Электронное оформление командировок и авансовых отчетов
Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.
Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.
В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.
О чем узнаете
- Все ли документы о командировании можно вести электронно
- Как перейти на электронное оформление командировок
- Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку
- Нюансы хранения электронных документов по командировкам
- Как начать экономить уже сейчас
- Частые вопросы
Оформление командировок без бумаги
Согласовывайте и подписывайте документы по командировке онлайн. Пакет документов сформируется автоматически
Все ли документы о командировании можно вести электронно
Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.
Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.
Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.
Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.
Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.
Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:
- Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
- Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».
Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в Saby (СБИС). Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.
Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.
Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.
Все документы по командировке в одном месте
Загружать и подписывать документы можно как со смартфона, так и с компьютера
Как перейти на электронное оформление командировок
Для электронного оформления командировок вам потребуется:
- Информационная система.
- Электронные подписи работникам.
- Внутренние документы компании.
1. Информационная система
По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как Saby (СБИС). Эта система должна:
- Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
- Работать со всеми видами электронных подписей работников.
- Хранить электронные кадровые документы.
- Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.
2. Электронные подписи работникам для командировок
Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:
ПЭП — простая электронная подпись;
НЭП и НЭП Госключ — усиленная неквалифицированная электронная подпись;
КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.1 Трудового кодекса РФ. В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 1 разновидность электронных подписей: ПЭП Госуслуги. Она подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.
ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр.
НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера.
НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником.
Saby (СБИС) для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.
Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи.Сотрудник проверяет данные, подтверждает личность через кабинет на «Госуслугах» и на своем рабочем месте подтверждает выпуск электронной подписи. Если учетки на «Госуслугах» нет, то идентификацию сотрудника может провести кадровик, и подпись выдадут.Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выдает Удостоверяющий центр. Для ее получения работнику придется ехать в Удостоверяющий центр.
КЭП можно записать на защищенную флешку или телефон.
Она, как и неквалифицированная ЭП, подтверждает неизменность кадрового документа.
Консультация по электронным подписям для КЭДО
Расскажем, какую подпись лучше выбрать и как с ней работать при электронном кадровом документообороте.
Как выбрать ЭП для работника
При выборе ЭП учитывайте, что КЭП и НЭП защищают документ от изменения, а ПЭП нет.
Применяя ПЭП, работодатель рискует. Например, он объявляет работнику выговор за невыполнение электронного задания на командировку. Работник обращается в суд и заявляет, что работодатель изменил текст задания после подписания работником. Если задание было подписано ПЭП, работодатель может проиграть суд.
Больше о различиях между электронными подписями для работников читайте в нашей статье.
3. Внутренние документы для перехода на КЭДО
Для перехода на электронное взаимодействие с работниками работодатель разрабатывает и подписывает у работников на бумаге вот эти виды документов:
Локальный нормативный акт компании, например Положение о кадровом ЭДО.
В нем описывают, какие документы компания переводит в электронный вид, какие виды подписей использует, в каких исключительных случаях будет вести документооборот на бумаге.
- Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. Работников без трудового стажа на 31.12.2021 только уведомляем, согласие получать не требуется.
- Соглашение о применении НЭП или ПЭП, нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Не нужно, если у сотрудников будут КЭП.
Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку
Нюансы хранения электронных документов по командировкам
Сколько хранить
В среднем 5 лет обязаны хранить работодатели электронные документы о командировании. Сроки такие же, как для бумажных документов. Установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019:
| Документ | Срок хранения | Позиция из Приказа Росархива 236 |
|---|---|---|
Приказ о направлении в командировку. Докладная записка к приказу | 5 лет. Для работников с вредными или опасными условиями труда — 50 лет | 434 |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет | 452 |
| Авансовые отчеты | 5 лет. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | 277 |
Как хранить электронные документы о командировках
По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать архив по всем правилам архивного дела, но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Того же требует ст. 22.3 Трудового кодекса РФ от работодателей, внедривших кадровый ЭДО.
Как организовать хранение электронных кадровых документов — читать статью.
Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам. Ориентироваться можно на главу Х правил организации хранения документов Архивного фонда, утв. Приказом Росархива 77 от 31.07.2023. Вот основные выводы из нее:
Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на компьютере.
Тогда, даже если в компании отключат интернет, в пользовании останется локальная версия. Некоторые фирмы применяют только облачное хранение, поскольку опасаются, что компьютер зальет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.
Разбирайте файлы по папкам с правильными названиями.
Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.
- Применяйте систему доступа, чтобы удалить или скопировать файлы кадрового архива могли только конкретные люди, а любые изменения с файлами логировались (отслеживались).
Как выдавать электронные документы по запросам
Работник вправе в любое время запросить у работодателя копию электронного приказа о командировании. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 дней, иначе по жалобе работника инспекция труда оштрафует.
При кадровом ЭДО есть особенности (пп. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).
Заявление о выдаче документа работник подает несколькими способами:
- на бумаге;
- через ИС работодателя;
по адресу электронной почты работодателя.
Поэтому важно прописать в положении о КЭДО адрес, на который вы будете принимать такие заявления.
Работодатель выдает электронный приказ в виде заверенной бумажной копии или электронного документа. Формат определяет работник в заявлении.
Что предоставлять инспектору труда, если ведете кадры электронно, — читать статью.
Как начать экономить уже сейчас
В марте 2022 цена на пачку бумаги выросла в 3 раза. Кто‑то стал уменьшать шрифт в авансовых отчетах, а кто‑то использовал кризис для модернизации.
Посчитайте экономию от перехода на электронное оформление командировок и авансовых отчетов в нашем онлайн‑калькуляторе.
Вспомните: в 2020 появились электронные трудовые книжки, в 2021 легализовали удаленную работу, с января 2022 отменили бумажные больничные. А трендом 2024 года стал кадровый электронный документооборот.
Государство подталкивает нас к цифровизации. Можно подождать, когда всех обяжут перейти на электронный кадровый документооборот, — или уже сейчас ускорить процессы оформления документов и работать без бумаг.
Переведите командировки в онлайн
Подписывайте командировочные документы сотрудников онлайн от заявки до авансового отчета
Частые вопросы
-
Мы отправили в командировку беременную сотрудницу. О факте беременности не знали. Работница вернулась из командировки и пожаловалась в инспекцию труда. Как избежать наказания.
Отправлять беременную в командировку запрещает ч. 1 ст. 259 ТК РФ. При этом работодателя не оштрафуют, если он не знает о беременности работницы и сможет доказать отсутствие у него такой информации. Для таких ситуаций юристы включают в локальные нормативные акты компании условие о том, что работник обязан сообщить о наличии у него льгот при отправке в командировку.
Как еще обезопасить себя от недобросовестных работников при командировках, читайте в нашей статье.
-
Какими документами работник может подтвердить право на отказ от командировки.
По трудовому законодательству работодатель не может отправить в командировку беременную женщину и должен спросить согласие на командирование у многодетной матери. Есть и другие льготные категории. Чтобы потом работники не говорили об отсутствии у них информации о льготах, некоторые работодатели включают в ЛНА компании перечень документов, которыми работник может подтвердить свое право на льготу:
- Беременная женщина — справка из медучреждения.
- Сотрудница с ребенком до 3 лет — свидетельство о рождении ребенка.
- Сотрудник-инвалид, семья с ребенком-инвалидом — справка МСЭ.
- Сотрудник, воспитывающий детей до 14 лет без супруга, — свидетельство о рождении ребенка, где в разделе о втором родителе стоит прочерк.
- Сотрудник с ребенком до 14 лет, где второй родитель работает вахтовым методом, — справка с места работы второго родителя и свидетельство о рождении ребенка.
-
Как оформить командировку дистанционного работника электронно.
Так же, как и обычному сотруднику. При направлении в командировку на дистанционного работника распространяются те же гарантии (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).
Важно учитывать, что не является командировкой поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. См. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
Видеоматериалы по теме
