Электронное оформление командировок и авансовых отчетов

юрист, эксперт по КЭДО

Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.

Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.

В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.

О чем узнаете

Оформление командировок без бумаги

Согласовывайте и подписывайте документы по командировке онлайн. Пакет документов сформируется автоматически

Узнать больше

Все ли документы о командировании можно вести электронно

Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.

Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.

Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.

Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.

Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.

Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:

Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в Saby (СБИС). Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.

Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.

Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст. 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены. А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.

Все документы по командировке в одном месте

Загружать и подписывать документы можно как со смартфона, так и с компьютера

Узнать больше

Как перейти на электронное оформление командировок

Для электронного оформления командировок вам потребуется:

  1. Информационная система.
  2. Электронные подписи работникам.
  3. Внутренние документы компании.

1. Информационная система

По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как Saby (СБИС). Эта система должна:

  1. Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
  2. Работать со всеми видами электронных подписей работников.
  3. Хранить электронные кадровые документы.
  4. Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.

2. Электронные подписи работникам для командировок

Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:

ПЭП — простая электронная подпись;

НЭП и НЭП Госключ — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.1 Трудового кодекса РФ. В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 1 разновидность электронных подписей: ПЭП Госуслуги. Она подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».

  • Про простую электронную подпись (ПЭП)

    ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.

    ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

    ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.

  • Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

    НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр.

    НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера.

    НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником.

    Saby (СБИС) для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.

    Как выбрать ЭП для работника
    Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи.
    Сотрудник проверяет данные, подтверждает личность через кабинет на «Госуслугах» и на своем рабочем месте подтверждает выпуск электронной подписи. Если учетки на «Госуслугах» нет, то идентификацию сотрудника может провести кадровик, и подпись выдадут.
  • Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

    КЭП выдает Удостоверяющий центр. Для ее получения работнику придется ехать в Удостоверяющий центр.

    КЭП можно записать на защищенную флешку или телефон.

    Она, как и неквалифицированная ЭП, подтверждает неизменность кадрового документа.

Консультация по электронным подписям для КЭДО

Расскажем, какую подпись лучше выбрать и как с ней работать при электронном кадровом документообороте.

Узнать больше

Как выбрать ЭП для работника

Как выбрать ЭП для работника

При выборе ЭП учитывайте, что КЭП и НЭП защищают документ от изменения, а ПЭП нет.

Применяя ПЭП, работодатель рискует. Например, он объявляет работнику выговор за невыполнение электронного задания на командировку. Работник обращается в суд и заявляет, что работодатель изменил текст задания после подписания работником. Если задание было подписано ПЭП, работодатель может проиграть суд.

Больше о различиях между электронными подписями для работников читайте в нашей статье.

3. Внутренние документы для перехода на КЭДО

Для перехода на электронное взаимодействие с работниками работодатель разрабатывает и подписывает у работников на бумаге вот эти виды документов:

  1. Локальный нормативный акт компании, например Положение о кадровом ЭДО.

    В нем описывают, какие документы компания переводит в электронный вид, какие виды подписей использует, в каких исключительных случаях будет вести документооборот на бумаге.

  2. Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. Работников без трудового стажа на 31.12.2021 только уведомляем, согласие получать не требуется.
  3. Соглашение о применении НЭП или ПЭП, нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Не нужно, если у сотрудников будут КЭП.

Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку

Как происходит электронное подписание приказа о направлении в командировку

Нюансы хранения электронных документов по командировкам

Сколько хранить

В среднем 5 лет обязаны хранить работодатели электронные документы о командировании. Сроки такие же, как для бумажных документов. Установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019:

ДокументСрок храненияПозиция из Приказа Росархива 236

Приказ о направлении в командировку.

Докладная записка к приказу

5 лет. Для работников с вредными или опасными условиями труда — 50 лет434
Отчеты работников о командировках5 лет452
Авансовые отчеты5 лет. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу277

Как хранить электронные документы о командировках

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать архив по всем правилам архивного дела, но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Того же требует ст. 22.3 Трудового кодекса РФ от работодателей, внедривших кадровый ЭДО.

Как организовать хранение электронных кадровых документов — читать статью.

Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам. Ориентироваться можно на главу Х правил организации хранения документов Архивного фонда, утв. Приказом Росархива 77 от 31.07.2023. Вот основные выводы из нее:

  • Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на компьютере.

    Тогда, даже если в компании отключат интернет, в пользовании останется локальная версия. Некоторые фирмы применяют только облачное хранение, поскольку опасаются, что компьютер зальет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.

  • Разбирайте файлы по папкам с правильными названиями.

    Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.

  • Применяйте систему доступа, чтобы удалить или скопировать файлы кадрового архива могли только конкретные люди, а любые изменения с файлами логировались (отслеживались).

Как выдавать электронные документы по запросам

Работник вправе в любое время запросить у работодателя копию электронного приказа о командировании. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 дней, иначе по жалобе работника инспекция труда оштрафует.

При кадровом ЭДО есть особенности (пп. 10, 11 ст. 22.3 ТК РФ).

Заявление о выдаче документа работник подает несколькими способами:

  • на бумаге;
  • через ИС работодателя;
  • по адресу электронной почты работодателя.

    Поэтому важно прописать в положении о КЭДО адрес, на который вы будете принимать такие заявления.

Работодатель выдает электронный приказ в виде заверенной бумажной копии или электронного документа. Формат определяет работник в заявлении.

Что предоставлять инспектору труда, если ведете кадры электронно, — читать статью.

Как начать экономить уже сейчас

В марте 2022 цена на пачку бумаги выросла в 3 раза. Кто‑то стал уменьшать шрифт в авансовых отчетах, а кто‑то использовал кризис для модернизации.

Посчитайте экономию от перехода на электронное оформление командировок и авансовых отчетов в нашем онлайн‑калькуляторе.

Вспомните: в 2020 появились электронные трудовые книжки, в 2021 легализовали удаленную работу, с января 2022 отменили бумажные больничные. А трендом 2024 года стал кадровый электронный документооборот.

Государство подталкивает нас к цифровизации. Можно подождать, когда всех обяжут перейти на электронный кадровый документооборот, — или уже сейчас ускорить процессы оформления документов и работать без бумаг.

Переведите командировки в онлайн

Подписывайте командировочные документы сотрудников онлайн от заявки до авансового отчета

Узнать больше

Частые вопросы

  • Мы отправили в командировку беременную сотрудницу. О факте беременности не знали. Работница вернулась из командировки и пожаловалась в инспекцию труда. Как избежать наказания.

    Отправлять беременную в командировку запрещает ч. 1 ст. 259 ТК РФ. При этом работодателя не оштрафуют, если он не знает о беременности работницы и сможет доказать отсутствие у него такой информации. Для таких ситуаций юристы включают в локальные нормативные акты компании условие о том, что работник обязан сообщить о наличии у него льгот при отправке в командировку.

    Как еще обезопасить себя от недобросовестных работников при командировках, читайте в нашей статье.

  • Какими документами работник может подтвердить право на отказ от командировки.

    По трудовому законодательству работодатель не может отправить в командировку беременную женщину и должен спросить согласие на командирование у многодетной матери. Есть и другие льготные категории. Чтобы потом работники не говорили об отсутствии у них информации о льготах, некоторые работодатели включают в ЛНА компании перечень документов, которыми работник может подтвердить свое право на льготу:

    • Беременная женщина — справка из медучреждения.
    • Сотрудница с ребенком до 3 лет — свидетельство о рождении ребенка.
    • Сотрудник-инвалид, семья с ребенком-инвалидом — справка МСЭ.
    • Сотрудник, воспитывающий детей до 14 лет без супруга, — свидетельство о рождении ребенка, где в разделе о втором родителе стоит прочерк.
    • Сотрудник с ребенком до 14 лет, где второй родитель работает вахтовым методом, — справка с места работы второго родителя и свидетельство о рождении ребенка.
  • Как оформить командировку дистанционного работника электронно.

    Так же, как и обычному сотруднику. При направлении в командировку на дистанционного работника распространяются те же гарантии (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

    Важно учитывать, что не является командировкой поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. См. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.

Видеоматериалы по теме

Смотрите также

Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie и Яндекс.Метрикой для сбора технических данных. Подробнее