Как проходить проверки ГИТ, если ведете кадры электронно
Сейчас все больше компаний взаимодействуют с работниками электронно. Этому способствует ковид, удаленная работа и то, что с ноября 2021 Трудовой кодекс разрешил электронный кадровый документооборот.
Вот представьте, компания подписывает электронно трудовые договоры, электронные приказы об отпусках, знакомит работников электронно с должностными инструкциями. И тут работодателю приходит запрос из инспекции труда о предоставлении кадровых документов. А у кадровика нет бумаг, все кадровые документы в компьютере.
В статье рассказываем, как выполнить запрос инспекции труда, в какой форме предоставлять электронные кадровые документы и почему оригиналы лучше не отдавать.
В статье узнаете
Что проверяет трудовая инспекция
Государственная инспекция труда (ГИТ) проверяет, как работодатели соблюдают трудовое законодательство (ст. 353 ТК РФ). Проверить могут по жалобе или планово. По жалобе проверяют вопросы, на которые жалуется работник. При плановой проверке контролируют все сферы. Вот основные:
- оформление приема на работу,
- содержание трудовых договоров,
- порядок увольнений,
- учет рабочего времени,
- предоставление отпусков,
- заработная плата и удержания,
- льготные условия труда инвалидов, несовершеннолетних, женщин,
- продолжительность рабочего времени,
- проведение специальной оценки условий труда,
- требования охраны труда, иные.
Какие нарушения найдет инспектор труда при проверке, можно понять заранее. Для этого пройдите тестирование на официальном сайте Роструда или посмотрите вопросы, которые инспектор задает работодателю на плановой проверке — из Приказа Роструда 655 от 10.11.2017.
Кадровую документацию проверяет и запрашивает не только инспекция труда, но и другие госорганы. Список госорганов, что проверяют и как наказывают работодателя за нарушения, скачайте в нашей таблице.
Как работодателю избежать проверок трудовой инспекции, читайте в статье
В какой форме лучше сдавать электронные документы в ГИТ
Если инспекция труда все-таки начала проверку, придется предоставлять документы. C электронными кадровыми документами все происходит так же, как с бумажным, только удобнее.
Электронные документы удобнее отправлять по электронной почте трудовой инспекции. На бумаге электронный документ тоже можно распечатать, только придется тратить время на его заверение.
И тут важно понимать, что оригинал электронного кадрового документа выглядит как текст без подписей, файл электронной подписи — как абракадабра. Поэтому работодатели отправляют в госорганы визуализированные копии электронных документов, а оригиналы отдают, только если этого требует закон. Например, в оригинале мы сдаем электронный СЗВ-ТД, декларацию СОУТ, а в копиях — трудовые договоры, приказы, табели.
Визуализированные копии электронного документа выглядят как текст документа со штампом об электронном подписании, фамилиями подписавших, датой подписания, реквизитами электронных подписей.
Не все программы для кадрового ЭДО умеют делать визуализированные копии электронных документов. СБИС для кадрового ЭДО умеет визуализировать документы, подписанные любым видом электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной.
Примеры документов, подписанных электронными подписями
Если электронные документы просят скинуть на электронку
Мы выяснили, что на электронную почту инспекции труда правильнее отправлять визуализированные копии электронных кадровых документов. В СБИС для кадрового ЭДО визуализированная копия кадрового приказа выглядит как файл формата PDF со штампом об электронном подписании.
Если инспектор требует заверенные копии, просто подпишите файл визуализированной копии электронной подписью работодателя и отправляйте инспектору.
Если просят принести на бумаге
Бумажные копии электронных документов понятнее госорганам, поэтому их часто требуют. Для инспекции труда мы распечатываем не оригинал электронного документа, а его визуализированную копию со штампом об электронном подписании.
Такую копию надо заверить. Заверяют по тем же правилам, что копии бумажных документов. На копии пишут: «Верно, должность, ФИО, дата заверения, печать организации». Это требования п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В госорганы работодатель сдает копии лично или по почте.
Налоговая еще в 2012 году легализовала эту форму предоставления электронных документов.
Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, предоставление документа производится «на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью». См. письма Минфина 03-02—07/1—1 от 11.01.12, ФНС России ЕД-4-15/25048 от 11.12.17, ЕА-4-26/4872@ от 12.04.21.
Странные просьбы инспектора
Инспекция труда иногда пишет в запросе «предлагаем предоставить сканированные копии документов, заверенные электронной подписью». Такие же формулировки используют налоговые органы в отношении электронных документов.
«Первичные учетные документы, созданные в электронной форме не по установленным ФНС России форматам, ... представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью. Также копии могут быть представлены в ФНС России в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью», — письмо ФНС ЕА-4-26/4872@ от 12.04.2021.
Полагаем, такой запрос можно выполнить без распечатки и сканирования. Для этого сформировать файл визуализированной копии, заверить КЭП работодателя и отправить на электронную почту инспекции труда.
Но в коронавирусные 2020–2021 некоторые кадровики выполняли эти запросы так: распечатывали визуализированную копию электронного документа со штампом об электронном подписании, заверяли печатью компании, сканировали и опять заверяли электронной подписью работодателя. Долгий и странный способ.
Что делать, если требуют оригинал электронного документа
Оригиналы кадровых документов обычно мы просто показываем проверяющим. Так происходит и при бумажном, и при электронном документообороте. При выездной проверке в суде мы предоставляем проверяющим оригиналы «для обозрения», для сравнения с копией.
Отдаем оригиналы кадровых документов только в исключительных случаях, прямо предусмотренных законом.
Ситуации, когда электронные оригиналы придется предоставить
В оригиналах работодатель сдает формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, иную отчетность. Электронный файл с отчетом подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя и отправляют по телекоммуникационным каналам связи.
В оригиналах сдают электронные декларации Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны трудаСОУТ. Такой порядок разрешен Приказом Минтруда. Для этого файл с декларацией и файл электронной подписи руководителя загружают на сайте Роструда. В разделе «Предприятие информирует» есть окно «Электронная проверка». Сервис требует авторизацию компании через Госуслуги, ИНН, наименование работодателя и позволяет прикрепить не более 10 файлов.Так же происходит и с электронными документами в бухгалтерии. Налоговую отчетность госорганы принимают в оригинале, подписанную электронной подписью руководителя компании. Для счетов-фактур, товарно-транспортных накладных налоговая утвердила специальные форматы. И теперь эти формализованные документы налоговая при проверках смотрит в оригиналах.
Как отправить электронный кадровый документ инспектору
Если все-таки передаете оригинал электронного кадрового документа проверяющему, тогда придется отдавать: сам электронный документ и документ, подтверждающий его подписание. Набор файлов зависит от вида электронной подписи, которой работник подписал кадровый документ: квалифицированная КЭП, неквалифицированная НЭП или простая ПЭП.
Электронный трудовой договор, подписанный квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью работника, выглядит как 3 файла:
- трудовой договор в формате .doc или ином формате (Excel, .pdf и т.п.);
- файл с электронной подписью работника в формате .sig;
- файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.
Эти 3 файла мы и передаем проверяющему.
Электронный приказ об отпуске, подписанный простой электронной подписью работника, проверяющему можно показать в виде 2 файлов:
- приказ в формате .doc или ином формате (Excel, .pdf и т.п.);
- скрин страницы из системы работодателя с перепиской между работником и работодателем и информацией о дате подписания, фамилиях подписантов.
В этом и неудобство простых электронных подписей. Они не гарантируют неизменность подписанного документа. Работник всегда сможет заявить, что подписывал документ другого содержания. Что делать, если работник оспаривает электронный документ, — читайте в статье.
Госорганы тоже за электронные документы
Минтруд опять рекомендует работодателям перевести максимальное число работников на дистанционный режим. Соответствующий документ утвержден на заседании РТК 28 января 2022 г.
За кадровым ЭДО будущее. Он удобнее и работодателям, и госорганам.
Госорганам электронный документооборот тоже нужен. Для автоматизации проверок. Так же произошло с бухгалтерскими документами. Ввели установленные форматы для электронных счетов-фактур, ТТН. И в конце 2021 ограничили размер электронных обращений в налоговую до 5 Мб, чтобы побудить компании предоставлять документы по установленным форматам.
Работодателям тоже удобнее собирать электронные документы, чем ксерокопировать бумажные. Не нужно разыскивать по филиалам листы ознакомления с инструкциями, «выманивать» работников с удаленки. Кадровая документация всегда под рукой.
Система для кадрового документооборота СБИС
Выпуск электронной подписи в момент приема сотрудника.
Визуализированные электронные подписи.
Отправка отчетов СЗВ-ТД при приеме.
Доступ работника к системе с мобильного телефона или компьютер.
Попробовать кадровый ЭДО с работниками
Частые вопросы
-
Нужно ли распечатывать электронные документы перед тем, как отправить в инспекцию труда?
Электронные кадровые документы можно отправлять электронно. Работодатель сам решает, в какой форме предоставлять документы инспектору труда: на бумаге или электронно. Это право предусмотрено ч. 6 ст. 11 закона 294-ФЗ «О защите прав ЮЛ и ИП при осуществлении госконтроля…»
-
Как работодателю узнать заранее, что инспекция труда придет с проверкой?
Узнать, попала ли организация в план проверок 2022 года, можно по ИНН:
- на сайте Генпрокуратуры,
- на сайте трудовой инспекции региона — вот планы проверок г. Москвы,
- в сервисе СБИС Все о компаниях и владельцах.
Программа покажет все будущие и прошедшие проверки компании в разделе «Проверки».
-
На что работники жалуются чаще всего?
Неправильное увольнение.
Как правильно увольнять за неоднократные неисполнения трудовых обязанностей, читайте статью
Оформлен договор ГПХ вместо трудовых отношений.
Не проводится индексация зарплаты.
Как индексировать, чтобы не переплачивать работникам и не платить штрафы государству
Неправильно объявили выговор, депримировали, работодатель не имел права оштрафовать.
Не отпускают в ежегодный отпуск, нет графика отпусков.
Не провели инструктаж по охране труда.
По статистике автора статьи.
-
Как заверить бумажные копии электронных кадровых документов?
Любую копию документа на бумаге заверяют по единым правилам из п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. На копии пишут: «Верно, должность, ФИО, дата заверения, печать организации». Вместо слова «верно» можно указать «копия верна».
Пример оформления
Копия верна
Руководитель отдела кадров подпись У.М. Никова
10.01.2022
МПКопию может заверить и кадровик, но чтобы это соответствовало закону, полномочие на заверение копий прописывают в должностной инструкции кадровика или в доверенности.
-
Кто проверяет электронные кадровые документы?
Жизнь показывает, что без кадровых документов не проходит ни одна проверка. Кадровика «дергают» почти всегда.
Придет запрос от Роспотребнадзора в отделе кадров — просят списки работников и число вакцинированных. Для Роскомнадзора согласия на обработку персданных. Для МВД трудовые договоры с иностранцами. Для Пенсионного фонда приказы и трудовые договоры декретниц. Для МЧС приказы об ответственных за пожарную безопасность. Для налоговой табели, приказы о командировании, локальные акты о компенсациях и льготах сотрудникам. Запрос от инспекции труда передадут в отдел кадров, даже не читая.
Кто проверяет кадровую документацию, что проверяют и как наказывают работодателя за нарушения — читайте в нашей таблице.
Как работодателю избежать проверок трудовой инспекции, читайте в статье
-
Чем отличается электронный документ от электронного образа кадрового документа?
Приказ, подписанный на бумаге и отсканированный, — это не электронный документ, а копия бумажного, его электронный образ. Если даже потом скан-копию заверить электронной подписью, она останется копией, а не электронным документом. Электронный образ не заменяет бумажный оригинал. На него не распространяются сроки хранения кадровых документов.
Приказ, созданный в Word и подписанный электронной подписью, — это электронный кадровый документ. Он изначально создается в электронной форме, без предварительного документирования на бумажном носителе, и подписывается электронной подписью. Например, электронный приказ о командировании выглядит как файл приказа в формате .doc и 2 файла с электронными подписями работника и работодателя в формате .sig. Эти 3 файла следует хранить в течение сроков хранения кадровых документов. Сроки такие же, как для бумажных документов. Читать больше про электронные кадровые архивы.
Формулировки из закона
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 закона 149-ФЗ «Об информации...»).
Электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.
Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (п. 1 Постановления Пленума ВС РФ 57 от 26.12.2017).
Заявление на стандартный вычет НДФЛ с простой ЭП Это значит, электронный кадровый документ обязательно должен иметь электронную подпись. Иначе это не документ, а электронное взаимодействие, электронное сообщение. Поэтому так важно, чтобы информационная система для кадрового электронного документооборота умела формировать, хранить и проставлять на документе информацию, когда и кем подписан документ. СБИС для кадрового ЭДО работает с простыми электронными подписями, неквалифицированными и квалифицированными.
-
Как предоставлять электронные документы при выездной проверке?
Как и при бумажном документообороте, на выездной проверке инспектор вправе посмотреть электронные оригиналы кадровых документов.
Работодатели практикуют 2 способа предоставления инспекторам оригиналов:
- Передают инспектору доступ к информационной системе.
Это рискованно, потому что проверяющий сможет увидеть больше, чем нужно. - Выгружают запрошенные документы на флеш-носитель или компьютер.
Важно, чтобы на компьютере были установлены программы для просмотра документов неформализованных форматов. Файл формата .doc, .xls, .pdf, .jpg умеют просматривать большинство компьютеров. Но некоторые системы работодателей сохраняют электронные кадровые документы в непопулярных форматах. Например, xml.
- Передают инспектору доступ к информационной системе.
