- Saby
- Saby Журнал
- Управление персоналом
- Перевели 18 000 сотрудников «Детского мира» на КЭДО в Saby Staff
- Крупнейший ритейлер детских товаров
- Бизнес в России, Беларуси, Казахстане
- Более 1 200 розничных магазинов
>8 млн
экономия на бумажном делопроизводстве
>250 тыс.
документов проведено через Saby Staff
18 000
человек в единой цифровой системе
Задачи
- Подготовить инфраструктуру КЭДО (Saby Staff) и интегрировать с учетной системой «Детского мира»
- Ускорить кадровый документооборот и снизить нагрузку на директоров розничных магазинов
- Масштабировать проект перехода бизнеса на КЭДО по всей розничной сети
Решение
- Настроили бизнес‑роли, формы и шаблоны кадровых документов. Через модуль расширения реализовали интеграцию с 1С
- Разработали логику формирования и маршрутизацию кадровых документов с учетом должности и подразделения сотрудника — для розницы, офиса и склада
- Отработали функционал на пилотном подразделении и запустили регистрацию пользователей в Saby Staff с обучающими материалами
Cодержание
Кадровые процессы «Детского мира» на бумаге
Ритейлер представлен в 440 городах России. В структуру бизнеса входят > 1 200 розничных магазинов, 6 распределительных центров и 2 юрлица, за которыми закреплены более 18 000 сотрудников.
Внедрение КЭДО в Saby Staff для такого крупного бизнеса стало безусловной необходимостью: многотысячный штат и столько же кадровых процессов со сложной логистикой документов. Например, в рознице ~ 100 людей ежедневно принимаются на новое место работы или уходят из компании. В летний период это число сотрудников значительно увеличивается, как и объем работы в кадровых отделах.
Руководство «Детского мира» приняло решение о переводе бумажных кадровых процессов в Saby Staff. Запуск пилотного проекта начали с направления «ДМ Тех» на 200 сотрудников с последующим масштабированием на розничное направление.
Запустили пилот в «ДМ Тех» и адаптировали КЭДО в Saby Staff
«ДМ Тех» — это ИТ‑подразделение «Детского мира»: разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. Почти 70% удаленщики. Именно с ними было трудно поддерживать документооборот на бумаге. По этой причине здесь начали подготовку к пилотному проекту. На момент старта команда состояла из 200 человек. В настоящее время > 800.
Дорожная карта пилотного проекта
Настройка личного кабинета КЭДО в Saby Staff одновременно сопровождалась разработкой утвержденных нормативных документов по КЭДО в ГК «Детский мир».
Также специалисты внедрения Saby проводили необходимые интеграции с учетной системой ритейлера 1С. Модуль расширения стал решением для объединения программ Saby Staff с другой учетной системой. C ним документы можно выгружать автоматически.
Вместе с настройкой форм и шаблонов кадровых документов реализована маршрутизация документооборота с учетом должности и места работы сотрудника. В системе сконфигурированы разные сценарии — для розницы и офисных подразделений. Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.
Например, для всех работников предусмотрено обязательное ознакомление с локальными нормативными актами компании — этот маршрут единый. А вот документы, касающиеся специфики работы в магазинах или на складах, система подает только тем, кто действительно работает в этих подразделениях.
От бумажной бюрократии к цифровой скорости HR‑процессов
Масштабирование проекта на 18 000 сотрудников
После настройки функционала КЭДО специалисты Saby перешли к загрузке данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию в личном кабинете Saby Staff.
Для пользователей провели серию вебинаров и подготовили гайды, в том числе адаптированные под сотрудников розничных точек. В них описано, как, например, отправить заявление на отпуск или запросить справку.
За 4 месяца регистрацию в личном кабинете прошли > 14 000 пользователей. Еще в течение 2 месяцев число выросло до 18 000.
К февралю 2024 года уже зарегистрировалось больше сотрудников из розницы
Как ИТ‑решение снизило нагрузку на сотрудников «Детского мира» в документообороте
С помощью функционала сбора обратной связи HR‑специалисты «Детского мира» измерили эффективность решения кадровых вопросов.
Почти 70% опрошенных сотрудников «Детского мира» подтвердили, что Saby Staff сокращает время на решение любых кадровых вопросов. Такой показатель удалось получить в ходе опроса в личном кабинете сотрудника Saby.
До автоматизации директора магазинов могли быть перегружены нетиповыми задачами: не в каждой розничной точке могут находиться кадровые специалисты. Приходилось работать с заявлениями сотрудников: согласовывать, подписывать, передавать в кадровую службу и пр.
После внедрения КЭДО все операции перешли в онлайн‑формат без временных трудозатрат. Сотрудники работают с электронными документами с ПК или мобильного приложения. Как показали внутренние опросы, 83% пользователей работают через мобильную версию
Какие процессы перевели на КЭДО
Результаты
2 млн
листов бумаги, или 400 пачек сэкономлено благодаря Saby Staff
70%
сотрудников отметили значительное сокращение времени на решение кадровых вопросов
Что говорят в «Детском мире»
Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес‑процессов «Детского мира»
По мере того как прибавлялись пользователи в наш личный кабинет, увеличивался и электронный документооборот. Коллеги из Тензора самостоятельно переносили наш аккаунт на более мощные серверы для поддержания бесперебойной работы нашей системы. На сегодня мы перевели в Saby абсолютно все кадровые документы, которые разрешены на законодательном уровне.
Максим Билоконь, директор департамента развития бизнес‑процессов «Детского мира»
Еще один из важных процессов, который автоматизировали, — управление служебными записками. Это перевод сотрудников на другие должности, изменение окладов или другие типы процессов. Раньше бумажная записка проходила долгий путь внутри и могла теряться по разным причинам. Сейчас ее автоматически согласовывают за 15 минут со всеми подразделениями.
Этот кейс вдохновил на перемены?
Заполните форму, и мы расскажем, как решения Saby помогут достичь бизнес‑целей
Видеоматериалы по теме
Смотреть всё →
