Изменения в кадрах: как кадровику подготовиться к 2025 году
Более 100 новых законов и постановлений принято в конце 2024 года. Что‑то вступило в силу с 1 января 2025, что‑то начнет действовать только с 1 марта. В статье рассказываем о самых значительных, на наш взгляд, изменениях, которые влияют на работу кадровиков. Даем рекомендации, что изменить во внутренних документах и какие формы отчетов теперь использовать в работе, чтобы избежать штрафов.
Что меняется в 2025
Кадровые документы
Трудовую книжку разрешили отправлять за границу
С 1 января 2025 года при расторжении трудового договора с работником, который переехал за границу на постоянное место жительства, вы можете направить ему бумажную трудовую книжку почтовым отправлением. Ранее это было запрещено Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу», теперь этот запрет отменен законом 145-ФЗ от 22.06.2024.
Как направить работнику трудовую книжку по почте. Выполните 3 шага.
- Уведомьте работника, как того требует ст. 84.1 ТК РФ. Только с даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Получите от работника заявление на отправку ТК почтой. На заявлении должна стоять дата и подпись работника.
- Отправьте работнику трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.
Образцы уведомления и заявления смотрите ниже.
Запретили срочные трудовые договоры с некоторыми категориями работников
Раньше было возможно заключать срочный трудовой договор с руководителем структурного подразделения со ссылкой на абз. 8 ч. 2 ст. 59 ТК РФ. В 2025 году это делать нельзя, поскольку в статью 59 Трудового кодекса РФ внесли изменения.
Что делать. Проверить срочные ТД с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителей. Если срочность ТД была обоснована абз. 8 ч. 2 ст. 59 ТК РФ, то не позднее 1 марта 2025 года внесите в них изменения и укажите другое основание для срочности. Иначе договоры с ними будут считаться заключенными на неопределенный срок на основании п. 2 ст. 2 Федерального закона от 13.12.2024 № 470-ФЗ.
Действительно ли КЭДО станет обязательным в 2025 году
30 мая 2025 года закончится эксперимент по внедрению кадрового ЭДО в работе государственных органов. По нему КЭДО внедряют: Минцифры, Минфин, ФНС, Минэкономразвития, Министерство энергетики, Росреестр и иные органы федеральной исполнительной власти.
«Подобный эксперимент уже проводили для частных компаний, он закончился тем, что Трудовой кодекс РФ дополнили статьями 22.1–22.3 и крупнейшие работодатели страны начали внедрять КЭДО. По итогам этого эксперимента кадровый ЭДО вполне может стать обязательным. Для госорганов точно», — делится мнением руководитель направления «Управление персоналом» компании «Тензор» Михаил Ефимов
Зарплата и отчетность
Пересчитали МРОТ. Что вам с этим делать
Еще одно изменение трудового законодательства. С 1 января 2025 минимальный размер оплаты труда увеличили до 22440 ₽. В 2024 году МРОТ был меньше — 19242 ₽.
Это означает, что зарплату сотрудников надо проверить и увеличить. Иначе инспектор труда может выписать штраф работодателю по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 10–20 тысяч ₽ для директора, 30–50 тысяч ₽ для организации.
Какую сумму сравнивать с МРОТ. Оклад может быть меньше МРОТ. Поскольку с размером МРОТ сравнивают не оклад, а зарплату. То есть и оклад, и премии, и доплаты, и надбавки.
Не учитывают только следующие суммы:
- Выплаченные за работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня, ночную, в выходные и праздники. Это соответствует позиции Конституционного суда в Постановлении от 16.12.2019 № 40-П.
- Районные коэффициенты и северные надбавки за работу в Магадане, Мурманске, иных местностях Крайнего Севера и приравненных к ним, согласно единому перечню районов Крайнего Севера.
Когда зарплата может быть меньше МРОТ. Зарплата может быть меньше МРОТ при неполном рабочем дне, после удержания НДФЛ, после удержаний по исполнительным листам.
Какие документы оформить кадровику для увеличения МРОТ. Если зарплата меньше МРОТ, нужно ее увеличить, а за прошедшие месяцы — доплатить до МРОТ. Для этого кадровику придется оформить:
- Приказ о доплате до МРОТ;
Пример формулировки: «Работникам, полностью отработавшим рабочее время и выполнившим норму, оплату труда производить из расчета 22440 ₽». - Штатное расписание;
- Доп. соглашение к Трудовому договору с новым размером зарплаты с учетом МРОТ.
Ввели компенсацию при увольнении за неиспользованные отгулы
По ст. 153 ТК РФ работник, отработавший в выходной или праздник, имеет право выбрать двойную оплату за такой день или одинарную оплату и отгул. Раньше была неопределенность, как действовать работодателю, если работник не использовал отгул и уволился. Работодатели отгулы не компенсировали.
С 1 марта 2025 года неопределенность устранена — в статью 153 Трудового кодекса внесли изменения во исполнение Постановления Конституционного суда от 06.12.2023 № 56-П.
Что делать. Предоставлять отгул в течение года либо доплачивать до двойной оплаты при увольнении.
Согласно новой редакции ст. 153 ТК РФ работник имеет право получить отгул в течение года с момента работы в выходной или праздник. Если он это право не реализовал, тогда отгул предоставлять не нужно. Но при увольнении работнику нужно выплатить разницу между полагавшейся ему двойной оплатой и фактически выплаченной одинарной оплатой.
Повысили НДФЛ и изменили налоговые вычеты
Ставка НДФЛ зависит от дохода
С 1 января 2025 года ставка НДФЛ стала выше и зависит от размера дохода.
| 2024 год | С 2025 года |
|---|---|
| НДФЛ — 13% | 13% — на доход до 2,4 млн ₽ 15% — на доход от 2,4 до 5 млн ₽ 18–22% — на доход выше 5 млн ₽ |
Плюс увеличили единую предельную базу для исчисления страховых взносов с 2,225 тыс. до 2,759 тыс. ₽. Подробнее читайте в статье для бухгалтерии.
Вычеты на детей платят без заявления
Как вы знаете, налоговый вычет позволяет часть заработной платы не облагать НДФЛ. Бывают вычеты на покупку недвижимости, обучение, лечение и стандартные (на детей, детей‑инвалидов, для инвалидов, чернобыльцев и т.д.). Их можно получить у работодателя или в налоговой инспекции.
Раньше для получения вычета на детей работник был обязан писать заявление работодателю каждый год. С 2025 года произошло изменение законодательства и работник может не писать заявление. Но он обязан предоставить хотя бы 1 раз документы, подтверждающие его право на вычет: свидетельство о рождении ребенка, справку об инвалидности, иное.
Что делать. Замените заявления на сопроводительные письма и собирайте их у работника не каждый год, а только при приеме на работу, рождении ребенка. Или подключите Saby, чтобы не собирать бумаги, а предоставлять вычеты за пару кликов.
Вычеты на второго и последующих детей увеличили в 2 раза
| Вид вычета | 2024 год | 2025 год |
|---|---|---|
| На первого ребенка | 1 400 | 1 400 |
| На второго | 1 400 | 2 800 |
| На третьего и каждого последующего | 3 000 | 6 000 |
| На ребенка-инвалида | 6 000 | 12 000 |
👆 Как предоставлять вычеты на детей
Ввели новый вычет за сдачу норм ГТО
С 2025 года работник может предоставить вам заявление и получить налоговый вычет за сдачу нормативов ГТО. Тогда часть его зарплаты в размере 18000 ₽ не будет подлежать обложению НДФЛ. Основание — подп. 2.1. ст. 218 НК РФ.
Для получения налогового вычета за сдачу ГТО работник должен:
- Выполнить нормативы испытаний комплекса ГТО в 2025 году.
- Пройти диспансеризацию в 2025 году.
- Подать заявление и предоставить работодателю подтверждающие документы: справку о прохождении диспансеризации и копию удостоверения к знаку отличия комплекса ГТО.
Проверки и суды
Опять повысили штрафы за персданные. Что проверить
С 30 мая 2025 года вступят в силу повышенные штрафы за нарушения в работе с персональными данными работников. Законодатель усилил ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ за утечку ПД и их незаконный оборот.
С декабря 2024 года произошло еще одно изменение, введена уголовная ответственность по ст. 272.1 УК РФ за незаконное распространение персональных данных, хранение незаконно полученной компьютерной информации с персональными данными.
Что делать. Проверьте, есть ли у вас уведомление об обработке ПД, соответствует ли оно Положению об обработке ПД. Запланируйте на начало 2025 года комплексную оценку состояния обработки персданных в компании, особенно в информационных системах. За них сейчас самые высокие штрафы. Полный список штрафов смотрите в нашей таблице.
👆 Как работать с персональными данными работников в 2025 году
Программа для подбора персонала от Saby. Соблюдаем 152‑ФЗ
- Публикация вакансий
- Сбор откликов с джоб-сайтов
- Видеособеседование без регистрации и установки приложений
- Проверка кандидатов на собственный бизнес и достоверность документов
Ввели реестр работодателей с нелегальной занятостью
С 2025 года Роструд начинает вести общедоступный реестр работодателей, у которых были выявлены факты нелегальной занятости. Сведения для реестра будет передавать ФНС.
Какие сведения будет передавать ФНС в реестр для выявления нелегальной занятости
- О работодателях — юрлицах и ИП, которые начислили за каждый месяц отчетного квартала суммы выплат, уменьшенные на величину базы по договорам ГПХ, ниже МРОТ не менее чем 10 физическим лицам в случаях, когда доля таких физлиц превышает 10% от общего числа работников таких работодателей,
- О фактах (признаках) нелегальной занятости у конкретных работодателей, выявленных по результатам проведенных налоговых проверок;
- О компаниях, которые в течение года взаимодействовали более чем с 10 физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), применяющими НПД, среднемесячный доход которых превышает 20 тысяч ₽ и средняя продолжительность работы которых с такой компанией составляет более 3 месяцев.
- О работодателях, имеющих отклонение среднемесячного размера оплаты труда более чем на 35% от среднемесячного размера оплаты труда в субъекте РФ, на территории которого зарегистрирован работодатель.
Полный перечень в Приказе Минтруда от 02.02.2024 № 40н.
Что делать. Оформлять трудовые договоры в течение 3 дней с момента допуска работника к работе. Не использовать в договорах ГПХ формулировки из Трудового кодекса. Не допускать массового привлечения самозанятых. Не допускать нелегальной занятости в своей компании.
Новые способы борьбы с просрочками по зарплате
С 1 марта 2025 года вводят новую статью 158.1 ТК РФ о противодействии формированию просроченной задолженности по заработной плате. На основании статьи будут сформированы межведомственные комиссии субъектов РФ по противодействию формированию просроченной задолженности по заработной плате.
Что делать. Пересмотрите трудовые договоры, договоры ГПХ, соотнесите их с новым размером МРОТ.
Интересная судебная практика, которую придется учитывать в 2025
- Конституционный суд РФ признал неконституционными положения ст. 318 ТК РФ, которые регулируют порядок выплат среднего заработка за второй и третий месяц после сокращения. См. Постановление КС от 22.11.2024 № 54-П.
Что делать. Ожидаем корректировок ст. 178 и 318 ТК РФ.
- Конституционный суд РФ признал неконституционными часть 2 ст. 135 ТК РФ. См. Постановление КС от 15.06.2023 № 32-П.
Что делать. При наложении дисциплинарных взысканий и премировании учитываем позицию суда:
- Лишать работника стимулирующей части зарплаты из-за дисциплинарного взыскания на весь период его действия незаконно.
- уменьшать премию можно только за тот месяц, когда работника наказали. Снижение выплаты допустимо не более чем на 20%.
- Суды оценивают не только корректность процедуры увольнения по собственному желанию, но и мотивы увольнения. См. Определение ВС от 13.07.2020 № 39-КГ20-3-К1, Определение 6-го КСОЮ от 14.12.2023 по делу N 8Г-26898/2023
Что делать. При увольнении по собственному желанию запрашивайте у работника причины, мотивы увольнения и просите их зафиксировать в заявлении об увольнении. Разработайте опросный лист с вопросами о причинах увольнения, который будете вручать всем желающим уволиться.
Видеоматериалы по теме
