Юридические риски дистанционной работы: как сохранить контроль над сотрудниками и рабочими процессами

Рассказываем, как избежать конфликтов с удаленщиками, а в случае производственной необходимости вернуть людей в офис.

Валентина Митрофанова

Юрист, консультант по трудовому праву и внедрению профессиональных стандартов, член Совета по профессиональным стандартам в области управления персоналом

С переходом на удаленный формат работы во время и после пандемии компании столкнулись с новым типом трудовых споров между работодателями и дистанционными работниками. Это связано с тем, что удаленная работа требует иных управленческих инструментов. А проблемы возникают там, где ее особенности не учтены — от постановки задач до фиксации нарушений. Подробнее об этом Валентина Митрофанова рассказала на конференции HR‑connect. Купить все записи можно по ссылке.

Вы узнаете

• Пять основных причин для споров между работодателями и дистанционными работниками
• Три ошибки работодателей, из‑за которых возникают причины для споров с дистанционными сотрудниками
• Как установить порядок взаимодействия, чтобы обе стороны знали, как действовать, а работника можно было привлечь к ответственности за нарушения
• Надо ли компенсировать удаленному работнику расходы на оборудование, электричество и интернет
• Как работодатель может отменить возможность работать дистанционно и потребовать выхода работника в офис
• Как избежать необоснованных требований оплачивать дистанционным сотрудникам сверхурочную работу и работу в выходные

Три ошибки работодателей, из‑за которых возникают причины для споров с дистанционными сотрудниками

Отсутствие утвержденного порядка взаимодействия сторон

Когда нет документа, в котором компания определяет, какие средства коммуникации и для каких целей могут использовать сотрудники, возникает огромное количество разногласий. Люди по‑своему трактуют форматы взаимодействия друг с другом или умышленно используют лазейки в свою пользу. Например, дистанционный сотрудник может целый день не отвечать на сообщения руководителя в мессенджере и аргументировать это тем, что телеграм — не корпоративный канал связи, поэтому он не обязан проверять получение новых сообщений.

Отсутствие формализованных механизмов постановки задач и предоставления отчетов

Это приводит к тому, что обе стороны — руководитель и работник — по‑разному понимают процесс распределения задач и контроля за их выполнением. Чтобы это исправить, важно определить, через какие каналы коммуникации руководители могут ставить задачи сотрудникам и как работники должны отчитываться об их выполнении.

Saby — ваш корпоративный конструктор

• Ведите доски задач и проектов сотрудников
• Отслеживайте выполнение KPI
• Видеозвонки, совещания и переписка только на корппортале, ничего не потеряется

Узнать подробнее

Отсутствие параметров качества работы и норм труда

Работодателям сложно контролировать удаленных сотрудников. За офисными работниками наблюдать проще: можно подойти и посмотреть, чем занят человек, или поговорить с ним о его задачах за чашкой кофе. В случае с дистанционными коллегами эти способы не работают.

Поэтому работодателям важно устанавливать количественные параметры результатов труда и контролировать их выполнение. Некоторые компании устанавливают на компьютеры сотрудников специальные программы для отслеживания активности. Но если это не связано с производственной необходимостью, такие программы подрывают мотивацию работников, поэтому лучше четко определить параметры качества работы и норм труда, ознакомить с ними сотрудников и контролировать их соблюдение.

В этом вопросе одной из основных проблем в спорах о дистанционной работе становится то, что работодатель и сотрудник часто по‑разному понимают, что относится к удаленной работе, а что нет.

Например, компания разрешает сотрудникам раз в неделю работать удаленно или идет им навстречу в случае необходимости остаться дома, не оформляя эти договоренности письменно. Компания не считает таких сотрудников дистанционными, но в случае трудовых споров инспекция или суд признают этот формат работы дистанционным.

Чтобы избежать конфликтов, необходимо формализовать порядок дистанционной работы даже в таких случаях. В ЛНА или другом документе, который регламентирует удаленную работу в компании, важно определить, как работодатель и работник определяют, когда можно работать удаленно, как при этом сотрудник получает задачи и отчитывает об их выполнении. Если этого не сделать, право установления порядка дистанционной работы фактически переходит к работнику.

Вывод: недостаток документированного порядка оборачивается слабой позицией работодателя в спорах. Без зафиксированных правил и каналов коммуникации сложно защитить свои интересы, даже если по сути вы правы.

Как установить порядок взаимодействия, чтобы обе стороны знали, как действовать, а работника можно было привлечь к ответственности за нарушения

В соответствии со ст. 312.3 ТК РФ порядок взаимодействия работодателя и дистанционного сотрудника можно зафиксировать с помощью коллективного договора, локального нормативного акта, трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Независимо от того, какой способ выбирает работодатель, необходимо письменно ознакомить работника с документом.

Самый удобный с управленческой точки зрения способ утвердить порядок взаимодействия — локальный нормативный акт. ЛНА легко дорабатывать по мере появления новых каналов коммуникации и возникновения ранее не учтенных спорных моментов. При этом работодатель может разработать отдельные ЛНА для сотрудников, работающих на территории компании, и для дистанционных сотрудников.

Вносить изменения в коллективный и трудовой договоры сложнее: в первом случае нужно согласие представительного органа работников, а во втором — самого сотрудника.

Чтобы снизить вероятность конфликтов, в порядке взаимодействия нужно детально прописывать действия сторон при взаимодействии. Например, если сотрудник получает задачи от руководителя по электронной почте, необходимо обозначить, должен ли он как‑то подтверждать, что увидел поручение.

После утверждения порядка взаимодействия важно действительно контролировать соблюдение порядка и фиксировать нарушения. Это нужно не для того, чтобы регулярно наказывать сотрудников, а для защиты работодателя в случае споров в будущем. Кроме этого, нежелание наказывать нарушителей снижают мотивацию самых сильных сотрудников: они видят, что те, кто работает хуже их, занимает похожие должности и получает схожие оклады — и принимают решение покинуть компанию.

Вывод: ЛНА — ключевой инструмент управления дистанционкой. Он дает гибкость, возможность адаптации под реальные кейсы и служит ориентиром как для сотрудников, так и для руководителей. Главное — не просто прописать, но и последовательно соблюдать.

Надо ли компенсировать удаленному работнику расходы на оборудование, электричество и интернет

Компенсации регулируются ст. 312.6 и ст. 188 Трудового кодекса РФ, а также Налоговым кодексом РФ.

В соответствии со ст. 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечить «необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно‑техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами» или компенсировать ему использование своего оборудования и средств. В статье не указано, что подразумевается под иными средствами, но анализ ГОСТ и СанПиН позволяет предположить, что речь идет о средствах из таблицы:

Если работник использует свое оборудование, у работодателя в соответствии со ст. 188 ТК РФ появляется обязанность возмещать расходы, связанные с его использованием. Порядок возмещения таких расходов определяется трудовым договором. К таким расходам может относиться, например, установка роутера.

Обязанности возмещать работнику затраты на электричество и интернет у работодателя нет. В случае с электроэнергией работодатель может частично возмещать расходы на электричество в рабочее время. В случае с интернетом — по договоренности или только в том случае, если для выполнения рабочих обязанностей работнику нужно провести интернет или увеличить на него расходы.

При определении компенсации важно помнить, что после поправок, внесенных в ст. 217 и ст. 422 НК РФ Федеральным законом № 389‑ФЗ от 31 июля 2023 года, лимит на компенсации без необходимости документально их обосновывать, составляет 35 ₽ в сутки. В остальных случаях налоговая вправе потребовать документы, которые подтверждают, что затраты необходимы для работы.

Вывод: обязанность компенсировать затраты возникает только при использовании сотрудником собственных ресурсов. Но даже в этом случае важно заранее определить, что именно компенсируется, в каком размере и на каких условиях, — иначе споров с работниками и претензий от налоговой не избежать.

Как работодатель может отменить возможность работать дистанционно и потребовать выхода работника в офис

Отменить дистанционный формат работы несложно. Главное — соблюдать ст. 74 ТК РФ.

Работодателю доступны три варианта отмена удаленной работы:

1. По инициативе работодателя. В соответствии со ст. 74 ТК РФ необходимо уведомить сотрудников об изменениях условий труда за 2 месяца, обосновать производственную необходимость и в случае отказа работника предложить ему другие вакансии.
2. По соглашению сторон. Например, предложить работникам гибридный формат работы.
3. По истечении срока, установленного для дистанционной работы. Этот вариант подходит, если работодатель только планирует вводить в компании удаленный формат работы. В этом случае возможность работать удаленно пропадет сразу после завершения обозначенного срока.

Суды поддерживают такие решения, если работодатель доказывает, что дистанционный формат мешает эффективной работе. Более того — в России уже сформирована устойчивая судебная практика по этому вопросу.

Вывод: вернуть дистанционного сотрудника в офис можно через четко выстроенную процедуру. Главное — обоснованность, соблюдение сроков и правильное оформление. Суд поддержит работодателя, если решение продиктовано производственной необходимостью.

Как избежать необоснованных требований оплачивать дистанционным сотрудникам сверхурочную работу и работу в выходные

Согласно ст. 312.4 ТК РФ время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Удаленные сотрудники нередко пользуются этим, чтобы попросить доплату за работу сверхурочно и в выходные.

Если руководитель действительно звонит или пишет во внеурочное время, основания для доплаты есть. Но бывает и так, что работник сам выполняет свои задачи за пределами рабочего времени. В этом случае, если сверхурочная работа не была вызвана производственной необходимостью, речь идет о злоупотреблении со стороны работника.

Чтобы избежать возможных споров, работодателю важно придерживаться нескольких принципов:

1. Регламентировать рабочее время дистанционных сотрудников. Если график не установлен работодателем, то удаленный работник сам определяет, когда и сколько работать (ст. 312.4 ТК РФ). При разработке регламента важно установить, в какие часы сотрудник должен быть на связи и как согласовывается взаимодействие во внерабочее время.
2. Требовать от линейных руководителей соблюдать режим работы. Это касается и взаимодействия во внеурочное время, и определения дедлайнов для задач. Задачи нужно ставить в рабочее время и с адекватным сроком исполнения.
3. Учитывать цифровые следы. Почта, мессенджеры, личные кабинеты на корпоративных порталах сохраняют временные метки. Работник может использовать их как доказательство того, что он работал в нерабочее время. А работодатель — для контроля соблюдения рабочего времени.

Вывод: четко прописанный график, соблюдение режима работы и использование корпоративных средств связи только в рабочее время — лучшая защита от требований об оплате переработок.