Работа по совместительству: как оформлять и оплачивать

Что вы узнаете

• Что значит работа по совместительству
• Кому можно и нельзя работать по совместительству
• Как правильно оформить работу по совместительству
• Как оплачивается работа по совместительству
• Как отправлять совместителей в отпуск
• Как платить НДФЛ и страховые взносы
• Как оформлять пособия совместителям
• Как провести увольнение сотрудника по совместительству
• Разница совместительства и совмещения
• Частые вопросы

Что значит работа по совместительству

У работника может быть только одна основная работа, все остальные будут работами по совместительству. По официальной формулировке совместительство — это другая регулярная оплачиваемая работа в свободное от основной работы время (ст. 60.1, 282 ТК РФ).

Виды совместительства

Внутреннее совместительство — когда вы оформляете совместителем сотрудника, который уже работает у вас.

Внешнее совместительство — когда работник трудоустроен на основном месте работы у одного работодателя, а по совместительству — у другого.

Обязательные условия работы по совместительству

Отдельный трудовой договор. Даже если принимаете своего основного работника внутренним совместителем, нужен отдельный договор с ним.

Оплата. Работа совместителя не может быть бесплатной: даже если он трудоустроен на 0,005 ставки, ему полагается зарплата.

Наличие основной работы. Если ваш кандидат нигде не трудоустроен, то по ТК РФ его нельзя принять совместителем: это будет его основная работа, независимо от ставки. Пенсионер, ИП, аспирант — такие статусы не считаются основной работой.

Частичная занятость. Продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать 4 ч в день (20 ч в неделю) в общем случае. Поэтому принять совместителя более чем на 0,5 ставки, а тем более на полный рабочий день — незаконно.

Рабочее время не пересекается с основной работой. Совместительство — когда сотрудница отработала смену гардеробщицей, после этого начала мыть полы как уборщица. Если в течение смены гардеробщица параллельно выполняет обязанности уборщицы — это совмещение. Чем еще отличается совместительство от совмещения, можно прочитать в конце этой статьи.

Сотрудник может иметь сколько угодно работ по совместительству — закон никак не ограничивает ни количество работодателей, ни количество трудовых договоров. Главное — каждая из таких работ не должна быть дольше 4 ч в день. Минтруд напомнил об этом в письме от 17.05.2022 № 14-6/ООГ-3230, где положительно ответил на вопрос, можно ли работать совместителем на четырех должностях, в том числе у разных работодателей.

Кому можно и нельзя работать по совместительству

Кого нельзя принять на работу по совместительству

Нельзя принять на работу по внешнему или внутреннему совместительству ни при каких условиях (ст. 282 ТК РФ):

• Несовершеннолетних (младше 18 лет).

• Кандидатов на вредную работу, если их основная работа проходит в таких же условиях.

Как правильно оформить работу по совместительству

Запросите документы для трудоустройства

По внутренним совместителям берите уже имеющиеся у вас документы. Дополнительные документы запрашивайте, только если этого требует новая должность. Например, может понадобиться диплом о дополнительном образовании.

По внешним совместителям перечень документов для приема на работу (ст. 283 ТК РФ):

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Документ об образовании, если работа требует специальных знаний.
• Справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если ваша работа связана с вредными или опасными условиями.
• СНИЛС: без него вы не сможете подать по работнику сведения в ПФР.
• Копия трудовой книжки или СТД-Р: нужна для расчета стажа при назначении больничных пособий. Предоставить сведения о стаже в интересах самого работника, иначе получит минимальное пособие.
• Военный билет или временное удостоверение: требуется для воинского учета. Вести такой учет по военнообязанным сотрудникам, в том числе совместителям, и запрашивать необходимые документы при приеме на работу — обязанность работодателя. Если совместитель отказался предоставить документы воинского учета, сообщите об этом в военкомат в течение 2 недель с даты приема (подп. «а» п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
• Документ, подтверждающий должность на основной работе. Это может быть справка с основной работы, заверенная копия трудовой книжки или копия трудового договора. Подтверждение должности понадобится, например, когда принимаете водителя. Если и на основной работе он управляет транспортом, то оформлять его водителем по совместительству нельзя.

Запрашивать нужные сведения о работнике у его основного работодателя вы можете самостоятельно, но только с письменного согласия работника (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомьте с ЛНА

Знакомить с локальными нормативными актами (ЛНА) нужно, даже если принимаете внутреннего совместителя и он уже знакомился с вашими внутренними документами при приеме на основную работу.

Составьте трудовой договор

Отдельный трудовой договор нужен и при внешнем, и при внутреннем совместительстве. Внутреннее совместительство нельзя оформить допсоглашением.

Трудовой договор составьте в 2 экземплярах: для себя и сотрудника. В вашем экземпляре обязательно должна быть отметка, что работник получил свой экземпляр на руки.

Получите согласие на обработку персданных

Что считать персональными данными работника и какие бывают согласия на обработку таких данных, рассказали в статье «Как работать с персональными данными работников в 2023 году году».

Оформите редкие кадровые документы

Издайте приказ о приеме на работу и оформите личную карточку, если это предусматривает ваш кадровый документооборот. Что писать в приказе, зависит от системы оплаты труда. Нужные формулировки смотрите в таблице.

Образец приказа о приеме совместителя

Подайте первую отчетность за работника

• Форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд о приеме работника — сразу в день приема совместителя или на следующий рабочий день.

В бумажной форме в графе 5 укажите, что работа — по совместительству. При подаче отчета в электронном виде проставьте галочку в графе «совместитель». В остальном заполняйте отчет так же, как и по основным сотрудникам.

Бумажная трудовая книжка хранится у основного работодателя, он вносит в нее все записи.

Если сотруднику нужна запись о работе по совместительству, предоставьте ему подтверждающий документ: заверенную копию приказа о приеме на работу или выписку из приказа. На основании этого документа ему внесут запись в книжку на основной работе.

• Сведения о застрахованном лице в ФСС — в течение 3 рабочих дней со дня приема совместителя.
• Сведения в военкомат — в течение 2 недель с даты приема.

Если вы ведете кадровый учет в СБИС, загрузите сканы паспорта нового сотрудника — программа распознает их и введет его личные данные. Далее достаточно следовать чек-листу, который появится при оформлении приема на работу, чтобы ничего не забыть. Программа сформирует все нужные кадровые документы и отчеты — вам останется подписать документы у сотрудника и отправить отчеты в госорганы.

Как отправлять совместителей в отпуск

Как предоставить отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск совместителя, как и остальных работников, должен составлять не менее 28 календарных дней за год (ст. 115 ТК РФ). Неважно, на какую ставку устроен сотрудник и какой у него режим рабочего времени.

Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если совместитель отработал меньше полугода, то отпуск вы должны предоставить ему авансом (ст. 286 ТК РФ).

Внешний совместитель как основание для отпуска может предоставить выписку из графика отпусков или копию приказа на отпуск по основной работе. С внутренними совместителями проще — вы обязаны предоставлять отпуска «синхронно», так как у вас есть информация о всех отпусках.

Если на основной работе вашему совместителю положен удлиненный отпуск, а у вас обычный, то вы должны компенсировать разницу отпуском за свой счет по заявлению сотрудника.

Как оформить

Оформляйте отпуск совместителя так же, как и основным работникам. Нужны: заявление (если отпуск вне графика) и приказ. Причем внутренним совместителям нужно написать 2 заявления и оформить 2 приказа на отпуск.

Как оплатить

Расчет отпускных — такой же, как и основным сотрудникам: из среднего дневного заработка.

Внутренним совместителям считайте и выплачивайте отпускные отдельно по каждому трудовому договору. Суммировать заработки нельзя. Например, в расчет среднего дневного заработка по основной работе нельзя включать заработок по совместительству и наоборот.

Если зарплата совместителя близка к МРОТ (пропорционально его ставке), то при расчете отпускных не забывайте сравнивать величину среднего дневного заработка с МРОТ на дату начала отпуска, пропорционально ставке.

Как платить НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Налог на доходы с выплат совместителям рассчитывается в том же порядке, что и основным работникам. Даже если зарплата совместителя ниже МРОТ, с нее нужно удержать НДФЛ.

Детские вычеты совместителям предоставляйте с учетом нюансов, которые описали в таблице.

Работник может схитрить и запросить вычет по всем местам работы. В этом случае работодатели не несут ответственность при наличии заявлений от работника. Налоговая по итогам года увидит лишние вычеты и взыщет недостающий НДФЛ с самого работника. Чтобы подстраховаться, вы можете предупредить работника об ответственности, а также запросить у него справку с основной работы, что он не получает там вычет по НДФЛ.

Социальные вычеты по НДФЛ предоставляются на основании уведомления из налоговой. Если уведомление пришло на вашу организацию, то предоставьте вычет работнику.

Страховые взносы

Взносы с зарплаты совместителей начисляйте по тем же ставкам, что и всем остальным работникам.

Можно не погружаться в сложности расчета, если ведете зарплатный участок и считаете зарплатные налоги в СБИС. Достаточно один раз настроить льготный МРОТ-тариф — и система будет автоматически применять пониженные ставки с учетом актуального размера минимальной оплаты труда.

Как оформлять пособия совместителям

Больничные и декретные (пособия по беременности и родам — БИР)

По внутреннему совместителю ФСС направит вам одно уведомление об открытии больничного листа и один запрос сведений. Заработок для расчета пособия указывайте общий, который вы начислили сотруднику и по основной работе, и по совместительству.

По внешнему совместителю ФСС направляет уведомление и запрос сведений по больничным листам всем работодателям, у которых устроен сотрудник. Если вы участвуете в назначении пособия (с этим поможет разобраться таблица ниже) — отправьте в фонд нужные сведения. Если нет — отправьте больничный без оплаты.

Особенности оплаты больничных совместителям

Работодатель из своих средств выплачивает только пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни самого сотрудника. Больничный по уходу за ребенком и все декретные пособия рассчитывает и платит сотруднику напрямую ФСС.

Пособие за первые 3 дня болезни совместителю рассчитывается так же, как и основным работникам: из среднедневного заработка, скорректированного на стаж сотрудника. Формула для расчета такая:

Среднедневной заработок = Зп / 730 х РК х %, где:

• Зп — заработок за 2 года, предшествующих дате начала больничного (п. 1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
• 730 — количество дней в расчетном периоде.
• РК — районный коэффициент (если применяется).
• % — процент оплаты больничного исходя из стажа сотрудника (п. 1 ст. 7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Пособие, которое рассчитали из фактического заработка, нужно сравнить с МРОТ. По общему правилу пособие в пересчете на полный месяц не должно быть ниже федерального МРОТ, установленного на дату начала болезни (п. 6.1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Так как совместители работают неполное рабочее время, их пособие нужно сравнивать с долей МРОТ, рассчитанной пропорционально рабочему времени. Если сумма по расчету окажется ниже суммы, рассчитанной из МРОТ, начислять пособие нужно из МРОТ (письмо ГУ-МРО ФСС РФ от 04.05.2021 № 15-15/7710-8407л).

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (детское пособие)

На основании заявления сотрудника составьте приказ на отпуск по уходу за ребенком. Работник может оформить отпуск только по основному месту работы, а по совместительству продолжать работать. Или может оформить отпуск по уходу и там и там.

На выплату пособия по уходу за ребенком (детского пособия) потребуется отдельное заявление, оно подается только одному работодателю по выбору работника.

Внутренний совместитель пишет одно заявление о назначении пособия по уходу. При расчете пособия учитываются все выплаты сотруднику по всем трудовым договорам в пределах максимума.

Внешний совместитель подает заявление о назначении пособия по уходу либо основному работодателю, либо работодателю по совместительству — на свой выбор. Пособие по уходу за ребенком назначают только по одному месту работы на основании заявления.

Как провести увольнение сотрудника по совместительству

На каких основаниях можно уволить

• Общие основание из ст. 77 ТК РФ.
• Особое основание по ст. 288 ТК РФ: фактический прием на место совместителя другого сотрудника, для которого эта работа будет основной. При увольнении совместителя по этому основанию вы должны предупредить его менее чем за 2 недели. Безопаснее это сделать письменно под подпись.

Суды признают увольнение по ст. 288 ТК РФ увольнением по инициативе работодателя. Это значит, по такому основанию не могут быть уволены:

• Совместители по срочному трудовому договору.
• Беременные женщины, женщины с ребенком до 3 лет, сотрудники во время отпуска или больничного, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Увольнение внутреннего совместителя не означает автоматически его увольнение и с основной работы. И наоборот.

Внутренний совместитель может продолжить работать только как основной работник или только как совместитель (если нашел другую основную работу). Если остается совместителем — проверьте, чтобы в его документах не значилось, что он именно внутренний совместитель.

Алгоритм при увольнении

Действия работодателя при увольнении совместителя практически не отличаются от действий при увольнении основного работника.

1. Определите основание увольнения. При увольнении по ст. 288 ТК РФ (писали про это основание выше) уведомьте сотрудника не менее чем за 2 недели.
2. Издайте приказ об увольнении и ознакомьте сотрудника под подпись.
3. Сделайте запись об увольнении в личной карточке (если это предусматривает ваш кадровый документооборот).
4. Выплатите сотруднику в день увольнения все причитающиеся суммы: зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и т. д.
5. Выдайте все положенные справки и документы при увольнении.

6. Подайте в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД об увольнении.

   При подаче отчета в электронном виде проставьте галочку в графе «совместитель». В остальном заполняйте отчет так же, как и по основным сотрудникам.

   Бумажную трудовую книжку при увольнении совместителя вы не заполняете и не выдаете, так как ее ведет основной работодатель. Если на основной работе сотруднику вносили запись о работе по совместительству, то они же должны внести запись об увольнении. Основанием может служить копия вашего приказа об увольнении.

7. Подайте сведения о застрахованном лице в ФСС.
8. Направьте уведомления в военкомат, судебным приставам, взыскателям.

Если увольняете внутреннего совместителя и с основной работы, проведите две отдельные процедуры, как будто увольняете разных сотрудников. Составьте два отдельных приказа об увольнении, произведите два расчета при увольнении, все справки также выдайте дважды.

Если ведете кадровый учет в СБИС, процесс увольнения значительно упростится. Следуйте чек-листу, который предложит система, чтобы сформировать все нужные документы и отчеты, а также выплатить все причитающиеся сотруднику суммы.

Разница совместительства и совмещения

Нередко совместительство путают с совмещением. В чем разница между ними — смотрите в таблице.

Если выбирать между внутренним совместительством и совмещением, то нужно иметь в виду, что кадровый учет и расчеты при совмещении проще, чем при совместительстве. Поэтому если вам не принципиально, в какое время трудится сотрудник (отдельно от основных обязанностей или параллельно с ними), оформляйте совмещение. Если же важно разграничить рабочее время — оформляйте совместительство.