM‑карты. НЭП Госключ привязана к смартфону, поэтому при его потере подпись придется перевыпускать вновь.
| Критерий | КЭП | НЭП | НЭП Госключ | ПЭП ЕСИА | ПЭП |
|---|---|---|---|---|---|
| Для какой системы подойдет | ИС работодателя Работа России | ИС работодателя | ИС работодателя Работа России | Работа России | ИС работодателя |
| Какие кадровые документы подписывает | Любые | Любые | Любые | Любые | Не все |
| Стоимость | 1500–2000 рублей | 0–1000 рублей | бесплатно | бесплатно | бесплатно |
| Что нужно для получения | Посещение УЦ | Телефон СНИЛС | Смартфон Подтвержденная учетная запись на Госуслугах | ||
| Можно получить удаленно | Нет | Да | Да, если ранее посещал МФЦ | Да, если ранее посещал МФЦ | Да |
| Где подписывать | Любое устройство | Любое устройство | Смартфон | Компьютер | Компьютер |
| Что будет, если потеряете смартфон | Ничего, подпись хранится на токене | Ничего, войдете с другого устройства | Придется выпускать заново | Ничего | Ничего |
Поддерживаем 5 видов электронных подписей
В сервисе кадрового ЭДО от СБИС можно подписывать документы УНЭП, УКЭП, УНЭП Госключ, ПЭП ЕСИА, ПЭП
Плюсы и минусы Госключа
Госключ имеет свои преимущества и недостатки.
Плюсы
- Бесплатная, как и ПЭП ЕСИА, ПЭП.
- Выпустить можно дистанционно, как и НЭП.
- Подходит для подписания всех видов документов, как и КЭП, НЭП.
- Можно применять и в ИС работодателя и на «Работа России».
Минусы
- Работает только через смартфон и приложение «Госключ». Без смартфона работать с электронной подписью не получится.
- У сотрудника должен быть подтвержденный профиль на Госуслугах. Он есть не у всех. Может сложиться ситуация, когда часть работников сможет оформить подпись «Госключ», а остальным придется выпускать электронную подпись в другом месте.
- Для подписания документа работнику придется совершать дополнительные шаги. Сначала изучить документ на компьютере в ИС работодателя или на госпортале «Работа России». Потом на телефоне войти в приложение «Госключ», нажать кнопки о подписании.
Попробовать КЭДО бесплатно на 2 недели
Оставьте заявку, менеджер покажет вам, как происходит выпуск НЭП, как пользоваться КЭДО, и предоставит бесплатный доступ к сервису на 2 недели
Как бесплатно получить электронную подпись «Госключ» для КЭДО
Для оформления НЭП Госключ нужен смартфон и подтвержденная учетная запись на Госуслугах. Это значит, работник должен не просто зарегистрироваться на Госуслугах, а еще и подтвердить свою личность в МФЦ или с помощью банковского приложения. Этим НЭП Госключ отличается от обычных НЭП, которые можно выпустить всем сотрудникам без привязки к наличию смартфона и доступа к Госуслугам.
Пошаговая инструкция по получению электронной подписи «Госключ» для кадрового ЭДО:
- Скачайте приложение Госключ из магазина приложений на смартфон.
- Зарегистрируйтесь в приложении с помощью подтвержденной учетной записи Госуслуг.
- Получите сертификат электронной подписи и установите пароль для доступа к приложению, следуя подсказкам на экране.
Смотрите на картинках, как выпустить НЭП Госключ.
Как Госключом подписать документ
Госключом можно подписать документ только в приложении «Госключ» и только с телефона, на котором была выпущена электронная подпись. Этим ЭП Госключ отличатся от обычных КЭП, НЭП, которыми можно подписать документ почти с любого компьютера, планшета или телефона.
Сколько раз вы отказывались от онлайн‑покупки из‑за множества кнопок при оплате? Работник отложит подписание кадрового документа, если процесс подписания сложен. И тогда кадровику придется звонить сотруднику, напоминать о подписи, тратить время.
Некоторые программы для кадрового ЭДО умеют взаимодействовать с Госключом и упрощают процесс подписания. В СБИС подписать трудовой договор Госключом можно за 3 шага.
Шаг 1. Кадровик в СБИС отправляет трудовой договор работнику.
Шаг 2. Работнику приходит push‑уведомление со ссылкой на Госключ.
Шаг 3. Работник по ссылке открывает приложение «Госключ» и подписывает трудовой договор.
Выводы
Электронная подпись «Госключ» подходит для кадрового ЭДО. Она защищена, позволяет подписать любые кадровые документы. Но для ее применения у работника должен быть смартфон и подтвержденная учетная запись Госуслуг. Госключом нельзя подписать документы с планшета или компьютера. В случае потери смартфона придется перевыпускать подпись, но это легко. Выпустить НЭП Госключ можно дома, без посещения удостоверяющего центра.
Госключ не умеет встраиваться в информационную систему работодателя и при каждом подписании документа сотруднику придется тратить время на переходы из одной системы в другую. Обычная НЭП такая же бесплатная, как Госключ. Ей работник подпишет кадровые документы без нажатия лишних кнопок, в одной программе.
Госключ — отличный выбор, если вы ведете кадровый ЭДО на госпортале «Работа России» и не ожидаете удобства работы, готовы открывать то госпортал, то Госключ. Но если применяете информационную систему работодателя, тогда Госключ проигрывает обычной НЭП по удобству подписания кадровых документов.
Что бы вы ни выбрали, попробуйте СБИС КЭДО. Программа соответствует требованиям, предъявляемым к информационной системе работодателя, и позволяет подписывать документы любым видом электронной подписи.
Расскажем, как перейти на КЭДО с Госключом, поделимся образцами документов для запуска
Видеоматериалы по теме
