Как выбрать электронную подпись для сотрудника
Для кадрового ЭДО в 2026 году работники могут применять 5 типов электронных подписей: УКЭП, УНЭП, УНЭП Госключ, ПЭП, ПЭП Госуслуги. УКЭП подходит для подписания большей части документов, но стоит дорого. УНЭП и УНЭП «Госключ» универсальные, самые популярные для КЭДО, позволяют подписывать большинство кадровых документов, кроме прямо запрещенных ТК РФ. ПЭП разрешено подписывать только ограниченные типы документов.
Я применяла все виды электронных подписей — как работник, дистанционный работник, работодатель и самозанятый. В статье рассказываю, на что обращать внимание при выборе ЭП для сотрудников и за что не стоит переплачивать.
О чем статья
Какие электронные подписи бывают
В 2026 году список доступных для работодателя видов ЭП остается прежним, но есть нюансы, которые важно учитывать компаниям.
Электронные подписи для работников бывают 5видов.Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП Госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП Госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП. Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ. От вида ЭП зависит, сколько вы потратите и какой эффект от КЭДО получите.
Не каждый вид ЭП вы сможете использовать. Выбор ограничен информационной системой, которую работодатель применяет для ведения КЭДО. Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал «Работа России».
Какую ЭП разрешено применять работникам для КЭДО
| Подпись | Система работодателя | Работа России |
|---|---|---|
| КЭП | + | + |
| НЭП | + | |
| НЭП Госключ | + | + |
| ПЭП | + | |
| ПЭП Госуслуги | + |
Какую ЭП разрешено использовать работодателю для КЭДО
| Подпись | Система работодателя | Работа России |
|---|---|---|
| КЭП | + | + |
| НЭП | +* | |
| НЭП Госключ | +* | + |
* В КЭДО работодатели применяют 3 типа электронных подписей. НЭП и НЭП Госключ в информсистеме работодателя применяются с ограничениями. Ими нельзя подписать трудовые договоры, договоры о матответственности, приказы о дисциплинарке и кадровые отчеты в госорганы. КЭП подходит для подписания любых кадровых документов в любой системе. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.
Поэтому в некоторых компаниях кадровики с НЭП подписывают приказы об отпуске, премировании, ЛНА, а директор с КЭП — трудовые договоры и кадровые отчеты.
В чем разница между ЭП
| КЭП | НЭП | НЭП Госключ | ПЭП | ПЭП Госуслуги |
|---|---|---|---|---|
| Универсальная | Универсальная | Не для всех документов | Универсальная | |
| Защищенная | Защищенная | Защищенная | Незащищенная | Незащищенная |
| Сложный выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск |
| Нужна установка спец. ПО | Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета | Только на телефоне в приложении «Госключ» | Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета | Только на сайте «Работа России» |
| Дорого | Бесплатно или входит в стоимость пользователя | Бесплатно | Бесплатно | Бесплатно |
Для каких документов подходят ЭП
На портале «Работа России» все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП Госключ, ПЭП Госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.
| КЭП, НЭП, НЭП Госключ | ПЭП | |
|---|---|---|
| Приказы на отпуск, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени | ||
| Должностные инструкции, ПВТР, локальные акты, иные | ||
| Трудовой договор, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарном взыскании |
Трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, доп. соглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, его отзыв, уведомление об изменении условий ТД, приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 22.3 ТК РФ).
Защищенность ЭП
В отличие от других видов подписей, ПЭП и ПЭП Госуслуги не защищают подписанный документ от изменений. Работник может потом заявить, что работодатель исправил текст ЛНА или приказа после его подписания.
Выпуск ЭП
От порядка выпуска электронной подписи зависит, как быстро вы сможете оформить прием и придется ли будущему сотруднику куда‑то ездить. Это важно при найме работников из других регионов и большой текучке кадров.
| КЭП | НЭП | НЭП Госключ | ПЭП | ПЭП Госуслуги |
|---|---|---|---|---|
| Сложный выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск | Простой выпуск |
Для получения КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр.
НЭП сотрудник получает удаленно по подтвержденной учетной записи на «Госуслугах». Если учетки на «Госуслугах» нет, то идентификацию сотрудника может провести кадровик, и подпись выдадут. Технические подробности читайте в Saby. С НЭП оформление на работу занимает от 10 минут.
НЭП Госключ сотрудник оформляет сам только при наличии подтвержденной учетки на «Госуслугах», смартфона и мобильного приложения «Госключ». На один смартфон можно выпустить одну электронную подпись. Работнику с кнопочным телефоном подпись не получить.
ПЭП Госуслуги оформляют удаленно с помощью банковского приложения или лично в МФЦ.
ПЭП выдает работодатель по правилам компании удаленно или лично в офисе работодателя.
Удобство использования
Вы же наверняка хоть раз отказывались от покупки в интернете из-за сложного способа оплаты. Также и работники не всегда готовы для подписания вашего ПВТР устанавливать спецпрограммы, открывать доп. приложения.
Чем проще использовать ЭП, тем выше шанс, что работник подпишет кадровый документ вовремя.
| КЭП | НЭП | НЭП Госключ | ПЭП | ПЭП Госуслуги |
|---|---|---|---|---|
| Нужна установка спец. ПО | Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета | Только на телефоне в приложении «Госключ» | Без допнастроек с телефона, компьютера, планшета | Только на сайте «Работа России» |
Для использования КЭП нужно установить на компьютер или телефон работника специальное ПО — средства электронной подписи.
С НЭП и ПЭП проще. Дополнительные настройки устройств не нужны, если хранить ключи НЭП в облаке. Сотрудник может подписать документ на любом доступном ему компьютере, телефоне или планшете.
Для подписания документа НЭП Госключ работник должен в телефоне из приложения для КЭДО переключиться в приложение «Госключ» и уже там подписать документ.
Подписать документ ПЭП Госуслуги работник может только на сайте «Работа России».
Сколько стоят ЭП
Стоимость ЭП для работника оценивайте с учетом цены, которую заплатите за личный кабинет сотрудника (ЛК). При КЭДО работник подписывает и хранит кадровые документы в ЛК информационной системы работодателя или «Работы России».
| КЭП | НЭП | НЭП Госключ | ПЭП Госуслуги | ПЭП | |
|---|---|---|---|---|---|
| Цена ЭП | От 2 800 ₽ | От 480 ₽* | 0 | Бесплатно, но применяется только на сайте «Работа России» | 0 |
| Цена за личный кабинет | От 480 ₽ | От 480 ₽ | От 480 ₽ |
* В Saby стоимость НЭП входит в стоимость личного кабинета пользователя.
Работодатель не тратит деньги на личный кабинет сотрудника, только если полностью ведет кадровый ЭДО на портале «Работа России». Но так бывает редко. Компании интегрируют свои системы с «Работой России», чтобы сотрудник без отрыва от работы в одном окне получал задачи, письма и кадровые документы.
Какие правила работы с ЭП действуют в 2026 году
Ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса продолжают действовать без изменений,
Обязательность кадрового ЭДО не введена,
Эксперимент по применению КЭДО для госорганов продлен до 29 мая 2026 года, в число его участников включен Минтруд РФ. После завершения эксперимента некоторые аналитики ожидают, что КЭДО станет обязательным для всех компаний,
«Работа России» по‑прежнему остается государственной альтернативой для ведения КЭДО, но бизнес, особенно крупный бизнес, использует ИС работодателя,
НЭП и НЭП «Госключ» окончательно закрепились, как основной вид ЭП для массового применения среди работников.
Про каждый вид ЭП подробно
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель один раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.
ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать под подпись или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.
В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.
Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП Госуслуги)
ПЭП Госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения.
ПЭП Госуслуги выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет «Госуслуг».
Этот вид ЭП работник сможет применять, только если работодатель ведет КЭДО на портале «Работа России».
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает удостоверяющий центр. В Saby сможете организовать выдачу НЭП в момент приема сотрудника.
НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логины-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.
НЭП подтвердит не только создание и подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.
НЭП выбрал завод по производству оборудования. Их сотрудники подписывают электронно трудовые договоры, приказы об отпусках, о переводах, знакомятся с электронными инструкциями и локальными актами.
Как перейти на КЭДО, а также разбор конкретных кадровых документов — в статье.
Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью «Госуслуг» (НЭП Госключ)
НЭП Госключ работник получает сам. Он устанавливает на телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем по логину-паролю с сайта госуслуг. Учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтверждена в МФЦ или с помощью банковского приложения. Как это сделать, читайте в Saby.
С помощью НЭП Госключ документы можно подписать только телефоном.
Больше про Госключ рассказали в статье.
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.
Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.
КЭП действует один год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.
КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа. Подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.
КЭП выбрала консалтинговая фирма для договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране. А потом подписывают КЭП договоры ГПХ, подряда, отчеты о выполненной работе, акты оказанных услуг.
Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками, читайте в статье.
Примеры документов, подписанных электронными подписями
Заявление с ПЭП
Приказ с НЭП
Увольнение с КЭП
Что чаще всего проверяет ГИТ при кадровом ЭДО
По опыту моей работы в 2025–2026 гг. при проверках КЭДО ГИТ в первую очередь оценивает:
Наличие локального нормативного акта о кадровом ЭДО,
Закрепление в ЛНА перечней документов, подписываемых электронно,
Процесс подтверждения личности при выпуске НЭП,
Соблюдение ограничений при применении простой ЭП,
Хранение подписанных документов и логов,
Соблюдение требований законодательства о персональных данных работников.
Именно по этим пунктам инспекции часто выявляют нарушения при проверках работодателей с КЭДО.
Какую ЭП выбрать: краткая схема
если нужен минимальный бюджет — ПЭП + бумага
если нужен баланс цены и безопасности — НЭП
если сотрудников мало и все со смартфонами — НЭП «Госключ»
если нужен максимум юридической силы и не жалко денег — КЭП
Как ЭП выбирают работодатели
ПЭП используют работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.
НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.
НЭП Госключ по защищенности такая же, как НЭП и КЭП. Но с ней процесс подписания сложнее, и она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами.
За КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр. ПЭП Госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП Госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП Госуслуги.
Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.
Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте Saby. Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.
Частые вопросы
-
У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец — организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица — СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст. 17 закона 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», п. 6 Приказа ФСБ от 27.12.2011 № 795.
-
У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.
-
Можно ли в 2026 году подписывать трудовой договор НЭП?
Да, если компания использует информационную систему работодателя и ввела кадровый ЭДО для работников по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
-
Подойдет ли «Госключ» для подписания кадровых документов?
Подойдет, но только если в компании введен кадровый ЭДО.
-
Можно ли сочетать разные виды ЭП в одной компании?
Да, Трудовой кодекс РФ это не запрещает. Главное, чтобы информационная система работодателя поддерживала работу всех типов ЭП, как Saby.
-
Нужно ли что‐то делать с электронной подписью при увольнении сотрудника?
Не всегда. Работодатель обязан в день увольнения прекратить доступ работника к НЭП, если подпись используется в системе работодателя. Ограничить использование КЭП и НЭП «Госключ» работодатель не может, так как эти подписи принадлежат физическому лицу, а не компании.
-
Обязан ли работодатель оплачивать электронную подпись работника?
Да, по статье 22.2. ТК РФ работодатель обязан нести расходы на получение работником электронной подписи. Исключение установлено для дистанционных работников — закон не возлагает на работодателя обязанность по оплате их электронных подписей, но на практике расходы чаще всего несет компания.
-
Можно ли документы по охране труда подписывать электронной подписью?
Да, можно, за исключением документов, которые прямо запрещено вести в электронном виде ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ. Это акты о несчастном случае на производстве и журналы регистрации инструктажей по ОТ. Остальные документы по охране труда, включая приказы, инструкции, программы обучения разрешено оформлять и подписывать электронной подписью.
Видеоматериалы по теме
