Сеть деловых коммуникаций

График отпусков

Ежегодное составление графика отпусков — не право, а обязанность работодателя. В статье расскажем, как правильно составить и утвердить график, какие есть штрафы, кого из работников отпускать первым и можно ли подписывать график электронно.

О чем статья

Кому и зачем нужен график отпусков

Инспекция труда всегда запрашивает график отпусков при проверках. Удивительно, но именно этим документом работодатели часто пренебрегают либо составляют его и забывают на год, до момента, когда надо в следующий раз расписать очередность отдыха. А ведь график отпусков — обязательный локальный документ, и нужен он не только нанимателю, но и работникам в силу ст. 123 ТК РФ. В нем расписывается очередность ухода сотрудников в оплачиваемые отпуска в предстоящем году. Составление такого плана позволяет работодателю своевременно создать условия для выплаты персоналу среднего заработка на время отдыха и обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Сроки утверждения графика на 2022 год истекают 17 декабря 2021 года.

Например, при составлении графика отпусков на будущий год выяснилось, что значительная часть персонала запланировала свой отдых на май и июль. Благодаря тому что работодатель заранее узнал о предстоящих крупных расходах по выплате отпускных в эти месяцы, у него есть возможность создать резерв отпусков. Это позволит равномерно распределить расходы на выплату денег персоналу в течение года, то есть работодателю не придется выводить из оборота средства для покрытия временного дефицита ФОТ.

Микропредприятия и НКО

Могут обойтись без графика отпусков микропредприятия и некоммерческие структуры. Это следует из ст. 309.2 Трудового кодекса РФ. Но отказ от составления графика означает, что они должны оговаривать условия предоставления очередных отпусков в трудовых соглашениях. В договоре можно указать, что вместо графика отпусков порядок предоставления дней оплачиваемого отдыха регулируется письменным соглашением между работником и работодателем.

Дистанционные сотрудники

Работодатель обязан учесть в графике отпусков дистанционных сотрудников, работающих на постоянной основе. Это следует из ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ. Иначе инспектор труда вправе привлечь организацию к административной ответственности. Об этом недавно напомнил Роструд в письме ПГ/12255-6-1 от 14.05.21. Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу.

Онлайн-платформа для удаленной работы

Забыли про график отпусков — что будет

Утвердить график отпусков на следующий год по ТК РФ надо за 2 недели до окончания текущего года. Но законодательство не запрещает делать это раньше. За срыв сроков или отсутствие графика к работодателю могут применить штрафные санкции, предусмотренные ст. 5.27 КоАП РФ. При повторном нарушении суммы штрафов возрастают.

Размер штрафаДля ИП, руб.Для юридических лиц, руб.
Первое нарушение1000–500030 000–50 000
Повторный проступок10 000–20 00050 000–70 000

На применение санкций к работодателю у контролирующих органов есть год. Нарушение графика отпусков чревато для нанимателя административными взысканиями и началом конфликта с работниками (вплоть до жалоб в контролирующие органы и судебных разбирательств). Основные ошибки работодателей при увольнении работников.

Пошаговая инструкция: как составить график отпусков

График отпусков на 2022 год составляйте по новым правилам — при его формировании работодатель не обязан учитывать мнение всех работников, можно ограничиться пожеланиями сотрудников, наделенных правом уходить в отпуск в удобное для них время. В документе должны быть расписаны периоды оплачиваемого отдыха всех категорий работников, которые на дату утверждения документа состоят с работодателем в трудовых отношениях. Правило распространяется и на внешних совместителей, которые должны оформлять отпуск одновременно по основному и дополнительному месту работы и на дистанционных работников (ст. 286 ТК РФ, письмо Минтруда от 26.03.2021 г. № 14-2/ООГ-2680). Если в организации есть профсоюз, работодатель согласовывает проект графика отпусков с ним.

Обратите внимание на судебную практику — в Апелляционном определении Московского горсуда от 04.10.2012 г. по делу № 11-6492 оговаривается необходимость документального подтверждения внешним совместителем периодов планируемого отдыха по основному месту работы.

Если сотрудник собирается уволиться в следующем году и нанимателю это известно, сведения об отпускном периоде такого специалиста все равно должны фигурировать в графике. Именно так рекомендует поступать Роструд в письме от 09.03.2021 г. № ПГ/03709-6-1. Аналогичное мнение высказано и Минтрудом в письме от 09.04.2020 г. № 14-2/В-395. Также в график вносят информацию об отпусках лиц, работающих по срочным трудовых контрактам. Если работнику положены дополнительные оплачиваемые дни отдыха, эти периоды расписываются в графике по общему правилу — здесь речь может идти, например, об удлиненном отпуске инвалидов, дополнительном отпуске при работе в условиях ненормированного рабочего времени.

В графике не должны отражаться сотрудники, находящиеся на текущий момент в декрете, — очередность их отдыха будет устанавливаться при выходе на работу.

Как знакомить работников с графиком отпусков

Знакомить с графиком отпусков надо «под роспись». Роструд считает график отпусков локальным нормативным актом (письмо от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1, от 31.10.07 № 4414-6). С локальными актами работников знакомят «под роспись», это требование ст. 22 ТК РФ.

Есть работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом и поэтому не знакомят с ним работников вообще или подписывают простой электронной подписью в СБИС. В любом случае при трудовом споре о дате отпуска или проверке ГИТ график с подписью работника пригодится.

Есть несколько способов ознакомления работников с графиком:

  • выделить для росписи колонку в графике и подписать у каждого работника;
  • приложить к графику страницу с подписями и собрать подписи работников на ней;
  • раздать каждому работнику персональные уведомления с проставлением отметок в отдельном журнале;
  • или электронно в СБИС.

Подписываем график отпусков электронной подписью

Многие до сих пор думают, что кадровые документы запрещено подписывать электронно. Но это не совсем так. Разберем на примере графика отпусков.

Как мы выяснили выше, график отпусков нужно вручать «под роспись». При этом Трудовой кодекс не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд в своих письмах и выступлениях.

Что такое роспись? Это составляющая подписи. Так указано в ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело): «58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица».

А подписанный бумажный документ приравнивается к электронному документу, подписанному электронной подписью. Это написано в ч. 1,2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная 

квалифицированная, неквалифицированная и простая электронная подпись
КЭП, НЭП, ПЭП
, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной "подписью"...»

Но только неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная (КЭП) обеспечивают неизменность подписанного документа. Поэтому чтобы не рисковать, для документов категории «под роспись» применяем НЭП или КЭП. Те работодатели, которые не признают график локальным нормативным актом, при переходе на кадровый электронный документооборот используют простую электронную подпись (ПЭП).

Понятным языком про электронные подписи работников

Как утвердить и хранить график отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков
Приказ об утверждении графика

Оформлением графика отпусков занимается кадровик или иное должностное лицо, на которое руководство возложило соответствующую обязанность. Запуск кампании по разработке графика очередности ухода в отпуск начинается с приказа руководителя предприятия. Унифицированной формы распоряжения нет. Что должно быть в приказе:

  • срок подготовки проекта документа;
  • ответственные лица с указанием их должности и ФИО;
  • порядок согласования предполагаемых дат отдыха с персоналом;
  • алгоритм учета мнения профсоюзной организации.
Бланк унифицированной формы Т-7
Бланк формы Т-7

Законодательного требования об оформлении графика отпусков всеми работодателями по единому образцу нет. Каждый самостоятельно решает, воспользоваться ему типовым бланком № Т-7 или собственным шаблоном. В последнем случае рекомендуется продублировать набор сведений, представленный в унифицированной форме, это поможет предупредить споры с контролирующими органами.

Как заполнить типовой бланк № Т-7

Образец заполнения графика отпусков
Образец заполнения графика отпусков

Укажите в нем:

  1. Наименование работодателя.
  2. Дату составления документа, присвоенный ему номер, период его действия.
  3. В табличном блоке данных построчно — информацию о работниках: отдел, должность, ФИО, табельный номер. Напротив каждого сотрудника — количество положенных дней отпуска (основного и дополнительного), планируемые периоды отдыха. При необходимости в последнем столбце добавьте комментарии — например, о наличии дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, о переносе отпуска с прошлого года.
  4. По мере оформления отпусков в таблицу будут заноситься сведения о фактических датах отдыха, документальных основаниях для переноса отпусков.
  5. Подпись руководителя кадрового органа.

Отпуск может оформляться работником частями, в этом случае в графике отражаются даты начала и окончания каждой такой части. Не взятые за прошлый год отпуска также расписываются в текущем графике.

Для минимизации рисков спора с контролирующими органами лучше в графике указывать не просто месяц, в котором работник пойдет в отпуск, а конкретные даты отдыха.

После составления проекта графика отпусков его надо согласовать с профсоюзом (если он есть). Профсоюзной структуре на ознакомление с документом и подготовку решения по нему дается 5 рабочих дней в соответствии со ст. 372 ТК РФ. При положительном результате в документе проставляется дата выражения мнения профсоюзного органа. Если решение отрицательное, у работодателя есть 3 дня на проведение консультаций и достижение компромисса.

График утверждается руководителем предприятия, но отдельным распоряжением такая функция может быть делегирована другому должностному лицу. Дата утверждения документа должна быть не ранее дня принятия решения профсоюзом. Приказ о согласовании графика отпусков не требуется, но руководитель вправе издать распоряжение об утверждении графика с введением обязательства для кадрового органа заблаговременно уведомлять работников о предстоящем отпуске.

В течение года в график вносятся сведения о фактически отгулянных отпусках, переносах. Данные по новопринятым специалистам оформляются в виде дополнений к графику. Если работник уходит в отпуск и выходит из него строго по графику, столбец о фактических периодах отдыха может быть оформлен двумя способами:

  • остается пустым;
  • дублируются плановые показатели.

Срок хранения графика отпусков — 3 года в соответствии с Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236. Отсчет ведется с 1 января года, следующего за годом закрытия документа.

Например, график отпусков на 2021 год считается закрытым 31 декабря 2021 года. С января 2022 начинается отсчет срока хранения документа — закончится этот период 31 декабря 2024 года.

А если график надо изменить?

Приказ об изменении графика отпусков
Приказ об изменении графика отпусков

При появлении в штате новых сотрудников рекомендуется составлять дополнения к графику отпусков. Документ может дублировать структуру типового шаблона № Т-7, но не запрещено разработать собственный образец. Алгоритм утверждения дополнений аналогичен механизму действий с основным графиком. Приказ о внесении изменений в график отпусков не обязателен, но если первоначально очередность отдыха персонала фиксировалась не только графиком, но и внутренним распоряжением, лучше при внесении корректировок издавать соответствующие приказы.

Законодательно алгоритм действий работодателя при правках графика отпусков проработан недостаточно подробно. Это позволяет нанимателю закрепить в локальных актах удобный для него механизм корректировки данных.

Если причина изменения графика отпусков кроется в переносе периода отдыха, это должно быть подтверждено письменным заявлением работника. В заявительном бланке указываются новые даты отпуска. Обновленные данные целесообразно фиксировать в графике в колонке «Примечания».

В заявлении о переносе отпуска отражаются следующие сведения:

  • ФИО и должность работника;
  • просьба об изменении периода оплачиваемого отпуска с обозначением причин;
  • желаемые даты отпуска вместо тех, что зафиксированы графиком;
  • даты составления и подачи заявления, подпись.
Заявление на перенос отпуска по графику — образец
Заявление на перенос отпуска по графику — образец

При рассмотрении заявления об изменении периода отпуска надо оценить законность такого шага. Например, в отношении несовершеннолетних нельзя переносить отпуск на следующий год. Аналогичное правило действует в отношении лиц, занятых на вредных работах. Также нельзя допустить, чтобы работник трудился 2 года подряд без отдыха (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск по графику — действия работодателя

После утверждения графика отпусков работодатель должен контролировать очередность отдыха. Накануне отпуска за 2 недели он напоминает сотруднику о дате начала периода оплачиваемого отдыха.

Реализуется это через письменное уведомление, адресуемое отдельно каждому работнику. Извещения о дате начала отпуска доводятся до работников под роспись (Письмо Роструда от 30.07.2014 г. № 1693-6-1). Такие уведомления можно вручать на бумаге каждому работнику, а можно электронно в СБИС. Программа сама отправит уведомление за 2 недели, соберет с работника подпись об ознакомлении и отправит в бухгалтерию приказ на отпуск.

Уведомление о начале ежегодного отпуска
Уведомление о начале ежегодного отпуска

Унифицированного бланка оповещения о предстоящем отпуске нет, каждый разрабатывает свой образец.

Уведомлять надо как тех, кто собирается уходить в очередной отпуск, так и работников, планирующих отдых за счет дополнительного отпуска. После этого издается приказ на предоставление отпуска, бухгалтерия начисляет отпускные и выплачивает их работнику за 3 дня до начала отдыха. Если работодатель по объективным причинам не может отпустить сотрудника в отпуск в обозначенный графиком период, перенос дней отдыха допускается, но только при наличии письменного согласия работника.

Отпуск не по графику — когда и кому можно

Основное правило — работники оформляют отпуск в соответствии с утвержденным графиком. Но некоторые сотрудники могут пренебречь таким постулатом и уйти на отдых в удобное для них время.

Кому положен отпуск в удобное время независимо от графика

  • Работники с тремя и более несовершеннолетними детьми (преференция сохраняется до момента достижения младшим ребенком 14-летнего возраста в соответствии со ст. 262.2 ТК РФ).
  • Ветераны боевых действий.
  • Несовершеннолетние работники.
  • Женщины, уходящие вне плана на отдых перед декретом, сразу после отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
  • Один из родителей несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью.
  • Почетные доноры, Герои РФ, Герои труда.
  • Супруги военнослужащих вправе оформлять отпуск одновременно с супругом.
  • Лица, которых отозвали из очередного отпуска.

Смена периода отпуска возможна при условии предварительной подачи соответствующего заявления работником. Работодатель не может отказать в одностороннем порядке (Письмо Минтруда от 08.12.2020 г. № 14-2/ООГ-17786).

Инструменты для составления графика отпусков

Ведете график отпусков только для проверок или используете для управления работниками? В любом случае придется считать число накопленных дней отпуска, продлевать отпуска на время больничного и отзывать из отпуска. Можно скачать бесплатно шаблон для составления графика отпусков в Excel, Word. А можно использовать систему СБИС:

  • покажет пересечение отпусков, не предоставляется ли отпуск авансом, есть ли непрерывный период в 14 дней;
  • соберет с работников пожелания и отправит график на согласование руководителю;
  • уведомит работника и кадровика за 2 недели до отпуска;
  • подпишет у работника приказ об отпуске и отправит в бухгалтерию для оплаты.

Автоматическое составление графика отпусков

Смотрите также

  • Управление персоналом

    Управление персоналом
  • 25 сентября'21
    Электронный кадровый документооборот — уже можно!
    Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.
    26 марта'20
    Перевод сотрудников на удаленную работу
    Как оформить документально и какой софт выбрать для домашнего офиса.
    17 декабря'20
    Новый закон об удаленной работе
    6 моментов, которые стоит учитывать.
    10 июня'21
    Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту
    Суть эксперимента за 3 минуты.
    9 сентября'21
    Электронный больничный лист — инструкция для работодателя
    Как работать с электронными больничными и в чем их преимущества.
    5 августа'21
    Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю
    Почему кадровики любят бумажные ТК.
    26 июня'21
    Как вернуть допвзносы ПФР? Чек-лист для ИП на УСН «доходы — расходы»
    Рассказываем, как за 7 шагов получить переплаченные деньги из налоговой.
    Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее