Эксперимент Минтруда по электронному кадровому документообороту
В России разрешили кадровый электронный документооборот. Теперь любой работодатель может абсолютно законно вести в электронном виде и не дублировать на бумаге: трудовые договоры, приказы, локальные акты, инструкции. Изменения в Трудовой кодекс внесены федеральным законом в ноябре 2021 года. Обзор произошедших изменений ТК РФ читайте в нашей новой статье.
Далее рассказываем, как проходил кадровый эксперимент Минтруда с 2020 по 15 ноября 2021 года. Сейчас он завершен. Компания Тензор, разработчик системы кадрового электронного документооборота СБИС, являлась его активным участником.
О чем статья
Суть эксперимента
В 2020 году Минтруд запустил кадровый эксперимент. По нему любой работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде и применять любой вид электронной подписи. В том числе, для дистанционных работников. Есть 1 исключение: трудовые договоры нельзя подписывать простой электронной подписью (ПЭП), но можно неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).
В Госдуму уже внесен законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники будут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.
Как вступить в эксперимент
Выполните требования закона ФЗ-122 от 24.04.20 и Приказа Минтруда 240н от 14.05.20.
- До 1 декабря 2020 отправьте заявление в Минтруд на официальный адрес.
Форма заявления рекомендуемая. По итогам рассмотрения Минтруд издает приказ о включении Работодателя в эксперимент. - Утвердите приказом по организации перечень документов, которые переводите электронный вид.
- Примите Положение об использовании электронных подписей по требованиям п.22 Приказа Минтруда.
Описываем в нем вид ЭП, порядок выдачи работникам, как сохранить конфиденциальность ЭП, как обмениваться электронными документами. - Подпишите с работниками:
- уведомление о праве отказаться от участия в эксперименте (за 1 месяц до начала);
- заявление-согласие участвовать;
- соглашение к трудовым договорам;
- лист ознакомления с Положениями по КЭДО.
- Утвердите приказом список работников, согласившихся на участие.
Что разрешено участникам
Заявленные в эксперимент документы оформляются только электронно, без дублирования на бумаге. Бумажная форма остается для документов работников, отказавшихся от участия в эксперименте.
Директор подписывает электронные документы только КЭП.
Работники используют любую подпись: КЭП, НЭП, ПЭП. Но есть спец. условия для трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических, о получении образования:
- Их нельзя подписывать ПЭП, но можно НЭП/КЭП.
- Разрешено использовать подпись гражданина, сформированную на сайте Госуслуги (через ЕСИА). Но тогда подписание договоров надо организовать через федеральный портал «Работа в России».
Обязанности участников
За время эксперимента нужно 3 раза отчитаться в Минтруд. Форма отчета — рекомендуемая. Потребуется указать виды электронных документов, применяемые ЭП, внесенные в локальные нормативные акты изменения и описать возникшие при эксперименте сложности.
Как запустить КЭДО в рамках эксперимента
По п.4 ст.8 закона 122-ФЗ электронные документы ведут на федеральном портале «Работа в России» или в информационной системе Работодателя.
Как будет работать федеральный портал, пока не ясно. Систему работодателя можно доработать. Это занимает от 4 месяцев. Но в июле 2021 эксперимент закончится.
Есть готовая система СБИС. Для ее запуска пригласите работников, выдайте им ЭП и сразу начинайте оформлять документы электронно.
Можно ли внедрять КЭДО без эксперимента
Можно, главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС. Почему мы так считаем.
Видеоматериалы по теме
