Перевели 18 000 сотрудников «Детского мира» на КЭДО в Saby Staff

Кадровые процессы «Детского мира» на бумаге

Ритейлер представлен в 440 городах России. В структуру бизнеса входят > 1 200 розничных магазинов, 6 распределительных центров и 2 юрлица, за которыми закреплены более 18 000 сотрудников.

Внедрение КЭДО в Saby Staff для такого крупного бизнеса стало безусловной необходимостью: многотысячный штат и столько же кадровых процессов со сложной логистикой документов. Например, в рознице ~ 100 людей ежедневно принимаются на новое место работы или уходят из компании. В летний период это число сотрудников значительно увеличивается, как и объем работы в кадровых отделах.

Руководство «Детского мира» приняло решение о переводе бумажных кадровых процессов в Saby Staff. Запуск пилотного проекта начали с направления «ДМ Тех» на 200 сотрудников с последующим масштабированием на розничное направление.

Запустили пилот в «ДМ Тех» и адаптировали КЭДО в Saby Staff

«ДМ Тех» — это ИТ‑подразделение «Детского мира»: разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. Почти 70% удаленщики. Именно с ними было трудно поддерживать документооборот на бумаге. По этой причине здесь начали подготовку к пилотному проекту. На момент старта команда состояла из 200 человек. В настоящее время > 800.

Дорожная карта пилотного проекта

Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в ГК «Детский мир».

Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.

Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов реализована маршрутизация документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений. Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.

Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.

От бумажной бюрократии к цифровой скорости HR‑процессов

Внедрить

Внедрить

Масштабирование проекта на 18 000 сотрудников

После настройки функционала КЭДО специалисты Saby перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию в личном кабинете Saby Staff.

Для пользователей провели серию вебинаров и подготовили гайды, в том числе адаптированные под сотрудников розничных точек. В них описано, как, например, отправить заявление на отпуск или запросить справку.

За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение 2 месяцев число выросло до 18 000.

К февралю 2024 года уже зарегистрировалось больше сотрудников из розницы

Как ИТ‑решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в документообороте

С помощью функционала сбора обратной связи HR‑специалисты «Детского мира» измерили эффективность решения кадровых вопросов.

Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.

До автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.

После внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн‑формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали внутренние опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию

Какие процессы перевели на КЭДО

Что говорят в «Детском мире»

Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес‑процессов «Детского мира»

Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес‑процессов «Детского мира»

По мере того как прибавлялись пользователи в наш личный кабинет, увеличивался и электронный документооборот. Коллеги из Тензора самостоятельно переносили наш аккаунт на более мощные серверы для поддержания бесперебойной работы нашей системы. На сегодня мы перевели в Saby абсолютно все кадровые документы, которые разрешены на законодательном уровне.

Максим Билоконь, директор департамента развития бизнес‑процессов «Детского мира»

Максим Билоконь, директор департамента развития бизнес‑процессов «Детского мира»

Еще один из важных процессов, который автоматизировали, — управление служебными записками. Это перевод сотрудников на другие должности, изменение окладов или другие типы процессов. Раньше бумажная записка проходила долгий путь внутри и могла теряться по разным причинам. Сейчас ее автоматически согласовывают за 15 минут со всеми подразделениями.