Сеть деловых коммуникаций

Эксперимент Минтруда: как вести кадры без бумаг

Ксения Корчагина, юрист

В России разрешили кадровый электронный документооборот. Теперь любой работодатель может абсолютно законно вести в электронном виде и не дублировать на бумаге: трудовые договоры, приказы, локальные акты, инструкции.

Для этого нужно до 30 ноября 2020 года стать участником кадрового эксперимента Минтруда. Он проходит на основании федерального закона 122-ФЗ от 24.04.20.

Суть эксперимента

Электронный документооборот внедрят во все сферы жизни. Это приоритетная задача по указу Президента № 203 от 09.05.17 «О стратегии развития информационного общества до 2030 года». 

по закону 86-ФЗ от 01.05.17
В 2017 году
 ввели электронные больничные
законами 436-ФЗ, 439-ФЗ от 16.12.19
в 2019
 появились электронные трудовые книжки.

В 2020 году Минтруд запустил кадровый эксперимент. По нему любой работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде и применять любой вид электронной подписи. Есть 2 исключения:

  • трудовые договоры нельзя подписывать простой электронной подписью (ПЭП), но можно неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП);
  • дистанционные работники не участвуют в эксперименте.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года. Результатом его должны стать изменения в Трудовом кодексе РФ, которые узаконят КЭДО для всех остальных работодателей.

Участниками эксперимента Минтруда 

полный список в Приказе Минтруда России 241 от 14.05.20 «Об утверждении перечня работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
уже стали
 РЖД, МегаФон, СберБанк, Почта России, Пенсионный фонд и компания «Тензор», разработчик системы электронного документооборота СБИС.

Как вступить в эксперимент

Выполните требования закона ФЗ-122 от 24.04.20 и Приказа Минтруда 240н от 14.05.20.

  1. До 1 декабря 2020 отправьте заявление в Минтруд на официальный адрес.
    Форма заявления рекомендуемая. По итогам рассмотрения Минтруд издает приказ о включении Работодателя в эксперимент.
  2. Утвердите приказом по организации перечень документов, которые переводите электронный вид.
  3. Примите Положение об использовании электронных подписей по требованиям п.22 Приказа Минтруда.
    Описываем в нем вид ЭП, порядок выдачи работникам, как сохранить конфиденциальность ЭП, как обмениваться электронными документами.
  4. Подпишите с работниками:
  5. Утвердите приказом список работников, согласившихся на участие.

Что разрешено участникам

Заявленные в эксперимент документы оформляются только электронно, без дублирования на бумаге. Бумажная форма остается для документов работников, отказавшихся от участия в эксперименте.

Директор подписывает электронные документы только КЭП.

Работники используют любую подпись: КЭП, НЭП, ПЭП. Но есть спец. условия для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических, о получении образования:

  • Их нельзя подписывать ПЭП, но можно НЭП/КЭП.
  • Разрешено использовать подпись гражданина, сформированную на сайте Госуслуги (через ЕСИА). Но тогда подписание договоров надо организовать через федеральный портал «Работа в России».

Обязанности участников

За время эксперимента нужно 3 раза отчитаться в Минтруд. Форма отчета — рекомендуемая. Потребуется указать виды электронных документов, применяемые ЭП, внесенные в локальные нормативные акты изменения и описать возникшие при эксперименте сложности.

Как запустить КЭДО в рамках эксперимента

По п.4 ст.8 закона 122-ФЗ электронные документы ведут на федеральном портале «Работа в России» или в информационной системе Работодателя.

Как будет работать федеральный портал, пока не ясно. Систему работодателя можно доработать. Это занимает от 4 месяцев. Но в марте 2021 эксперимент закончится.

Есть готовая система СБИС. Для ее запуска пригласите работников, выдайте им ЭП и сразу начинайте оформлять документы электронно.

Можно ли внедрять КЭДО без эксперимента

Можно, главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

Используя официальный сайт saby.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее