Как работодателю доказать подлинность электронных кадровых документов
Представьте ситуацию. В организации электронный кадровый документооборот. Сотрудники оформляют отпуск за пару кликов, отчеты о командировках отправляют в телефоне. Кадровики не бегают с листами ознакомления и не хранят тонны бумаг. Но тут недобросовестный сотрудник заявляет, что не получал электронную подпись, не видел электронное задание, а подписанный им текст локального акта подменил работодатель. Как проверить слова работника и подлинность электронного документа? Это можно сделать благодаря цифровым следам. Цифровые следы от действий работника и работодателя остаются всегда, главное — правильно их зафиксировать. И для этого не всегда нужен суперпрограммист, достаточно правильной информационной системы.
О чем узнаете
Чем подтвердить подлинность электронного документа
Электронный кадровый документ, как и бумажный, становится юридически значимым после его подписания. Без электронной подписи (ЭП) это просто текст, а не документ. Трудовой кодекс РФ разрешает подписывать с работниками кадровые документы электронно только при условии, что стороны предварительно договорились об этом.
Поэтому когда работник оспаривает кадровый электронный документ, суды для подтверждения его подлинности выясняют 2 основных момента:
- Кто и когда подписал документ, этот ли документ был подписан.
Это обеспечивается с помощью электронной подписи. - Договорились ли стороны об электронном взаимодействии.
Это обеспечивает пакет документов для перехода компании на КЭДО.
Как вид ЭП влияет на подлинность документов
Для кадрового ЭДО Трудовой кодекс РФ разрешает применять 5 разновидностей электронных подписей: простые ПЭП, ПЭП с сайта госуслуг, усиленные неквалифицированные НЭП, НЭП Госключ и усиленные квалифицированные КЭП.
У каждого вида ЭП есть свои особенности, которые стоит учитывать работодателю.
Неизменность подписанного документа
НЭП, НЭП Госключ, КЭП гарантируют, что документ не был изменен после подписания. ПЭП не гарантирует целостность документа, подписанный ей документ можно изменить после подписания.
Кто подтверждает достоверность ЭП
Действительность КЭП и НЭП подтверждает выпустивший подпись сертифицированный удостоверяющий центр. Он же хранит сертификаты, ключи ЭП и этим обеспечивает дополнительный уровень защиты подписей. Достоверность ПЭП Госуслуги гарантирует МФЦ или банк, который проводил идентификацию. С ПЭП работодателю придется самому доказывать, как и кому выдана электронная подпись.
Скорость получения ЭП
НЭП работник сможет оформить в момент приема на работу. За КЭП работник должен сходить в удостоверяющий центр. За ПЭП Госуслуги надо идти в МФЦ. НЭП Госключ выдадут только тем, у кого есть смартфон и ПЭП Госуслуги.
Информационная система, в которой можно вести КЭДО
Тут 2 варианта — сайт «Работа в России» или информсистема работодателя, такая как Saby (СБИС). Ст. 22.3 ТК РФ разрешает применять разные виды ЭП для каждой из систем. Виды подписей собрали в таблицу.
| ИС работодателя | Работа в России | |
|---|---|---|
| Работодатель | КЭП | КЭП, НЭП Госключ |
| Работник | КЭП, НЭП, НЭП Госключ | КЭП, НЭП Госключ, ПЭП Госуслуги |
| Дистанционный работник | КЭП, НЭП |
В информационной системе работодателя еще можно применять ПЭП для работников и НЭП, НЭП Госключ для работодателя. Это актуально, если не будете подписывать электронно: трудовой договор, договор о матответственности, ученический, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарке, согласие на перевод, уведомление об изменении условий труда.
Как выбрать ЭП для кадрового ЭДО — читайте в статье.
Консультация по электронным подписям по КЭДО
Расскажем, какую подпись лучше выбрать и как с ней работать при электронном кадровом документообороте
Эти документы пригодятся в любом случае
По условиям ст. 22.1–22.3 ТК РФ для применения электронного документооборота работодатель и работник сначала должны договориться об этом. Поэтому по каким бы основаниям работник ни оспаривал электронные кадровые документы, работодателю в любом случае придется подтверждать легальность кадрового электронного документооборота (КЭДО) в компании. Инспектору труда, суду или работнику.
Для подтверждения подлинности и правомерности применения электронных документов у работодателя должны быть:
Положение о кадровом ЭДО.
Укажите в нем: какие документы ведете электронно, в какой информационной системе, в какой срок работник знакомится с документами, с какой даты переходите на КЭДО, распространяете ли это положение на дистанционных работников. Скачать образец положения о кадровом ЭДО.
Уведомление и согласие работника на КЭДО.
Эти документы подписывают у всех работников, кроме дистанционных, при запуске кадрового ЭДО в компании.
В дальнейшем у новичков, поступающих на работу, подписывают информационное письмо и согласие. Согласие не берут у лиц без трудового стажа на 31.12.21.
Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО Инструкция о правилах использования ЭП, способах ее защиты от несанкционированного доступа.
Это не обязательный документ, но лучше его иметь. Он защищает работодателя от претензий сотрудников. Включите в текст Инструкции требование о регулярной замене паролей от электронной почты, если электронная подпись (ЭП) к ней привязана. Запретите оставлять в свободном доступе телефон, если ЭП выпущена на него. Напишите, как работник может заблокировать подпись, кому сообщить о ее утере.
Соглашение с сотрудниками об электронном взаимодействии (использовании НЭП).
Нужно для неквалифицированной электронной подписи НЭП и простой ПЭП. Не требуется для усиленной квалифицированной электронной подписи КЭП.
Укажите в нем, как определяете лицо, подписывающее электронный документ, порядок использования ЭП в сервисе кадрового ЭДО, обязательства работника сохранять конфиденциальность подписи.
Соглашения о НЭП с работником
Подписывайте кадровые документы онлайн в Saby (СБИС)
Выбирайте любую из 5 ЭП, мы поддерживаем все.
Выпускайте НЭП удаленно по авторизации через «Госуслуги».
Ведите документы как привыкли — у нас готовая интеграция с 1С.
4 основные претензии работников. Как отбить
При кадровом ЭДО у работника есть 4 основные причины оспаривать электронный приказ или распоряжение работодателя:
- Работник не получал электронную подпись.
- Доступ к ЭП был у работодателя.
- Сотруднику не присылали электронный документ.
- Документ изменили после подписания.
Обосновать позицию работодателя поможет вышеупомянутый пакет документов. Он подтвердит юридическую значимость электронных кадровых документов.
Какие еще документы пригодятся работодателю — разберем на примерах.
1. ЭП была недействительна
Суд отменит наказание за невыполнение приказа, если приказ подписан недействительной электронной подписью. Такой, которую не получал работник или получил кто-то другой.
Отбиться от претензий в недействительности подписи поможет упомянутый выше пакет документов плюс:
- заявление работника на выдачу ЭП;
- документ, подтверждающий получение работником электронной подписи.
Если у работников КЭП или НЭП от удостоверяющего центра, тогда ее действительность доказывает удостоверяющий центр, а не работодатель. УЦ сам предоставляет нужные документы. Если у работников ПЭП, выпущенная работодателем, тогда ее подлинность доказывает работодатель.
2. Доступ к ЭП был у работодателя
Суд не признает электронный Приказ подписанным, если работник докажет, что потерял контроль над ЭП и ей воспользовалось третье лицо. Например, его телефон с ЭП взломали или пароль от корпоративной почты знал работодатель.
Чтобы отбиться от этой претензии работника, как раз и нужна Инструкция о правилах пользования ЭП. Поэтому работника лучше знакомить с ней до или сразу после выдачи ЭП.
Если работодатель ведет кадровый ЭДО в Saby (СБИС). Тогда сотрудник имеет доступ к НЭП только в личном кабинете СБИС. А работодатель технически не может воспользоваться НЭП специалиста. Над защитой личного кабинета и НЭП трудится целая команда разработчиков. В Saby (СБИС) можно:
- распечатать историю входов работника в личный кабинет;
- установить для всех работников по умолчанию возможность входа в Saby (СБИС) по паролю и смс;
- увидеть отправку и доставку документа.
Когда вы переписываетесь в электронной почте, работник может получить документ, но не нажать кнопку «получено». В Saby (СБИС) доставка и открытие документа фиксируются автоматически.
3. Сотрудник не получал электронный документ
Работодатель отправляет расчетные листки электронно. А работник утверждает, что не получил их. Или руководитель отправил электронное задание съездить к клиенту. Специалист задачу увидел, а к клиенту не поехал. Говорит, что текст задачи подменили.
Для защиты можно использовать разные документы. Разберем на примерах Saby (СБИС).
Расчетные листки в мобильном телефоне
Суду или проверяющим можно показать Положение о кадровом электронном документообороте с фразой, которая разрешает электронную выдачу листков.
Например, «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы Saby (СБИС). Работник обязан немедленно сообщить кадровику, если расчетный листок в личном кабинете отсутствует».
Такой порядок выдачи листков соответствует ст. 136 Трудового кодекса РФ, письму Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответам Роструда на официальном портале № 155135 от 06.10.2021, № 120279 от 28.02.2020, № 107235 от 01.03.2019.
Онлайн-задачи
В Положение о кадровом электронном документообороте вносим фразу об обязанности работника входить в личный кабинет Saby (СБИС).
Например, «Работник обязан входить в информационную систему работодателя — личный кабинет Saby (СБИС) в начале рабочего дня. Выполнение поставленной задачи работник обязан отметить в СБИС».
На случай трудового спора в сервисе для кадрового ЭДО Saby (СБИС) можно распечатать:
История входов. Раздел покажет, с каких устройств и когда работник входил в личный кабинет.
Действия в системе. Раздел покажет, над какими документами работал сотрудник в течение дня.
Лента. Раздел о движении электронного документа фиксирует, в какое время работодатель отправил документ, а работник открыл.
Примеры судебных споров по кадровому ЭДО смотрите в нашей статье.
4. Документ изменили после подписания или ознакомления
Сотрудник получил в сервисе кадрового КЭДО уведомление об отпуске на 10 дней. Подписал его. А в отпуск ушел на месяц. И утверждает, что текст электронного уведомления работодатель исправил после подписания.
В таком споре придется доказывать:
- что документ подписан ЭП работника;
- после подписания электронный документ не меняли.
Как проверить подлинность электронного документа
Выше разбирали, как подтвердить принадлежность электронной подписи работнику. А проверить неизменность электронного документа после подписания можно несколькими способами.
Проверка Saby (СБИС). Достоверность ЭП и подлинность подписанного электронного документа умеет проверять Saby (СБИС). Если электронный документ был изменен после подписания — СБИС покажет.
При распечатке документа Saby (СБИС) выставляет штамп с реквизитами ЭП и датой подписания. Если электронный кадровый документ был изменен после подписания, Saby (СБИС) сообщит и штамп не проставит.
Сайт «Госуслуги». На сайте есть раздел, где осуществляется проверка подлинности электронного документа. Для проверки подлинности ЭП загрузите в сервис подписанный электронный документ и электронный файл подписи в формате .sig, нажмите кнопку проверки. Если кадровый документ меняли после подписания, то на странице сервиса появится сообщение «Документ содержит недействительную подпись».
Кто подтверждает подлинность электронного документа
Эксперт может однозначно установить и удостоверить подлинность электронного документа. Проверку и экспертизу электронно‑цифровой подписи при ЭДО и КЭДО проводят организации или ИП, обладающие техническими знаниями. Техническую экспертизу назначает суд или стороны заказывают сами, а оплачивает проигравшая спор сторона.
Для подтверждения подлинности электронных документов эксперты используют логи, журналы событий и действий пользователя. Устанавливают IP‑адреса отправителя. Оценивают электронную подпись по алгоритмам ГОСТ Р34.10‑2012. И в доступной для суда форме устанавливают, вносились ли в электронный документ изменения после подписания ЭП, является ли электронная подпись подлинной.
Как сервис КЭДО может помочь работодателю
Информационная система должна не просто автоматизировать документооборот, а еще и подтверждать подлинность электронных документов, перемещение кадровых документов. То есть фиксировать и подсказывать работодателю:
- кто и когда подписал документ;
- какую электронную подпись использовал;
- действительна ли подпись на момент подписания;
- какой конкретно документ подписан;
- изменялся ли электронный документ после подписания.
Эти вещи умеет информационная система Saby (СБИС). Она позволяет вести юридически значимый документооборот любого масштаба: для 5 или 5000 сотрудников. В системе можно выдать электронные подписи работникам. Отследить отправку и получение электронного документа в сервисе КЭДО. Проверить, не изменился ли документ после подписания, и распечатать его со штампом электронной подписи.
Попробовать КЭДО бесплатно на 2 недели
Оставьте заявку — менеджер покажет, как пользоваться КЭДО, расскажет о критериях выбора и предоставит бесплатный доступ к сервису на 2 недели
Видеоматериалы по теме
