3 года с КЭДО: опыт, ошибки и решения

Ольга Чумакина

20+ лет в HR‑консалтинге, помогает HR и работодателям в управлении персоналом, HR‑директор и партнер консалтинговой компании CordisON

КЭДО разрешили использовать для всех работников ещё в конце 2021 года. С тех пор прошло три года, за которые я провела более 50 проверок и проконсультировала свыше 70 компаний — чаще всего по трудовым спорам, связанным с электронным документооборотом. Также собирала обратную связь с обучений, чтобы понять, с какими трудностями сталкиваются специалисты.

Давайте посмотрим, какой опыт мы накопили за это время, какие кейсы необходимо учитывать, т.к. они повторяются постоянно, а не должны, и создают риски.

Особенности КЭДО, о которых надо знать заранее

КЭДО работает по тем же правилам, что и бумажные документы. Но у него есть особенности:

• Надо жестко соблюдать сроки подписания.

• Все действия фиксируются — их сложно оспорить.

  Пример: в КЭДО видно, что трудовой договор с новым сотрудником подписали в 14:15, а в 12:40 сотрудник уже обсуждал задачи по корпоративной почте и присутствовал на встречах. Это доказывает что сотрудника фактически допустили к работе до подписания договора, что может повлиять на законность установления испытательного срока (ст. 70 ТК РФ). Бумажные документы это не отразят, а КЭДО — зафиксирует.

• Для работы с КЭДО важно заранее подготовить локальные нормативные акты (ЛНА) и определить, какие риски вы хотите минимизировать.

Например, если трудовой договор не подписывается на бумаге, в соглашении об использовании электронной подписи или в соглашении о применении КЭДО стороны еще не приобретают статус работника и работодателя, и в документах используются конструкции «Сторона 1» и «Сторона 2». Но для ознакомления с этими документами новичку создают рабочую почту.

Такую ситуацию стоит предусмотреть заранее. Один из вариантов — включить в ЛНА формулировку:

«Для оформления трудовых отношений и ознакомления с обязательными документами, а также для прохождения вводного инструктажа Работнику предоставляется доступ к рабочей электронной почте до допуска к работе. Сам по себе доступ к почте не является фактическим допуском к работе, а является частью оформления трудовых отношений».

Как правильно обмениваться документами электронно

За последние три года накопилось много судебных кейсов, связанных с электронным документооборотом. Особенно часто суд рассматривает споры с работодателями, которые КЭДО не внедрили и не планировали. Это парадоксально, но чаще всего к статьям 22.1–22.3 ТК РФ обращаются именно в этих случаях.

Статья 22.3 ТК РФ определяет исключения, когда работодатель может обмениваться с работником электронными копиями документов (сканами или фотографиями). Эти нормы действуют для всех работодателей — даже тех, кто официально не использует КЭДО. Игнорирование этого факта часто становится причиной судебных разбирательств.

Вот что рекомендуется сделать:

1. Уточнить правила обмена документами. Включите в правила внутреннего трудового распорядка пункт о том, что в случаях, указанных в статье 22.3 ТК РФ, работник может направить копию документа только на конкретный email работодателя. В остальных ситуациях отправка сканов запрещена.
2. Получить у работника согласие на передачу данных (152‑ФЗ). Документы с персональными данными можно пересылать по открытому каналу (например, email) только с письменного согласия работника. В согласии стоит указать его личную почту и подтвердить, что он ею пользуется.
3. Обеспечить идентификацию. Когда в согласии указаны email и телефон работника, это помогает подтвердить, что сообщение пришло именно от него. А если смотреть шире, то такое согласие и наличие в реквизитах электронного адреса и личного телефона в большинстве случаев сильно снижает риски и упрощает работу с электронными документами.

Популярные ошибки электронного документооборота

• ❌ Использовать КЭДО без письменного согласия работника

  Перед подписанием документов работник должен быть ознакомлен с локальным нормативным актом (ЛНА), в котором описаны:

  • порядок использования КЭДО;
  • перечень документов, к которым применяется электронный документооборот.

  Несмотря на прямые нормы в ст. 22.1–22.3 ТК РФ, распространенная ошибка — использование КЭДО без согласия работника.

  Пример из судебной практики

  Решение Пермского районного суда Пермского края от 18.12.2024 по делу № 2‑2583/2024

  Суть дела: работнику применили дисциплинарное взыскание. Приказ направили через электронную систему, разработанную Правительством Пермского края. Однако:

  • Работник не подписывал согласие на КЭДО.
  • Не был ознакомлен с приказом под роспись, как требует ч. 6 ст. 193 ТК РФ.
  • Работодатель не отправил приказ заказным письмом или телеграммой, а сделал это в электронном виде в информационной системе, не соответствующей требованиям ст. 22.1 ТК РФ, а именно через межведомственную систему электронного документооборота Правительства Пермского края.
  • Суд установил, что у работника не было обязанности отслеживать документы в системе.

  Решение суда: признать взыскание незаконным, сославшись на нарушение ч. 6 ст. 193 ТК РФ.

  Что учесть работодателю:

  1. Согласие об использовании КЭДО.

     Применять КЭДО без письменного согласия работника — нарушение.

  2. 2. Обязанность проверять документы.

     Рекомендуем включить в ЛНА или трудовой договор обязанность работника: «Проверять поступающие от работодателя документы в информационной системе электронного документооборота не реже одного раза в каждый рабочий день.»

     Не используйте формулировки с «нерабочими днями» — это может быть оспорено в суде.

• ❌ Увольнять по электронному заявлению без КЭДО

  Если работодатель не внедрил КЭДО в соответствии со статьями 22.1–22.3 ТК РФ (то есть нет ЛНА, уведомления, согласия работника и — при использовании неквалифицированной электронной подписи — соглашения о порядке ее проверки), электронный документооборот считается отсутствующим.

  Уволить сотрудника по его инициативе (п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ) по электронному заявлению (образу документа) допустимо только при наличии внедренного КЭДО. В остальных случаях увольнение без бумажного оригинала незаконно.

  Если говорить о кейсах, где не внедрен КЭДО (и как правило это связано с уклонением работодателя от получения заявления или иными нарушениями), позиция ГИТ и судов озвучивается достаточно четко: отсутствие «бумажного» заявления на дату увольнения однозначно делает увольнение незаконным, и работник будет восстановлен.

  Это работает и в другую сторону. В примерах, где работник судится с работодателем за то, что тот его не уволил на основании такого заявления, работник проигрывает. Исключения, как правило, связаны:

  • с уклонением работодателя от получения оригинала;
  • с другими нарушениями обязанностей работодателя.

  • Как ускорить процедуру увольнения без нарушений

    Если вы хотите оптимизировать процесс, можно включить в Правила внутреннего трудового распорядка пункт:

    «Работодатель в целях улучшения положения Работника в сравнении с установленным законодательством признает и согласен исчислять срок уведомления об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с дня следующего дню получения от работника образа заявления с корпоративной электронной почты или почты, указанной работником в реквизитах к трудовому договору, на адрес <указать куда слать заявление> в случае, если работник не позднее чем за 1 рабочий день до указанной в заявлении даты расторжения трудового договора передаст работодателю оригинал заявления. При отсутствии оригинала заявления увольнение на основании образа документа не производится».

• ❌ Отправлять на почту расчетные листки без КЭДО

  Без КЭДО отправлять расчетные листки на почту — нарушение. Это следует из статей 22.1–22.3 ТК РФ. Даже с КЭДО порядок отправки должен быть закреплен в локальных актах.

  Некоторые работодатели всё же рассылают расчетные листки по почте, ссылаясь на разъяснения ведомств. Например, в письме Минтруда от 20.01.2023 № 14‑6/ООГ‑296 допускается электронная передача. Но такие письма не являются нормативными актами и не дают официального права нарушать установленный порядок, а иногда сами себе противоречат.

  Что можно сделать законно

  Работодатель может оформить расчетный листок как отдельный электронный документ, подписать его УКЭП и направить работнику по электронной почте. Для этого нужно:

  • внедрить КЭДО хотя бы для этой категории документов;
  • закрепить порядок отправки в локальном акте;
  • указать срок направления;
  • разъяснить работнику юридическую силу такого документа.

  Несмотря на то, что это технически реализуемо, работодатели редко применяют такой подход. Между тем, он позволяет легально исполнять обязанность по выдаче расчетных листков в электронной форме.