Новый закон об удаленной работе
С 2021 в Трудовой кодекс внесли изменения о дистанционной и удаленной работе. Определили, как правильно отправлять на «удаленку». Ввели простую электронную подпись для дистанционных работников. Разрешили увольнять, если сотрудник 2 дня не выходит на связь. Разбираемся, чем дополнить кадровые документы, чтобы не допустить пьянства «удаленщиков», а в пандемию без лишних бумаг переводить на удаленку.
Что изменилось в ТК
Удаленка = Дистанционка
Раньше мы называли дистанционной постоянную работу вне офиса, а «удаленкой» — временную в связи с коронавирусом. Теперь это синонимы, работа вне места нахождения работодателя и взаимодействие с работником по интернету или телефону.
Временная удаленка
- постоянная, с момента приема на работу;
- временная, на срок до 6 месяцев;
- периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.
Вид «дистанционки» указывайте в трудовом договоре.
Принудительная удаленка
Раньше дистанционно работали только по соглашению с работником.
Оплата труда
В коронавирус закрыли общепит, салоны, магазины, но зарплату снижать запретили.
Теперь официально разрешили объявлять простой по независящим от работодателя, работника причинам и платить 2/3 от оклада. Но только тем, кто не может перевести на «удаленку» из-за специфики работы или отсутствия технических средств для удаленной работы.
В остальных случаях оклады, премии, надбавки должны быть одинаковы и для офисных, и для удаленных работников.
Оборудование для удаленки
Раньше работник мог работать на своем оборудовании или работодателя. Это определял трудовой договор.
Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите максимально возможный размер выплат.
Рабочий процесс
Про режим
Раньше режим работы «дистанционщиков» согласовывали в трудовом договоре. Теперь можно в правилах внутреннего трудового распорядка, ЛНА, кол.договоре.
Определите режим именно для удаленной работы. Это пригодится, если на «удаленку» отправят экстренно. Потому что, если режим нигде не установлен, сотрудник работает «по своему усмотрению».
Теперь время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее время. Уточните ЛНА, чтобы работник не требовал «сверхурочных» за поставленную ночью задачу или звонок после 17:00.
Внеурочное взаимодействие удобно контролировать, если ведете учет рабочего времени в СБИС. Настраивайте в СБИС графики работы, согласовывайте и учитывайте переработки.
Про отчеты
Как и раньше дистанционный сотрудник отчитывается по работе только по запросу работодателя. Хотите получать отчеты каждый день и без вашего запроса, тогда внесите эту обязанность в ЛНА.
Чтобы не тратить время руководителя на проверку отчетов из exel, пусть сотрудники заполняют календари СБИС. Там можно связать рабочие часы с конкретными задачами и совещаниями. Для менеджеров по продажам СБИС сам заполнит календарь количеством звонков.
Командировки
Налоговые органы часто не принимали расходы на командирование дистанционных работников, ссылались на отсутствие в ТК РФ норм о служебных поездках «дистанционщиков». Теперь узаконили поездки в другую местность.
Оформление документов
Бумажный трудовой договор
Раньше работодатель отправлял бумажный трудовой договор в обязательном порядке и в день заключения договора. Теперь договор на бумаге можно не делать, подписывайте все электронно. И только если работник попросит, отправьте бумажный ТД в течение 3 рабочих дней с момента запроса.
Трудовая книжка
Раньше запись в трудовую книжку вносили по умолчанию. И не вносили, если это предусматривал трудовой договор. Теперь вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку.
Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.
Приказ об увольнении
Раньше приказ отправляли в оригинале, в день прекращения трудового договора. Теперь отправляют копию и на это есть 3 рабочих дня.
Электронный больничный
Раньше ТК РФ не упоминал электронные листки нетрудоспособности. Теперь работникам официально разрешили сообщать номер электронного больничного по телефону, почтой.
В СБИС есть все для коммуникации сотрудников с кадровиками, и номера больничных точно не потеряются в почте или мессенджерах.
Увольнение
Раньше дистанционные работники переезжали на север и требовали «северных» надбавок. В пандемию пьянствовали на «домашнем» рабочем месте. Для защиты работодатели включали в ТД дополнительные основания для увольнения, дополняли ЛНА требованием о ежедневных отчетах работника и рисковали. Если основание не предусмотрено ТК РФ, суд может посчитать это «ущемлением прав работника» и восстановить уволенного.
ТК РФ ввел новые основания для расторжения договора:
- Работник не реагирует на запрос работодателя больше 2 рабочих дней подряд без уважительной причины.
- Работник переехал в другую местность и не может выполнять работу на прежних условиях.
Но и эти изменения «рискованные». Получается Работнику достаточно выходить на связь 1 раз в 2 дня и тогда его никто не уволит. Чтобы этого избежать — учитывайте время работы по времени нахождения в СБИС, требуйте заполнения расписания в привязке к конкретным задачам или клиентам. Зафиксируйте такой порядок взаимодействия в ЛНА.
Неквалифицированная и простая ЭП
Раньше дистанционный работник подписывал документы только квалифицированной электронной подписью. Теперь разрешили:
- НЭП или КЭП для трудовых договоров, о материальной ответственности, ученических и соглашений к ним;
- ПЭП для ознакомления с ЛНА, графиками отпусков, для приказов о командировках, отчетов о работе и всех остальных документов.
Узаконили увольнение по WhatsApp?
Новый закон ввел «иную форму» обмена документами между работником и работодателем. Получается, можно использовать любой мессенджер, лишь бы он фиксировал факт получения документов в электронном виде и упоминался в ЛНА. Полагаем, ТК РФ вольно трактует термин «электронный документ» и не учитывает ст.6 закона 63-ФЗ Об электронной подписи, ст.9 закона О бухгалтерском учете, Постановление пленума Верховного Суда РФ от 26.12.17 № 57.
Суды уже признавали законным увольнение по заявлению в WhatsApp. Например, Определение 6-го кассационного суда общей юрисдикции по делу 88-10258/2020 от 14.05.20.
Но если отправить в командировку по SMS и выплатить командировочные, то как потом эти выплаты принимать в учете? По ст.9 закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом, составленным в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Как суды будут трактовать это положение ТК РФ — покажет время. А чтобы не разыскивать юридически значимую переписку в личных мессенджерах работников, заводите электронный кадровый документооборот в СБИС. В ближайший год ЭКДО введут для всех, судя по темпам кадрового эксперимента Минтруда.
Видеоматериалы по теме
